工程项目档案管理办法.docxVIP

工程项目档案管理办法

一、总则

（一）目的与依据

为规范工程项目档案管理工作，确保工程项目档案的真实、完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工程建设、运营、维护及后续项目中的凭证作用与参考价值，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于本单位所有新建、改建、扩建的工程项目档案管理工作。参与工程项目建设的勘察、设计、施工、监理、咨询等单位，均应遵照本办法执行。

（三）定义

本办法所称工程项目档案（以下简称“工程档案”），是指在工程项目从立项、勘察、设计、施工、监理、竣工验收至投产使用（或交付使用）的全过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。

（四）基本原则

工程档案管理应遵循以下原则：

1.统一领导，分级管理：建立健全档案管理体系，明确各级职责，确保档案管理工作有序开展。

2.全过程管理：档案管理应贯穿于工程项目的各个阶段，与工程建设同步进行。

3.真实性与完整性：确保档案材料真实反映工程实际情况，各项文件材料齐全完整。

4.规范性与安全性：档案的收集、整理、保管、利用等环节应符合规范要求，确保档案安全。

二、管理机构与职责

（一）建设单位（业主）职责

建设单位是工程项目档案管理的总负责单位，应设立或明确档案管理部门，配备专职或兼职档案管理人员，履行以下主要职责：

1.贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和标准规范。

2.制定本项目的档案管理实施细则，并组织落实。

3.负责对各参建单位档案工作的监督、检查与指导。

4.组织工程项目档案的收集、汇总、整理、审核、验收和移交工作。

5.负责工程项目竣工图的组织编制、审核与确认。

6.建立健全项目档案管理台账，确保档案管理的系统性。

（二）勘察、设计单位职责

勘察、设计单位应指定专人负责本单位形成的工程项目档案的收集、整理、归档和移交工作，确保所提供档案的真实性、准确性、完整性和规范性，并对其质量负责。

（三）施工单位职责

施工单位是施工阶段档案形成的主要责任主体，应设立档案管理岗位，配备档案人员，负责：

1.工程项目施工过程中各类文件材料（包括原材料、半成品、构配件质量证明文件，施工记录，隐蔽工程验收记录，试验报告，质量评定资料，安全文明施工资料等）的收集、积累、整理和保管。

2.按要求编制、整理竣工图，并对竣工图的准确性和规范性负责。

3.及时向建设单位或监理单位移交符合要求的施工档案。

（四）监理单位职责

监理单位应负责对施工单位、勘察设计单位形成的档案材料进行监督、检查与审核，确保其真实性、完整性和规范性，并负责监理档案的收集、整理、归档和移交。

三、档案的形成与收集

（一）档案形成要求

工程项目各参建单位在各项活动中形成的文件材料，都应符合国家有关工程技术规范、标准和档案管理的要求。文件材料的形成、办理、流转应规范有序，签署手续完备，字迹清晰，图样清晰，不得使用易褪色的书写材料。

（二）档案收集范围与要求

档案收集应覆盖工程项目的全过程，主要包括但不限于以下阶段和内容：

1.前期准备阶段：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可、环境影响评价、初步设计及审批等文件材料。

2.勘察设计阶段：工程地质勘察报告、地形测量图、设计合同、初步设计文件、技术设计文件、施工图设计文件及审查意见、设计变更等。

3.施工准备阶段：施工招投标文件、中标通知书、施工合同、监理合同、施工组织设计、开工报告及审批等。

4.施工阶段：

*施工管理文件：施工日志、例会纪要、监理通知及回复、工程变更洽商记录等。

*技术文件：施工技术交底记录、测量放线记录等。

*质量控制文件：原材料、半成品、构配件出厂合格证及复试报告，施工试验记录，隐蔽工程验收记录，分部分项工程质量验收记录等。

*安全与文明施工文件：安全技术交底、安全检查记录、事故处理报告等。

*进度控制文件：施工进度计划、进度报表及说明等。

*造价文件：工程计量与支付文件、索赔文件等。

5.竣工验收阶段：竣工申请报告、竣工验收报告、各项专项验收文件（消防、环保、规划等）、工程质量保修书、竣工结算报告及审核意见等。

6.竣工图：按规范要求编制的反映工程实际竣工情况的图纸。

7.设备文件：主要设备的技术说明书、安装调试记录、试运行记录等。

档案收集应及时、准确，确保不遗漏关键文件，特别是涉及结构安全、重要使用功能和隐蔽工程的文件材料。

四、档案的整理与归档

（一）整理要求

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于查阅和利用。整理工作包括分类、组卷、编目、装订等环节。

1.分类：应根据工程项目的专业性质、阶段或文件内容进行科学分类。