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财务报销审批流程与规范模板

一、适用范围与常见报销类型

本模板适用于公司内部全体员工因公产生的各项费用报销，涵盖日常办公、业务出差、客户接待、采购支出等常见场景。具体包括但不限于以下类型：

日常费用：办公用品采购、通讯费、快递费、交通费（市内交通、公共交通补贴等）；

差旅费用：交通费（机票、火车票、长途汽车票）、住宿费、餐补、市内交通费、出差补贴；

业务招待：客户餐费、礼品费（需符合公司礼品管理规定）、活动场地租赁费；

其他支出：培训费、维修费、小额采购费等（需附相关合同或审批单）。

二、标准化报销操作流程详解

（一）报销申请准备阶段

整理原始凭证：员工需收集与报销事项相关的合法合规原始票据，包括但不限于增值税发票（需注明公司名称、税号等完整信息）、行程单、付款凭证、验收单等。票据需真实、完整，不得涂改、伪造，且每张票据需注明对应的事由（如“项目办公用品采购”“客户招待餐费”）。

确认报销标准：对照公司《费用报销管理制度》（如差旅住宿标准、招待费限额等），保证报销金额符合规定。超标准部分需提前提交《特殊费用申请单》，经部门负责人及分管领导审批同意后方可报销。

（二）填写报销申请单

登录报销系统：员工通过公司OA系统或财务报销模块进入报销申请界面，选择对应的报销类型（如“差旅费”“日常费用”）。

填写基础信息：准确录入报销人姓名（*）、所属部门、报销日期、费用归属项目（如适用）、总金额等信息。

录入费用明细：逐笔填写每笔费用的具体信息，包括费用发生日期、费用类别、供应商名称、金额、票据张数、事由说明。例如：

2023年10月15日，办公用品采购，供应商“文具体育用品店”，金额358元，发票1张，事由“行政部办公用A4纸、签字笔”；

2023年10月16日，客户招待餐费，供应商“酒店”，金额680元，发票1张，事由“接待项目客户晚餐”。

附件：将原始票据拍照或扫描（保证清晰、完整），按顺序至系统，并在“附件清单”中注明附件名称及数量。

（三）部门负责人审核

提交审批：员工填写完成后，“提交”，系统自动流转至部门负责人（*）审批。

审核内容：部门负责人需重点审核以下事项：

报销事项的真实性：是否确属部门因公支出，是否存在虚假报销；

费用的合理性：支出是否符合部门工作计划，金额是否在合理范围内；

审批权限：报销金额是否在部门负责人审批权限内（如单笔超过5000元需提交分管领导审批）。

审批结果：审核通过后，部门负责人在系统中签字确认；若审核不通过，需注明原因并退回员工修改。

（四）财务部门复核

接收流转：部门审批通过后，报销单流转至财务部门（*）进行复核。

复核要点：

票据合规性：发票抬头是否为公司全称，税号是否正确，发票专用章是否清晰，是否有发票清单（如适用），票据是否在有效报销期内（一般为费用发生后30天内）；

金额准确性：报销总金额与附件票据金额是否一致，计算是否正确（如多个费用明细合计是否准确）；

标准符合性：差旅住宿、交通补贴等是否符合公司标准（如部门经理级以上人员住宿标准不超过500元/晚，普通员工不超过300元/晚）；

附件完整性：是否有验收单（如采购费用）、客户签字确认单（如招待费）、行程单（如差旅费）等必要附件。

处理结果：复核通过后，财务人员在系统中标记“复核通过”；若存在问题，注明退回原因（如“发票抬头错误”“附件缺失”），退回员工补充或修改。

（五）领导审批（根据金额分级）

根据公司《费用审批权限表》，不同金额的报销单需由不同层级领导审批：

小额报销（≤5000元）：由财务部门复核后，直接提交至分管财务领导（*）审批；

大额报销（5000元-20000元）：需经分管财务领导审批后，提交至总经理（*）审批；

重大报销（＞20000元）：需经总经理审批后，提交至董事长（*）最终审批。

领导审批重点审核支出的必要性、预算符合性及战略匹配性，审批通过后在系统中签字确认。

（六）财务付款与账务处理

付款安排：最终审批通过后，财务部门根据报销类型安排付款：

现金报销：员工凭身份证至财务部领取现金（需在报销单上签字确认）；

银行转账：员工需提供本人银行卡号（需与报销人姓名一致），财务部在3个工作日内完成转账；

对公支付：如供应商为外部单位，财务部直接向供应商对公账户支付。

账务处理：财务人员在收到报销单后，及时录入财务系统，记账凭证，保证账实相符、账证一致。

三、财务报销申请单模板及填写说明

表格名称：公司费用报销申请单

基础信息

内容

报销人姓名

*

所属部门

*

报销日期

年月日

费用归属项目

（如“市场推广项目”“行政部日常费用”）

报销总金额（大写）

仟佰拾万仟佰拾元角分

报销总金额（小写）

￥

费用明细

序号

费用类别

发票号码

发票日期

供应商名称

金额（元）

事由说明

附件（张）

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