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水利工程施工档案管理规范

水利工程施工档案是水利工程建设全过程的真实记录，是工程质量追溯、运行管理、维修养护及后续工程建设的重要依据。为规范水利工程施工档案管理，确保档案完整、准确、系统，结合水利工程特点及行业管理要求，制定本管理规范。

一、档案形成与责任划分

1.责任主体：水利工程施工档案由建设、设计、施工、监理等参建单位共同形成，各单位应明确档案管理责任人，建立岗位责任制。建设单位负责统筹协调，监督各参建单位档案管理；设计单位负责提供勘察设计文件及变更资料；施工单位负责形成施工记录、质量检验、材料试验等过程文件；监理单位负责审核、签认施工文件，形成监理日志、验收意见等文件。

2.文件内容要求：施工档案应涵盖工程前期、施工准备、施工实施、验收交付等全阶段，具体包括：项目批复文件、招标投标资料、合同协议、设计图纸及变更单、施工组织设计、技术交底记录、原材料及设备进场检验报告、混凝土（砂浆）试块试验报告、隐蔽工程验收记录、分部（分项）工程质量评定表、监理通知单及回复、单位工程验收鉴定书、竣工图等。

3.文件格式与签署：纸质文件应采用A4幅面（特殊图纸除外），手写内容需用蓝黑或碳素墨水，签字栏须由责任人亲笔签署，不得代签或空白；电子文件应采用PDF（推荐PDF/A-1b格式）、Office（Word2007及以上.docx、Excel2007及以上.xlsx）等通用格式，重要文件需同时保存原格式（如CAD设计图.dwg）。电子文件元数据应包含文件名、文件号、责任者、形成日期、格式版本等信息。

二、档案收集与整理

1.收集范围与时限：各参建单位应按阶段收集档案：开工准备阶段收集项目批复、合同、施工组织设计等；施工阶段按分部工程节点收集施工记录、检验报告、监理文件等，每月25日前完成当月文件整理；竣工验收阶段收集竣工图、验收鉴定书、质量监督报告等，需在单位工程验收后15日内完成收集。

2.分类与组卷：档案分类采用“项目-专业-阶段”三级体系，首先按项目划分（如XX水库枢纽工程），再按专业细分（土建工程、机电设备安装工程、金属结构工程），最后按阶段或文件类型组卷（如设计文件卷、施工管理卷、质量验收卷）。组卷应遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，同一事项的请示与批复、正件与附件、印件与定稿应集中组卷，批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后。

3.卷内整理要求：卷内文件应按排列顺序逐件编号，页号从“1”开始编写（空白页不编）；卷内目录需填写文件题名、责任者、日期、页号等信息，目录与文件内容一一对应；备考表应注明卷内文件数量、缺损情况及立卷人、检查人、日期；案卷封面需标注项目名称、卷名、编制单位、起止日期、保管期限（永久/长期/短期）、档号等信息，档号编制采用“项目代码-专业代码-卷号”结构（如XSK-TD-001表示XX水库土建工程第1卷）。

三、档案归档与移交

1.归档时间：施工文件（含监理文件）应在分部工程验收后30日内完成归档，单位工程验收后60日内完成全阶段归档；竣工文件（含竣工图）应在工程完工验收后3个月内完成归档。

2.归档要求：归档文件需同时提交纸质版与电子版（双套制），纸质文件应完整、清晰、签字盖章齐全，电子版需与纸质版内容一致，存储介质为只读光盘（CD-R或DVD-R）或USB3.0接口移动硬盘（需通过国家信息安全认证）。电子档案需建立元数据库，确保可追溯性。

3.归档验收：建设单位应组织监理、设计、施工等单位组成档案验收小组，对归档文件进行验收。验收内容包括：文件完整性（是否覆盖全阶段、全专业）、准确性（数据是否真实、签字是否合规）、系统性（分类是否科学、组卷是否合理）。验收合格后，填写《水利工程施工档案归档验收记录表》，各方签字确认；验收不合格的，应限期整改，整改完成后重新验收。

4.移交管理：施工单位向建设单位移交档案时，需填写《档案移交清单》，列明案卷数量、卷名、保管期限等信息，双方核对无误后签字盖章，移交清单一式两份，双方各执一份。建设单位接收档案后，应在15日内完成档案系统录入，建立电子检索目录。

四、档案保管与保密

1.保管环境：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）要求，配备温湿度调控设备（温度14-24℃，相对湿度45-60%），安装防火（自动喷淋系统）、防盗（监控报警装置）、防虫（定期投放樟脑丸）、防鼠（挡鼠板）、防光（遮光窗帘）等设施。纸质档案应存放在标准档案柜内，电子档案存储介质需单独存放于防磁柜中，重要档案需异地备份（本地库房+异地灾备中心）。

2.保管期限：施工档案保管期限分为永久、长期（50年）、短期（20年）三类。永久保存文件包括项目批复、竣工图、验收鉴定书、质量事故处理记录等；长期保存文件包括施工组织设计