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企业内部沟通记录表及规范

一、适用范围

在企业日常运营中，跨部门协作、项目推进、问题解决及重要信息传递等场景均需通过规范的沟通记录保证信息可追溯、责任可明确。本工具适用于以下场景：

部门间协作：如市场部与技术部对接产品需求、人力资源部与各部门协调招聘计划等；

项目进度同步：项目例会、阶段性复盘会中的关键决策与待办事项；

问题处理跟进：客户投诉跨部门解决、内部流程优化讨论等；

重要事项传达：公司政策调整、战略目标分解等需全员知晓的信息；

临时沟通协调：紧急事务处理、资源调配等需即时记录的沟通内容。

二、操作流程详解

（一）沟通前：明确核心要素

确定沟通主题：根据沟通目的提炼简洁、明确的主题，避免模糊表述（如“产品上线讨论”而非“开会”）。

梳理参与人员：列出所有沟通参与者，注明其部门及职务（如工（市场部经理）、经理（技术部主管）），保证关键决策方或执行人在场。

准备沟通材料：提前分发议程、数据报表或相关文档，保证各方对沟通内容有基础知晓，提升效率。

（二）沟通中：实时记录关键信息

记录基础信息：准确填写沟通时间（精确到分钟，如“2023年10月26日14:30-15:45”）、沟通方式（如“现场会议”“腾讯会议”“电话沟通”）、沟通地点（或线上会议）。

梳理核心内容：按“议题-讨论要点-分歧-结论”的逻辑记录沟通过程，重点突出：

各方观点摘要（避免主观臆断，客观表述如“技术部提出需额外2天开发周期”）；

关键数据或事实（如“客户反馈问题涉及3个核心功能模块”）；

无法当场达成一致的分歧点（标注“需进一步调研”“待部门确认”）。

明确共识与待办：对沟通中达成的一致结论（如“优先修复A功能模块”）需逐条列出，同步记录待办事项，明确：

责任人（具体到个人，如“由*工负责”）；

完成时限（如“11月1日前提交方案”）；

交付成果（如“提供功能修复测试报告”）。

（三）沟通后：整理与分发归档

24小时内完成记录整理：根据沟通笔记补充完善记录表，保证信息完整、条理清晰，重点核对待办事项的责任人与时限是否准确。

分发至相关人员：通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）将沟通记录表发送给所有参与者，并抄送相关负责人（如项目总监、部门主管），保证信息同步。

分类归档保存：按“部门-项目-日期”或“类型-日期”规则将记录表归档至企业共享文件夹（如“行政部-沟通记录-2023年10月”），保存期限不少于1年，重要项目记录需长期保存。

三、记录表模板

企业内部沟通记录表

基本信息

内容

沟通编号

（按“年份-部门-序号”规则填写，如“2023-MKT-001”）

沟通日期

年月日时分至时分

沟通主题

沟通方式

□现场会议□线上会议（平台：______）□电话□邮件□其他：______

沟通地点/线上

（现场填写会议室名称，线上填写会议或会议号）

参与人员（部门/职务）

记录人

核心沟通内容

议题一：__________

□讨论要点：□分歧点：□结论/共识：

议题二：__________

□讨论要点：□分歧点：□结论/共识：

待办事项

序号

事项描述

1

2

后续跟进人

备注

（需特别说明的事项，如“待部门补充数据后再次讨论”“需提交总经理审批”等）

示例（部分内容填充）

基本信息

内容

沟通编号

2023-MKT-001

沟通日期

2023年10月26日14:30-15:45

沟通主题

新产品“智能”V1.2版本需求对接

沟通方式

□现场会议□线上会议（平台：腾讯会议）□电话□邮件□其他：______

沟通地点/线上

3号会议室

参与人员（部门/职务）

工（市场部经理）、经理（技术部主管）、专员（产品部）、助理（测试部）

记录人

*助理

核心沟通内容

议题一：用户反馈问题修复

□讨论要点：客户集中反馈“语音识别准确率低”“界面响应卡顿”□分歧点：技术部认为需优化算法，预计3天；市场部建议优先修复高频场景，2天内出方案□结论/共识：优先修复“语音识别准确率”高频场景，由技术部*经理负责，2天内提交优化方案

议题二：新功能上线时间

□讨论要点：原定11月15日上线，需评估开发进度□分歧点：测试部认为需预留5天测试时间，技术部提出可并行测试□结论/共识：最终上线时间调整为11月20日，11月10日前完成开发并提交测试

待办事项

序号

事项描述

1

提交语音识别优化方案

2

制定新功能并行测试计划

后续跟进人

*工（市场部经理）

备注

下次沟通时间：11月1日14:30，地点：3号会议室，同步优化方案进展

四、使用要点提示

（一）沟通前：保证目标清晰

提前与参与者确认沟通目的，避免“无主题会议”；涉及跨部门事务时，需提前征求相关方意见，减少现场分歧。

（二）沟通中：记录客观全面

避免记录个人主观评价（如“技术部不配合