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学生入学花名册管理标准流程

一、引言

学生入学花名册是学校学籍管理的核心基础数据，是开展教学安排、学生管理、后勤服务及各类统计分析工作的重要依据。为确保入学花名册信息的准确性、完整性、规范性和安全性，保障新生入学工作的顺利进行及后续管理的有序开展，特制定本标准流程。本流程适用于学校各类新生（包括本专科生、研究生、留学生等）入学阶段的花名册管理工作。

二、信息采集与初步核验

（一）信息来源与采集

1.招生部门数据移交：招生办公室（或相应招生管理部门）在录取工作结束后，应将经省级招生主管部门审批的录取新生数据，按照统一格式（如Excel表格、数据库文件等）完整移交给学籍管理部门（通常为教务处或学生工作处）。数据应包含考生号、姓名、性别、身份证号、录取专业、录取批次等核心招生信息。

2.新生报到信息补充：新生报到时，学籍管理部门或各院系应组织学生核对并补充必要信息。主要包括：详细联系方式（家庭地址、紧急联系人及电话）、户籍信息、党团组织关系、照片信息等。此环节应引导学生如实、准确填报，并提供相应的证明材料（如身份证、户籍证明等）供核验。

（二）信息初步核验

1.身份信息核验：重点核对新生身份证信息与录取信息是否一致，照片与本人是否相符。可通过读取身份证芯片信息、人工比对等方式进行。

2.材料完整性核验：检查新生提交的报到材料是否齐全，如录取通知书、身份证复印件、档案材料、党团组织关系证明等，确保后续信息采集的全面性。

3.信息逻辑性核验：对采集到的信息进行初步逻辑校验，如出生日期与年龄是否匹配、身份证号编码规则是否正确等，及时发现并纠正明显错误。

三、信息汇总与录入

（一）数据规范化处理

1.字段标准化：按照学校统一的数据标准，对采集到的各类信息进行规范化处理，确保字段名称、数据类型、格式（如日期格式、电话号码格式）的统一。

2.信息分类整理：将新生信息按院系、专业、班级等维度进行分类整理，为后续分班及花名册编制做好准备。

（二）信息系统录入

1.数据导入/录入：将规范化处理后的新生信息，通过批量导入或逐条录入的方式，准确录入至学校统一的学籍管理系统或学生信息管理系统。录入过程中应严格遵守操作规范，避免人为错误。

2.录入校验：系统应具备基础的数据校验功能，对录入数据的有效性进行实时提醒。录入人员对系统提示的异常信息应及时核查修正。

四、花名册编制与审核

（一）花名册编制

1.编制规则确定：根据学校管理需求，明确花名册的编制规则，包括排序方式（如按学号、姓名拼音、录取专业等）、包含的信息项（如学号、姓名、性别、身份证号、专业、班级等）。

2.系统生成/人工编制：在学籍管理系统中，根据既定规则生成初步的新生花名册；若系统功能不足，可采用人工整理编制，但需确保数据与系统一致。

（二）多级审核

1.院系初审：各院系指定专人（通常为教学秘书或辅导员）对本院系新生花名册进行逐一核对，重点检查学生信息的准确性、完整性，以及分班情况的合理性。

2.职能部门复审：学籍管理部门对各院系提交的花名册进行汇总复核，检查信息是否符合学校统一标准，数据是否存在逻辑性错误或遗漏，并对院系间的信息进行协调。

3.审批备案：复审通过的花名册，按学校规定程序报请相关领导审批。审批通过后，正式作为新生入学的学籍依据，并进行备案。

五、花名册发布与应用

（一）校内发布

1.分级发布：将审核通过的正式花名册，按权限分级下发至各院系、班级及相关职能部门（如教务处、财务处、后勤管理处、图书馆等）。

2.发布形式：可采用电子版（如加密文件、系统内授权查看）和纸质版（加盖公章）两种形式。电子版应明确使用规范，纸质版需妥善保管。

（二）应用管理

1.作为学籍依据：花名册是学生取得正式学籍的重要凭证，是办理学生证、图书证、校园卡等各类证件的基础。

2.支撑教学管理：为课程安排、教材征订、教室分配、考试组织等教学活动提供准确的学生数据。

3.服务学生管理：用于学生日常管理、奖助学金评定、困难生帮扶、就业指导等工作。各部门在使用花名册信息时，应严格遵守信息保密规定。

六、动态管理与更新

（一）信息变更处理

新生入学后，如发生转专业、休学、退学、复学、信息更正（如姓名、身份证号变更）等情况，学籍管理部门应根据相关规定和审批程序，及时对花名册信息进行更新调整。

（二）定期核对与维护

学籍管理部门应定期（如每学期初、学期末）组织对花名册信息的全面核对，确保系统数据与实际情况一致。同时，对系统数据进行备份和维护，保障数据安全。

七、档案管理与安全保密

（一）档案归档

1.电子档案：花名册的电子版本（包括各阶段的修改版本）应进行规范命名和存储，纳入学校电子档案管理体系，确保可追溯性。

2.纸质档案：经审批备案的纸质