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接待管理办法

一、总则

为规范公司各项接待活动，本着“热情周到、务实节俭、规范高效、杜绝浪费”的原则，确保接待工作既能充分展现公司良好形象，促进对外交流与合作，又能严格控制费用支出，特制定本办法。本办法旨在为公司各部门及员工提供清晰的接待指引，明确职责分工，优化接待流程，保障接待工作有序开展。

本办法依据国家相关财经纪律及公司内部管理制度，并结合公司实际运营情况制定。适用于公司及各下属单位所有对外接待活动。任何部门或个人在执行接待任务时，均须遵循本办法规定。

二、接待原则

接待工作应遵循以下核心原则：

1.必要性与真实性原则：接待活动必须基于实际工作需要，确有必要方可安排。严禁无实质内容、纯粹应酬性的接待，杜绝虚假接待。

2.勤俭节约原则：在满足接待基本需求的前提下，严格控制各项开支，力求简朴务实，反对铺张浪费和讲排场、比阔气的行为。

3.对等与务实原则：根据来宾的身份、职级及来访目的，合理安排接待规格和陪同人员，注重接待实效，避免形式主义。

4.归口管理与分级负责原则：接待工作实行统一归口管理与各部门分级负责相结合的方式。综合管理部门负责公司层面重要接待的统筹协调，各业务部门负责其职责范围内常规接待的具体组织与实施。

三、接待范围与标准

（一）接待范围

公司接待对象主要包括：

1.上级单位及相关主管部门领导、工作人员；

2.业务往来单位的客户、合作伙伴及考察人员；

3.公司邀请的专家、学者、顾问等；

4.经公司批准的其他重要来访人员。

（二）接待标准

接待标准应严格参照公司相关财务规定执行，具体包括：

1.住宿安排：根据来宾级别和实际情况，优先选择协议酒店或性价比适宜的住宿场所。一般情况下，不安排高档豪华酒店。陪同人员原则上不单独安排住宿，确需住宿的，标准不高于来宾。

2.餐饮安排：

*工作餐：以家常菜为主，注重营养搭配，避免高档菜肴和烈性酒。严格控制陪餐人数，陪餐人员一般不超过来宾人数的一定比例。

*宴请：确需安排宴请的，应严格控制频次和标准。菜品数量适中，以够吃为原则。酒水选择应符合节俭要求，不使用高档酒水。

3.交通安排：优先使用公司自有车辆或选择经济便捷的公共交通方式。确需租用车辆的，应选择正规租车公司。市内交通应合理规划路线，避免不必要的绕行。

4.礼品赠送：原则上不赠送礼品。确因工作需要赠送具有纪念意义的礼品时，应选择实用、节俭、有公司特色的物品，严禁赠送贵重礼品。

四、接待流程

（一）接待申请与审批

1.接待需求部门应提前填写《接待申请单》，注明来宾单位、姓名、职务、人数、来访目的、拟接待时间、拟接待标准、陪同人员及所需经费预算等信息。

2.《接待申请单》需经部门负责人审核后，按审批权限报请公司相关领导审批。重要或大型接待活动需报请公司主要领导审批。

3.未经审批，任何部门和个人不得擅自安排接待活动。

（二）接待准备与实施

1.审批通过后，接待负责部门应根据审批意见，提前做好接待准备工作，包括但不限于：预订住宿、安排餐饮、确定交通方式、准备相关资料、通知陪同人员等。

2.接待过程中，陪同人员应主动、热情、周到，及时了解来宾需求，妥善处理接待中的各类问题，确保接待活动顺利进行。

3.重要接待活动，综合管理部门应协助接待负责部门做好统筹协调和细节落实工作。

（三）接待总结与反馈

接待活动结束后，接待负责部门应对接待情况进行简要总结，包括接待内容、主要成果、经费使用等，并可根据需要收集来宾反馈意见，不断改进接待工作。

五、经费管理

1.接待经费应纳入公司年度预算管理，严格按照预算执行。

2.接待费用的报销须凭合法、合规的原始凭证（如发票、菜单、住宿水单等），并附经审批的《接待申请单》，按照公司财务报销制度和流程办理。

3.严禁超标准、超范围报销接待费用，严禁虚报、冒领、挪用接待经费。

4.接待经费应专款专用，单独核算，确保账目清晰、合规。

六、责任与监督

1.各部门负责人是本部门接待工作和经费使用的第一责任人，对本部门接待活动的合规性、真实性和经济性负责。

2.公司综合管理部门负责对公司整体接待工作进行指导、协调和监督检查，定期或不定期对各部门接待制度执行情况、经费使用情况进行抽查。

3.公司财务部门负责对接待经费的预算控制、报销审核等财务监督工作。

4.对于违反本办法规定，造成不良影响或经济损失的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分。

七、附则

1.本办法未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他相关制度执行。

2.各下属单位可根据本办法，结合自身实际情况制定相应的实施细则。

3.本办法由公司综合管理部门负责解释。

4.本办法自发布之日起施行。原有相关规定与本