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办公设备维保服务方案

一、方案总则

（一）方案目的

为规范企业办公设备（包括计算机、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、碎纸机等）的维护保养与维修服务，确保设备稳定运行，提升办公效率，减少故障停机时间，延长设备使用寿命，控制运维成本，为企业正常运营提供可靠保障，特制定本方案。

（二）适用范围

本方案适用于企业内部所有办公区域的办公设备，覆盖设备从日常巡检、定期保养、故障维修、耗材更换到设备报废的全生命周期管理，涵盖行政办公、生产辅助、研发设计等各部门使用的办公设备。

（三）编制依据

《中华人民共和国安全生产法》（办公设备用电安全相关）

办公设备出厂技术说明书及厂家维保规范

《企业办公设备管理条例》（企业内部管理制度）

国家相关办公设备节能与安全标准

行业内办公设备维保服务通用准则

（四）维保原则

预防优先：坚持日常巡检与定期保养结合，提前排查潜在故障隐患。

高效响应：建立快速故障上报与维修机制，缩短停机时间。

合规适配：使用原厂或合规配件、耗材，遵循设备技术规范开展维保。

数据安全：维保过程中严格保护设备内企业数据，严防数据泄露、丢失。

记录可追溯：完整记录所有维保活动，建立设备维保档案，便于跟踪管理。

二、维保组织与职责

（一）组织架构

行政部：统筹负责办公设备维保工作的规划、协调、监督。

IT技术组（或指定维保负责人）：具体执行维保计划、故障处理、技术支持。

各部门：配合维保工作，及时上报设备故障，规范使用办公设备。

外部维保服务商（如需）：提供专业维修技术支持、复杂故障处理及原厂配件供应。

（二）岗位职责

行政部职责

制定办公设备维保管理制度及年度维保预算。

筛选、评估外部维保服务商（如需），签订维保服务协议。

审批维保计划、配件及耗材采购申请。

监督维保计划执行情况，核实维保服务质量与效果。

定期汇总设备运行及维保数据，优化维保方案。

IT技术组（维保负责人）职责

建立办公设备台账，记录设备型号、采购日期、安装位置、使用部门等信息。

制定月度、季度、年度维保计划，明确维保范围、内容及时间节点。

开展日常巡检、定期保养及故障维修工作，确保操作规范、质量达标。

受理各部门设备故障报修，快速响应，及时处理；复杂故障协调外部服务商解决。

负责办公设备耗材（打印机硒鼓、墨盒、纸张等）的申领、分发与管理。

建立设备维保档案，详细记录巡检结果、保养内容、故障情况、维修过程、配件更换等信息。

向各部门提供办公设备使用指导，规范操作流程，减少人为故障。

定期向行政部汇报维保工作进展、设备运行状态及耗材使用情况。

各部门职责

指定专人负责本部门办公设备的日常使用管理，引导员工规范操作。

发现设备故障或异常时，及时通过指定渠道（如OA报修系统、电话）上报，说明故障现象、发生时间等信息。

配合IT技术组或外部服务商开展维保作业，提供必要的作业环境与协助。

妥善保管本部门办公设备，避免设备损坏、丢失。

外部维保服务商职责（如需）

按照维保服务协议约定，提供及时、专业的维修服务，确保故障修复率达标。

提供原厂或合规配件，保证配件质量与设备兼容性。

配合IT技术组完成定期保养工作，提供技术指导与培训。

接到故障报修后，在约定时间内响应（如2小时内），紧急故障优先处理。

提交维修报告，详细说明故障原因、处理过程、更换配件等信息。

三、办公设备分类及维保要求

（一）计算机类（台式电脑、笔记本电脑）

设备功能

用于日常办公文档处理、数据录入、网络沟通、业务系统操作等，是核心办公工具。

日常巡检（每周1次，覆盖所有设备）

检查设备开机运行状态，启动速度是否正常，有无蓝屏、死机等异常。

检查CPU、内存、硬盘使用率，是否存在资源占用过高问题。

测试键盘、鼠标、显示器、接口（USB、HDMI等）功能是否正常。

检查设备散热情况，风扇运行是否正常，有无异常噪音、过热现象。

核实操作系统、杀毒软件是否正常更新，病毒库是否为最新版本。

检查设备内重要数据是否备份，备份是否有效。

定期保养

|保养周期|保养内容|质量标准|

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|每月|1.清洁计算机主机、显示器、键盘、鼠标表面灰尘；2.检查硬盘健康状态（通过磁盘检测工具），清理磁盘垃圾文件；3.检查系统启动项，禁用不必要的开机程序；.核实杀毒软件病毒库更新情况，进行全盘病毒扫描。|1.设备表面无明显灰尘、油污；2.硬盘无坏道，磁盘空间充足（剩余空间≥20%）；3.系统启动时间≤3分钟（台式机）/5分钟（笔记本）；.杀毒软件正常运行，无病毒威胁提示。|

|每季度|1.拆检台式机主机，清洁CPU风扇、散热片、电源风扇灰尘；2.检查内存、硬盘、显卡等硬件插拔是否牢固