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工作联系函

一、工作联系函的核心价值与适用场景

工作联系函的核心价值在于其正式性、凭证性、清晰性和严肃性。它不同于口头沟通的随意性，也不同于即时通讯工具的碎片化，而是通过规范的格式和严谨的措辞，确保信息在传递过程中的准确性和权威性，并可作为后续工作的依据或参考。

其适用场景广泛，常见于：

*信息咨询与回复：就特定业务、政策、流程等向相关方进行正式咨询，或对收到的咨询给予官方答复。

*事项告知与通报：向相关方正式告知某项决定、安排、进展或变动情况，如会议通知、人事变动、制度更新等。

*请求协作与支持：因工作需要，向其他部门或单位提出协助请求，明确协作事项、内容和期望。

*确认与澄清：对口头约定、初步达成的意向或需要进一步明确的事项进行书面确认，避免后续误解。

*问题协调与处理：针对工作中出现的需要跨部门或跨单位协调解决的问题，提出解决方案或寻求共识。

*催办与提醒：对已约定或交办的事项，在必要时进行礼貌且正式的进度催办或事项提醒。

二、工作联系函的标准结构与撰写要点

一份规范的工作联系函通常包含以下几个核心组成部分，各部分的撰写均有其特定要求：

（一）标题

标题应简明扼要，准确概括函件的核心内容和目的，让收函方一眼便能了解函件主旨。避免使用模糊或过于笼统的标题。

撰写要点：

*通常格式为“关于[事由]的联系函”或“关于[事由]的函”。

*事由应清晰具体，例如：“关于XX项目合作细节确认的联系函”、“关于请求协助提供XX数据的函”。

（二）称谓（主送机关/单位/个人）

明确函件的接收对象，应使用全称或规范的简称，并顶格书写。

撰写要点：

*对于单位，使用单位全称或规范化简称，如“XX公司”、“XX部门”。

*对于个人，通常使用其职务，如“XX经理”、“XX负责人”，若知晓姓名，可加姓名，如“XX公司王经理”。

*确保称谓准确无误，避免因对象错误导致沟通无效。

（三）正文

正文是联系函的核心部分，需条理清晰、内容完整、逻辑严谨、语言精炼地阐述函告事项。

撰写要点：

1.开头（引言）：简明扼要地说明发函的背景、目的或依据。例如：“为顺利推进XX项目（背景），现就项目实施过程中的XX事项（目的），特致函贵单位（或部门）。”

2.主体（事项阐述）：详细、准确地陈述具体事项。这部分是核心，需根据函件的目的来组织内容：

*若为咨询：清晰列出需要咨询的问题，问题应具体、明确，便于对方针对性回复。

*若为告知/通报：清晰阐述事件、决定、情况等，并说明其重要性或可能产生的影响。

*若为请求协作/支持：明确提出需要对方协助的具体内容、范围、方式、期望完成时限等。

*若为确认：复述需要确认的事项（如会议纪要、合同条款要点等），请对方予以核实并反馈。

内容应层次分明，可适当使用序号或分点阐述，避免冗长和混乱。

3.结尾（期望与要求）：提出对收函方的期望或具体要求，如“恳请贵单位（或部门）予以研究并尽快函复为盼”、“请贵单位（或部门）予以大力支持为感”、“请贵方确认上述内容无误后回复”等。

（四）结尾敬语

使用规范的公文结束语，表达尊重和礼貌。

常用敬语：

*“顺祝商祺！”（多用于商业伙伴）

*“此致敬礼！”（通用）

*“感谢贵单位（或部门）的理解与支持！”

（五）落款

包括发函单位（或部门）全称和成文日期，并加盖单位公章（若为单位名义发出）。

撰写要点：

*单位名称应使用全称，并与公章一致。

*日期应使用规范的中文大写或阿拉伯数字书写（根据单位习惯或要求），如“XXXX年XX月XX日”。

*若函件有附件，应在落款前注明“附件：1.XXXX”。

三、工作联系函的标准结构与撰写要点

撰写工作联系函，除了遵循上述结构，还需在以下方面加以注意，以确保其专业水准：

1.内容真实准确：函中所涉及的信息、数据、事实等必须真实可靠，避免猜测和误导。

2.语言精炼得体：使用规范、简洁、准确的书面语言，避免口语化、模糊不清或模棱两可的表达。语气应根据事项性质和双方关系把握分寸，既要坚持原则，又要体现尊重和礼貌。

3.逻辑清晰严谨：函件的整体思路和各部分之间的衔接应合乎逻辑，论证（如需要）应充分合理。

4.格式规范统一：遵循单位内部或行业通用的格式要求，保持字体、字号、行距等排版的整洁美观。

5.及时高效：在需要沟通的事项发生后，应及时拟定并发出联系函，以免延误工作。

6.核对无误：发出前务必仔细校对函件内容，包括文字、数据、称谓、日期、公章等，确保无错别字、无遗漏、无错误。

四、使用工作联系函的注意事项

*对象选择：明确函件的直接接收方，确保信息能够准确触达关键联系人。

*事由明确：避免一份函件涉及