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公司周例会管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为进一步规范公司周例会运作，提升会议效率与决策质量，确保信息传递畅通、工作协同高效，促进各项经营管理目标的顺利达成，特制定本制度。本制度依据公司实际运营需求及管理规范制定，旨在为周例会的组织、召开、落实等环节提供明确指引。

（二）适用范围

本制度适用于公司及各部门（或业务单元）组织的常规周例会。特殊项目会议、专题研讨会等可参照本制度精神，结合实际情况另行组织。

（三）基本原则

1.准时高效原则：会议应严格遵守时间约定，议题聚焦，避免冗长与无关讨论，追求实效。

2.议题导向原则：会议内容需围绕预设议题展开，鼓励解决问题、明确行动方案。

3.充分沟通原则：营造开放、坦诚的沟通氛围，确保各方意见得到充分表达与尊重。

4.决策与行动原则：对于会议讨论的重要事项，应形成明确决策或行动共识，并指定责任人与完成时限。

5.保密原则：对于会议中涉及的公司商业秘密、未公开信息等，参会人员需严格遵守保密规定。

二、会议组织

（一）会议召集

公司周例会通常由指定负责人（如总经理、副总经理或指定部门负责人）作为会议召集人。召集人负责统筹会议的组织安排，包括议题收集、议程确定、参会人员通知等。

（二）参会人员

1.固定参会人员：根据公司组织架构及会议性质，确定核心管理团队成员或各部门负责人为固定参会人员。

2.列席参会人员：根据当周议题需要，可邀请相关岗位人员、项目负责人或外部合作方列席会议，以便提供专业信息或参与特定议题讨论。

3.参会人员名单由会议召集人或其授权人员在会议通知中明确。

（三）会议时间与地点

1.公司周例会原则上每周固定时间召开，具体时间由公司统一规定。如遇特殊情况需调整，召集人应提前通知。

2.会议地点一般为公司指定会议室，也可根据需要采用线上或线上线下结合的方式。

三、会议议题与准备

（一）议题征集与确定

1.会议议题应于会议召开前一定时间（如每周五下班前或次周一上午）开始征集，各部门可根据工作进展和需要提出议题建议。

2.会议召集人（或其授权人员）对征集到的议题进行汇总、筛选、排序，确定当周会议的主要议题。议题应具有代表性、紧迫性和决策必要性。

3.会议议程（含议题顺序及预计讨论时间）应提前发送给所有参会人员。

（二）会议材料准备

1.各议题负责人需根据议题内容，提前准备相关会议材料。材料应简明扼要、数据准确、重点突出，必要时可辅以图表说明。

2.会议材料（如工作报告、数据分析、方案草案等）应在会议召开前发送给参会人员，以便提前审阅，提高会议讨论效率。

（三）参会人员准备

参会人员应提前阅读会议材料，熟悉议题内容，为讨论和发言做好准备。对于需要决策的议题，应提前思考，形成初步意见。

四、会议议程与纪律

（一）会议议程执行

1.会议开始后，由主持人（通常为会议召集人）宣布会议开始，明确会议议程和纪律要求。

2.按照既定议程依次讨论各项议题。主持人负责把握会议节奏，引导讨论方向，确保每个议题都能得到充分讨论并向结论推进。

3.每个议题讨论完毕，主持人应简要总结讨论情况，明确是否形成决议、需要进一步跟进的事项或下次会议需继续讨论的内容。

（二）会议发言规范

1.发言应围绕当前议题，言简意赅，观点明确。

2.鼓励积极发言，同时尊重他人意见，避免打断他人发言或进行与议题无关的争论。

3.对于复杂问题，可先由议题提出人或相关负责人进行背景介绍和情况说明，再展开讨论。

（三）会议纪律

1.参会人员应准时出席会议，不得无故缺席、迟到或早退。确有特殊情况不能参会者，需提前向会议召集人请假，并安排合适人员代为参会（如需）。

2.会议期间应将手机调至静音或震动状态，非紧急情况不应在会议期间处理与会议无关的事务。

3.保持会议环境安静，专注投入，积极参与讨论。

五、会议记录与决议

（一）会议记录

1.会议应安排专人（如行政人员、秘书或指定部门人员）负责记录。记录人需客观、准确、完整地记录会议过程、主要讨论内容、各方意见摘要、形成的决议、待办事项等。

2.会议记录应包含会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含固定及列席）、缺席人员及原因、议题、讨论要点、决议事项、行动项（含负责人及时限）等要素。

（二）会议决议与行动项

1.对于会议讨论达成共识的事项，应形成明确的会议决议。决议内容应具体、可执行。

2.每项决议或需要跟进的工作，均需明确“行动项”，包括：具体任务描述、负责人、协助人（如需）、完成时限、预期成果/衡量标准。

3.行动项应在会议记录中清晰列出。

（三）会议记录分发

会议记录应在会议结束后尽快（如一个工作日内）整理完毕，经会议主持人审签后，分发至所有参会人员及相关行动项负责