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2026年跨境电商物流服务公司财务部部门职责管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为明确财务部部门职责与工作边界，规范跨境电商物流业务中的财务操作流程，确保财务核算准确、资金管理安全、成本控制有效，保障公司财务合规运营与经营目标实现，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司财务部所有岗位及相关工作，涵盖跨境物流业务涉及的财务核算、资金管理、成本管控、税务处理、财务报表编制、财务监督等工作，涉及与运营、报关、仓储、客服等部门的协作事项，均须按本制度执行。

第三条部门定位与工作原则

财务部是公司财务工作的核心管理部门，负责统筹公司资金流转、财务核算与风险防控，为公司经营决策提供财务数据支持，同时监督各部门财务行为合规性。

工作需遵循“合规性、准确性、及时性、安全性”原则：严格遵守国家财经法规及跨境物流相关税务、外汇管理政策；确保财务数据真实准确，账实相符；按规定时限完成核算、报表编制与资金收付；保障资金存储与流转安全，防范财务风险。

第二章部门组织架构与岗位职责

第四条组织架构

财务部设部门负责人1名，统筹部门整体工作；下设财务核算岗、资金管理岗、成本管控岗、税务管理岗、财务分析岗5个核心岗位，各岗位根据业务量配置1-3名工作人员，岗位间分工协作，相互监督。

第五条核心岗位职责

部门负责人：

制定财务部年度工作计划与财务管理制度，报公司管理层审批后组织实施；

统筹公司资金规划与预算管理，审核大额资金收付（单笔超10万元）与重要财务决策；

协调财务部与运营、报关、仓储等部门的工作衔接，解决跨部门财务协作问题；

审核财务报表与财务分析报告，向公司管理层汇报财务状况与经营成果；

监督部门岗位工作合规性，组织财务人员专业培训，提升团队业务能力。

财务核算岗：

负责公司跨境物流业务的日常账务处理，包括收入核算（如运费收入、仓储服务费）、支出核算（如运力采购费、报关费、仓储租金），确保每笔业务及时入账；

审核原始凭证（如发票、合同、银行回单）的真实性与合规性，对不符合要求的凭证退回并要求整改；

按月核对银行存款、应收账款、应付账款等往来科目，编制银行存款余额调节表，确保账实相符；

整理会计凭证与账簿，按档案管理要求归档保存，保存期限不少于10年。

资金管理岗：

制定公司资金收支计划，每日监控资金余额，确保公司日常运营资金充足；

办理资金收付业务，按审批流程支付供应商款项（如海运公司运费、海外仓租金），收取客户运费，优先通过对公账户结算，避免现金交易；

管理公司银行账户，包括开户、销户与账户信息维护，定期检查账户使用情况，防范账户风险；

对接跨境支付平台，处理外汇结算业务（如外币收付款、汇率换算），按外汇管理规定办理备案手续，确保跨境资金流动合规。

成本管控岗：

建立跨境物流成本核算体系，按业务类型（如海运、空运、海外仓服务）核算单位成本，跟踪成本变动趋势；

审核运力采购、报关服务等合作方报价，对比市场价格，提出成本优化建议（如批量采购降低单价）；

监控成本超支情况，若某类业务成本超预算5%，及时分析原因并向部门负责人汇报，制定控制措施；

协助各业务部门制定成本控制目标，每月出具成本分析报告，反馈各部门成本执行情况。

税务管理岗：

负责公司国内税务申报，包括增值税、企业所得税等，确保每月15日前完成申报与缴纳，无逾期；

处理跨境物流相关的国际税务事项，如出口退税（按海关报关单申请退税，确保退税款项3个月内到账）、境外税务备案，避免税务违规；

收集跨境物流业务涉及国家/地区的税收政策（如目的国关税税率、增值税政策），更新公司税务政策库，为业务部门提供税务咨询；

整理税务凭证与申报资料，归档保存，配合税务机关检查。

财务分析岗：

按月编制财务分析报告，分析公司营收、成本、利润等关键指标，对比预算目标与历史数据，识别经营问题；

针对跨境物流业务板块（如欧美航线、东南亚航线）开展盈利分析，评估各板块投资回报率，为业务拓展提供数据支持；

跟踪客户信用状况，分析应收账款回收风险，对逾期超30天的应收账款提出催收建议；

参与公司预算编制，协助各部门制定年度预算目标，按月监控预算执行进度，超预算项目需报管理层审批。

第三章核心工作流程

第六条资金收付流程

付款流程：业务部门提交付款申请（附合同、发票）→部门负责人审核→财务核算岗审核凭证合规性→资金管理岗核对付款信息→财务部负责人审批（大额需公司管理层审批）→资金管理岗办理付款→付款后将回单反馈业务部门。

收款流程：客户支付运费后，资金管理岗确认款项到账→通知财务核算岗入账→财务核算岗按客户名称登记应收账款明细账→收款完成后，资金管理岗向客服部门反馈收款结果，由客服告知客户。

第七条跨境外汇结算流程

资金管理岗