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合同档案管理制度文档(2篇)

合同档案管理制度文档（一）

总则

为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、保管、利用等工作，维护公司合法权益，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中形成的各类合同档案的管理。合同档案是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、授权委托书、往来函件、会议纪要、履行记录等。

合同档案管理职责

公司设立专门的合同档案管理部门（以下简称“档案管理部门”），负责公司合同档案的集中统一管理。档案管理部门的职责包括：制定和完善合同档案管理制度；指导、监督和检查各部门合同档案的收集、整理和归档工作；负责合同档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作；定期对合同档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整；组织开展合同档案的信息化建设，提高档案管理的效率和水平。

各部门是合同档案的形成和收集部门，负责本部门合同档案的收集、整理和初步审核工作，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交合同档案。各部门应指定专人负责合同档案管理工作，明确其职责和权限。合同承办人员是合同档案收集的直接责任人，负责在合同签订、履行过程中及时收集、整理与合同有关的各种文件材料，并按照要求进行初步整理和装订。

合同档案的收集

合同档案的收集范围包括公司签订的各类合同，如买卖合同、租赁合同、加工承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、服务合同等。合同档案收集的内容包括合同正式文本及附件；合同签订过程中的往来函件、传真、电子邮件等；合同审批文件，如合同审批表、会签单等；授权委托书；合同履行过程中的各种记录，如发货单、收货单、验收报告、付款凭证、发票等；合同变更、解除的相关文件；与合同有关的其他文件材料。

合同承办人员在合同签订后，应及时收集合同相关的文件材料，并进行初步整理。对于合同履行过程中产生的文件材料，应按照合同编号进行分类整理，确保文件材料的完整性和系统性。各部门应在合同履行完毕后[X]个工作日内，将合同档案移交至档案管理部门。对于履行期限较长的合同，可根据实际情况分阶段移交。

合同档案的整理

档案管理部门在接收各部门移交的合同档案后，应按照档案管理的要求进行整理。合同档案的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。合同档案的整理步骤包括：分类：按照合同的性质、类型、签订时间等进行分类。编号：为每份合同档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和可识别性。装订：对合同档案进行装订，确保文件材料的整齐和牢固。装盒：将装订好的合同档案装入档案盒，并填写档案盒封面和脊背的相关信息。

档案管理部门应建立合同档案目录，目录内容包括合同编号、合同名称、签订时间、合同主体、合同期限、档案存放位置等。合同档案目录应采用纸质和电子两种形式保存，以便于查询和统计。

合同档案的保管

档案管理部门应设立专门的合同档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保合同档案的安全。合同档案应按照分类编号的顺序存放在档案架或档案柜中，排列整齐，便于查找和存取。档案管理部门应定期对合同档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对于破损、褪色的合同档案，应及时进行修复和复制。

合同档案的保管期限根据合同的重要程度和有效期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的合同档案包括涉及公司重大权益、具有重要历史价值的合同；长期保管的合同档案保管期限为[X]年以上；短期保管的合同档案保管期限为[X]年以下。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。

合同档案的利用

公司各部门因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应按照规定的程序为查阅人员提供合同档案，并做好查阅记录。查阅人员应遵守档案查阅的相关规定，不得在档案上涂改、圈划、批注，不得损坏档案。如需复制合同档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序办理复制手续。

公司外部单位或个人因工作需要查阅合同档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案的安全。合同档案一般不得外借。如因特殊情况需要外借，应填写《合同档案外借申请表》，经公司领导批准后，办理外借手续。外借期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长外借期限，应办理续借手续。外借人员应妥善保管合同档案，不得转借他人，按时归还。

合同档案的鉴定与销毁

档案管理部门应定期对合同档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行。对于保管期限已满、失去保存价值的合同档案，应按照规定的程序进行销