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档案及合同管理制度(2篇)

档案及合同管理制度一

一、总则

为加强公司档案及合同管理，有效地保护和利用档案与合同资料，维护公司的合法权益，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及下属单位的档案和合同管理工作。档案及合同管理工作遵循集中统一管理原则，确保档案和合同的完整、准确、系统和安全，便于公司各部门的有效利用。

二、档案管理

1.档案范围

公司档案包括但不限于行政档案、人事档案、财务档案、技术档案等。行政档案涵盖公司各类文件、会议纪要、规章制度等；人事档案包含员工的招聘、培训、考核、薪酬等相关资料；财务档案有会计凭证、账簿、报表等；技术档案涉及公司的研发成果、设计图纸、技术方案等。

2.档案收集与整理

各部门负责本部门档案的收集工作，应及时、完整地收集本部门在工作过程中形成的各类文件资料。收集的文件资料应按照档案管理的要求进行初步整理，分类清晰、编号规范。例如，行政文件可按照年度、文件类型进行分类；人事档案可按照员工入职时间、岗位类别等进行整理。

在每月月底，各部门需将整理好的档案移交至档案管理部门。档案管理部门对移交的档案进行审核，如发现档案不完整、整理不规范等问题，应及时退回相关部门进行补充和整改。

3.档案保管

档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防潮设备、防火设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持适宜的温度和湿度，定期进行检查和维护。

对不同类型的档案应采用不同的保管方式。例如，纸质档案应存放在档案柜中，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，并进行定期备份。同时，应建立档案保管台账，详细记录档案的名称、数量、存放位置等信息，便于档案的查找和管理。

4.档案借阅与利用

公司员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应按照规定的程序进行审核，对符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并记录借阅时间、借阅人等信息。

借阅档案的员工应严格遵守档案借阅规定，不得擅自转借、涂改、损毁档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅期满后，员工应及时归还档案，档案管理部门应进行检查，确保档案的完整和安全。

公司外部单位或个人因工作需要查阅公司档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，在档案管理部门的陪同下进行查阅。查阅过程中，不得复制、拍摄档案内容，如有特殊需要，应经公司领导批准，并按照规定办理相关手续。

5.档案鉴定与销毁

档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。对保管期限已满、失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司领导批准后，按照规定的程序进行销毁。

档案销毁应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等。销毁过程中，应有两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。销毁完毕后，应将《档案销毁申请表》和《档案销毁清册》存档保存。

三、合同管理

1.合同范围

公司合同包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等各类经济合同。合同管理工作应贯穿合同的签订、履行、变更、终止等全过程。

2.合同签订

公司各部门在签订合同前，应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同的可行性和合法性。合同起草应遵循国家法律法规和公司的相关规定，明确双方的权利和义务，条款应具体、明确、完整。

合同起草完成后，应进行内部审核。审核内容包括合同的合法性、条款的合理性、风险的可控性等。审核过程中，各相关部门应提出明确的审核意见，并签字确认。审核通过后，合同方可签订。

签订合同应使用公司统一的合同模板，确因特殊情况需要使用对方提供的合同模板时，应进行严格的审核和修改。合同签订应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。

3.合同履行

合同签订后，各部门应按照合同约定的条款履行各自的义务。合同执行部门应建立合同履行台账，详细记录合同的执行情况，包括货物交付、款项支付、服务提供等。

在合同履行过程中，如发现对方存在违约行为，应及时采取措施，如发出书面通知、要求对方承担违约责任等。同时，应及时向公司领导报告，以便公司采取进一步的措施。

如因不可抗力或其他特殊原因导致合同无法履行或需要变更合同条款时，应及时与对方协商，并签订书面的变更协议。变更协议应按照合同签订的程序进行审核和签订。

4.合同变更与终止

合同变更应经双方协商一致，并签订书面的变更协议。变更协议应明确变更的内容、变更的时间、变更的原因等。合同变更协议应按照合同签订的程序进行审核和签订。

合同终止应符合合同约定的条件或法律法规的规定。合同终止后，合同执行部门应及时清理合同履行情况，办理相关的结算手续。同时，应将合同终止的情况及时通知相关部门和人员。

5.合同档案管理

合同签订后，合同执行部门应及时