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采购部标准化操作流程手册

前言

采购工作是企业运营的重要组成部分，其效率与规范直接关系到企业的成本控制、供应链稳定性及整体运营效益。为进一步提升采购部工作的专业化、标准化水平，明确各岗位职责，优化工作流程，防范采购风险，特制定本标准化操作流程手册。本手册旨在为采购部全体同仁提供清晰的工作指引，确保各项采购活动有章可循、有据可依，共同推动公司采购管理工作迈向新台阶。

一、需求提报与审批

1.1需求提报

各需求部门应根据实际业务发展及库存状况，填写《采购需求单》。需求单需明确以下要素：物料/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、预估数量、质量标准、期望交付日期、需求部门联系人及联系方式等。对于技术复杂或特殊的采购项目，需求部门应同时提供详细的技术规格书或需求说明文件，以确保采购标的的准确性。

1.2需求审批

《采购需求单》需经需求部门负责人审核签字，以确认需求的真实性与必要性。涉及大额采购或特殊采购项目（如固定资产、长期服务协议等），需按公司规定的审批权限，报请上级领导或相关决策机构审批。审批过程中，若发现需求描述不清或存在不合理之处，采购部有权退回需求单，由需求部门补充或修改后重新提报。

二、供应商管理

2.1供应商寻源

采购部应根据采购需求的特性，通过多种渠道积极寻找潜在供应商。主要渠道包括但不限于：行业展会、专业期刊、网络平台、同行推荐、供应商自荐、历史合作记录等。对于关键物料或大额采购，应确保有足够数量的潜在供应商以形成有效竞争。

2.2供应商准入与评估

潜在供应商需提交其基本资质文件，包括营业执照、相关生产/经营许可证、质量体系认证（如ISO系列）、产品检验报告（如适用）、财务状况简表等。采购部会同相关部门（如质量部、技术部）对供应商进行综合评估，评估内容通常包括：生产能力、技术水平、质量控制体系、商业信誉、供货周期、价格竞争力、售后服务能力及社会责任表现等。通过评估的供应商，方可纳入公司《合格供应商名录》。

2.3供应商信息档案管理

采购部应为每一位合格供应商建立并维护详细的信息档案，档案内容包括但不限于：供应商基本信息、资质文件复印件、评估记录、合作历史、合同文本、供货质量反馈、付款记录等。供应商信息档案应定期更新，确保信息的准确性与时效性。

2.4供应商绩效评估

采购部应定期（如每季度或每半年）对合格供应商的表现进行评估。评估指标可包括：产品/服务质量合格率、按时交货率、价格稳定性与竞争力、售后服务响应速度与满意度等。评估结果将作为供应商分级、订单分配及是否继续合作的重要依据。对于表现优异的供应商，可考虑建立长期战略合作关系；对于表现不佳的供应商，应提出改进要求，屡不改进者，将暂停或取消其合格供应商资格。

三、采购执行

3.1采购方式选择

根据采购物品的特性、金额大小及公司相关规定，选择适宜的采购方式，主要包括：

*询比价采购：对于金额不大、市场竞争充分的常规物料或服务，可向至少三家及以上合格供应商发出询价单，获取报价并进行比较后确定供应商。

*招标采购：对于大额采购、重要项目或公司规定必须招标的采购，应按照公司招标管理办法组织公开招标、邀请招标等。

*单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，需提供充分的理由并按规定审批。

3.2询比价与谈判

采购部向选定的潜在供应商发出询价单，询价单应包含采购标的、数量、交货期、付款条件等关键信息。供应商报价单需加盖公章或经授权代表签字。采购专员对回收的报价进行汇总分析，不仅比较价格，还需综合考虑供应商信誉、供货能力、质量保证等因素。必要时，可组织技术部门对报价供应商的技术方案进行评审。对于重大或复杂项目，可与候选供应商进行商务谈判，以争取更优的交易条件。

3.3合同签订

根据询比价结果或招标结论，确定中标/成交供应商后，采购部应与供应商签订书面采购合同。合同文本应采用公司标准合同模板（如适用），如无标准模板，需会同法务部门（或指定法律审核人员）拟定。合同内容应明确：标的、数量、价格、质量标准、交付方式与时间、验收标准、付款方式与期限、违约责任、争议解决方式等核心条款。合同经双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）后生效。

四、采购订单下达与跟催

4.1采购订单下达

合同签订后，或对于无需签订长期合同的常规小额采购，采购部应向供应商下达《采购订单》。采购订单需依据审批通过的采购需求和已确认的合同条款生成，明确订单编号、供应商信息、物料/服务明细、数量、单价、总金额、交货日期、交货地点、运输方式、付款条件等。订单下达可通过邮件、传真或双方约定的电子采购平台进行，并确保供应商已确认接收。

4.2订单跟催

采购专员应对采购订单的执行情况进行全程跟踪。定期与供应商沟通，了解生产进度、备货情况及物流安排，确保供应商能按期交货