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2026年跨境电商物流服务公司海外仓入库验收管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范海外仓商品入库验收全流程操作，保障入库商品质量合规、数量准确，降低仓储管理风险，维护合作卖家与消费者合法权益，结合跨境电商行业特性及目的国相关法律法规，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各海外仓网点对合作卖家通过国际运输（海运、空运、陆运）或本土调拨方式入库商品的验收管理，涵盖3C产品、服装鞋帽、家居用品、食品等各类可仓储商品，不适用于易燃易爆、危险品等特殊品类（特殊品类需按专项管理规范执行）。

第三条核心原则

遵循“先验收、后入库，谁验收、谁负责”原则，坚持“质量优先、效率兼顾、合规可控”，确保验收流程符合目的国商品检验标准、环保要求及平台入库规范，同时提升验收效率，减少商品滞留时间。

第二章职责分工

第四条海外仓运营团队

负责入库商品的接收、卸货、清点、检验等现场操作，配备专业验收工具（如电子秤、卡尺、条码扫描枪、功能测试设备等），确保验收人员经培训合格后上岗；建立验收台账，实时记录验收数据，同步至仓储管理系统（WMS）。

第五条采购与合规团队

对接合作卖家，提前获取入库商品清单（含商品名称、SKU编码、规格型号、数量、质量标准、包装要求等）及相关合规文件（如质检报告、产地证明、食品类需提供卫生许可证等）；跟踪目的国商品准入政策变动（如欧盟CE认证、美国FDA标准），及时更新验收合规要求，避免不合规商品入库。

第六条物流与信息团队

对接国际及本土物流商，获取商品运输信息（如提单号、运单号、预计到仓时间），提前通知海外仓做好接货准备；负责WMS系统维护，确保验收数据实时同步，支持卖家在线查询验收进度与结果；若出现物流异常（如货损、丢件），协调物流商跟进处理。

第三章入库前准备管理

第七条入库预约与信息确认

合作卖家需提前3个工作日通过公司指定系统提交入库预约，明确商品到仓时间、运输方式、卸货需求（如是否需要叉车、托盘等设备）及联系人信息。海外仓运营团队在1个工作日内确认预约，反馈接货地址、入库流程指引及所需准备资料；若预约时间与仓内产能冲突，需与卖家协商调整，避免商品到仓后无法及时验收。

第八条验收资料与工具准备

采购团队需在商品到仓前1个工作日，将入库商品清单、合规文件同步至海外仓验收组；海外仓验收组提前检查验收工具（如电子秤校准、条码扫描枪调试、功能测试设备通电试运行），准备验收单据（如入库验收单、异常情况记录表）及防护用品（如手套、口罩，针对食品、美妆类商品）。

第四章商品接收与卸货管理

第九条到仓接收与信息核对

物流商将商品送达海外仓后，海外仓接货人员需先核对物流单据（提单、运单）与预约信息是否一致，确认商品归属（卖家名称、订单编号）、运输方式是否匹配，无异常则安排卸货；若物流单据信息与预约不符（如商品归属错误、运输方式变更未提前通知），需暂停卸货，立即联系物流与信息团队核实，待确认后再处理。

第十条卸货规范与安全管控

卸货人员需按“轻拿轻放”原则操作，避免抛扔、挤压商品；针对大件商品（如家具、家电），使用叉车、托盘等设备时，需由持证人员操作，确保设备运行正常；卸货过程中若发现运输包装破损（如纸箱撕裂、木箱变形），需在物流商在场情况下拍照留存，记录破损位置、程度，同步标注在物流单据上，由物流商签字确认。

第五章商品验收管理

第十一条数量验收标准与流程

验收人员以入库商品清单为依据，采用“逐件清点”或“抽样清点”方式核对数量：单票商品数量≤100件的，需逐件扫描SKU条码，确认数量与清单一致；数量＞100件的，按5%-10%比例抽样清点（抽样需覆盖不同包装批次），若抽样无差异则默认数量合格，若抽样发现数量不符（如少件、多件），需扩大抽样比例至30%，仍有差异则逐件清点。数量验收结果实时录入WMS系统，标注“数量合格”或“数量异常”（注明差异数量）。

第十二条包装验收标准与流程

验收人员检查商品包装是否符合入库要求：外包装需完整无破损、无污渍、无潮湿，印刷标识（如易碎、防潮标识）清晰；内包装需贴合商品，无松动、无破损，3C产品需有防静电包装，食品类需有密封包装且无漏气、胀袋现象；包装标识需包含商品SKU、规格型号、生产日期（食品类）、保质期（临期商品需标注剩余保质期，如剩余不足3个月需特别说明）等信息，标识模糊或缺失的需记录为“包装标识异常”。

第十三条质量验收标准与流程

验收人员根据商品类型执行差异化质量检验：3C产品需测试开机运行，检查外观是否有划痕、掉漆，接口是否完好，配件（如充电器、数据线）是否齐全；服装鞋帽需核对尺码与标签一致性，检查面料是否有破损、色差，缝线是否整齐；家居用品需检查材质是否符合