供应商信息收集表物资采购与质量把控版.docVIP

供应商信息收集表（物资采购与质量把控版）使用指南

一、适用场景：多行业供应商管理的标准化需求

本工具适用于企业开展供应商全生命周期管理中的关键环节，具体场景包括：

新供应商准入：首次合作前，系统收集供应商资质、产能、质量保障能力等核心信息，评估其是否满足采购要求；

现有供应商复审：定期（如每年/每半年）对合作中的供应商进行信息更新与能力复核，保证其持续符合采购标准；

专项项目采购：针对大型项目、定制化物资采购，聚焦供应商在特定物资领域的生产技术、质量管控水平专项评估；

供应链风险排查：当行业政策、原材料市场或质量标准发生变化时，重新收集供应商相关信息，识别潜在风险（如产能不足、认证过期等）。

通过标准化信息收集，企业可实现供应商资质统一管理、质量风险前置防控，为后续采购决策提供数据支撑。

二、操作流程：从准备到落地的四步法

（一）前期准备：明确目标与分工

确定收集目的

根据采购需求明确信息收集重点。例如：

常规采购：侧重供应商供货稳定性、价格竞争力、质量合格率；

定制化采购：增加技术研发能力、工艺精度、特殊资质（如行业认证）等维度；

战略合作供应商：补充财务状况、产能规划、社会责任（如环保认证）等长期合作要素。

组建专项小组

由采购经理*牵头，联合质量部、技术部、法务部相关人员组成评估小组，明确分工：

采购部：负责供应商基本信息、合作条款收集；

质量部：主导质量管理体系、检测能力、过往质量评估；

技术部：审核产品技术参数、生产工艺、研发能力；

法务部：核查资质证书有效性、合同合规性。

制定资料清单与模板

根据收集目的，从本工具“模板表格”中筛选必填项（如供应商资质、主营产品）和选填项（如环保认证、专利证书），形成《供应商资料提交清单》，随本模板一同发放给供应商。

（二）信息收集：多渠道验证真实性

供应商自主填报

将《供应商信息收集表》及《资料提交清单》通过邮件或采购系统发送给供应商，要求在规定时限（如7个工作日）内填写完整并加盖企业公章（扫描件）。需明确提示：

虚假信息将直接导致准入失败或合作终止；

涉及商业秘密的内容可标注“保密”，但核心质量信息（如检测报告）不可。

多维度交叉验证

资料审核：小组对照供应商提交的材料，核查原件与扫描件一致性（如营业执照、ISO认证证书），重点检查证书有效期、发证机构是否合规（如ISO9001需由CNAS认可机构颁发）；

背景调查：通过企业征信平台（如“天眼查”）查询供应商涉诉、失信记录，或向其过往合作客户（可由供应商提供）核实供货及时性、质量满意度；

现场考察（针对关键/大宗物资供应商）：实地查看生产场地、设备状况、仓储环境，重点关注：

生产设备是否与申报产能匹配（如注塑机吨位、生产线自动化程度）；

质量检测流程是否规范（如是否配备专业检测设备、检测人员是否有资质）；

不良品处理机制（如是否有返修、报废记录，是否分析根本原因）。

（三）信息审核：量化评估与分级

建立评分标准

根据采购需求设置评分维度（总分100分），示例

维度

分值

评分标准（简要）

资质合规性

20分

营业执照、行业必备认证齐全且有效，得15-20分；缺失1项扣5分，过期不得分

生产与供货能力

25分

产能≥采购量1.5倍，交货准时率≥98%，得20-25分；产能达标但交货不稳定扣5-10分

质量管控能力

35分

通过ISO9001认证，配备专职质检人员，有3级质检流程，得25-35分；无认证扣15分，流程不完整扣10分

技术与研发

15分

主营产品技术参数匹配，有1项以上相关专利，得10-15分；无专利扣5分，参数不匹配不得分

合作与服务

5分

售后响应≤24小时，有专人对接，得3-5分；响应慢或无对接人扣2-3分

分级与应用

A级（≥90分）：优先列为战略供应商，给予订单倾斜、长协价格；

B级（70-89分）：常规合作供应商，定期（每季度）复核质量表现；

C级（60-69分）：有条件合作，需针对短板（如质量管控）制定整改计划，30天后复验；

D级（＜60分）：不予合作，或永久纳入供应商黑名单。

（四）结果应用：动态管理与档案归档

录入供应商库

将审核通过的供应商信息分类录入企业ERP或供应商管理系统，标注等级、有效期（如1年）、合作范围（如“型号原材料”），关联其资质证书、考察报告等附件。

跟踪与更新

定期更新：每年到期前1个月启动复审，要求供应商提交《年度经营报告》《质量表现统计表》等更新信息；

动态调整：若供应商发生重大变化（如股权变更、生产地址迁移、质量），需在10个工作日内重新收集信息并评估。

档案归档

将供应商信息收集表、审核记录、考察报告、沟通记录等整理成册，电子版备份至企业服务器，纸质版由采购部存档（保存期限≥合作结束后3年）。

三、供应商信息收集表示例（物资采购与质量把控版）

供应商基本信息表

项目

填