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档案整理合同

一、合同主体与目的

甲方（委托方）：________________

法定代表人：________________

联系方式：________________

乙方（受托方）：________________

法定代表人：________________

联系方式：________________

合同目的：甲方委托乙方对其档案进行系统性整理，包括分类、编码、数字化处理及规范归档，以实现档案管理的标准化、高效化与安全化。双方本着平等互利、诚实信用的原则，就服务内容、权利义务及违约责任等达成一致，特订立本合同。

二、服务内容与标准

（一）核心服务范围

档案整理：乙方需根据甲方档案性质（如文书档案、人事档案、项目档案等），制定分类方案、编码规则及装订标准，报甲方审核通过后执行。具体包括：

对零散文件进行排序、编目、页码标注；

破损档案的修复（如脱页加固、霉变处理等）；

电子档案的扫描、OCR文字识别及元数据录入。

方案定制：乙方应在合同签订后10个工作日内提交《档案整理实施方案》，明确工作流程、质量控制点及进度计划，经甲方书面确认后实施。

成果交付：整理完成后，乙方需向甲方移交纸质档案（含装订成册的案卷及检索目录）、电子档案（格式为PDF或JPG，存储于加密硬盘）及《档案整理工作报告》。

（二）质量要求

完整性：确保无档案材料丢失、缺页或信息篡改，电子扫描件分辨率不低于300dpi，文字清晰可辨。

规范性：严格遵循《档案著录规则》《纸质档案数字化规范》等国家标准，分类编码需符合甲方现有管理体系，便于后续检索利用。

安全性：纸质档案整理过程中需配备防潮、防火、防虫设施，电子档案需进行病毒查杀及数据备份。

三、服务期限与费用

（一）服务周期

本合同服务期限为____个月，自____年____月____日起至____年____月____日止。若因甲方提供档案延迟导致工期延误，服务期限可相应顺延，但乙方需提前5个工作日书面通知甲方。

关键节点要求：

第1个月：完成方案制定与试点整理（不低于总工作量的20%）；

中期验收：第____个月结束前，甲方对已完成部分进行质量检查；

最终交付：服务期满后5个工作日内完成全部成果移交。

（二）费用与支付

服务费用：总金额为人民币____元（大写：________________），具体构成如下：

基础整理费：____元/卷（含分类、编码、装订）；

数字化处理费：____元/页（含扫描、修图、数据录入）；

特殊处理费：如档案修复、异地运输等，按实际发生额另行结算（需甲方事前书面确认）。

支付方式：

合同签订后15个工作日内，甲方向乙方支付总费用的30%作为预付款；

中期验收合格后10个工作日内，支付40%进度款；

最终验收通过后15个工作日内，支付剩余30%尾款。

发票要求：乙方需提供等额增值税专用发票，开票内容为“档案整理服务费”。

四、双方权利与义务

（一）甲方权利与义务

协作配合：提供必要的工作场地（如档案室、办公桌椅、电源）及档案管理系统接口文档（如需对接甲方现有系统），并指定专人负责对接与进度跟踪。

监督检查：有权对乙方工作过程进行抽查，如发现质量问题，可要求乙方在5个工作日内整改，整改费用由乙方承担。

资料提供：确保移交乙方的档案材料真实、合法，因甲方提供虚假材料导致的法律责任，由甲方自行承担。

（二）乙方权利与义务

人员保障：投入不少于____名专业人员（需提供从业资格证书复印件），其中项目负责人需具备5年以上档案整理经验，且人员变动需提前3个工作日书面通知甲方。

保密义务：对接触的甲方商业秘密、个人信息（如人事档案中的薪酬、奖惩记录）等敏感信息严格保密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。保密期限为本合同终止后5年。

应急处理：如发生档案损毁、失窃等突发事件，乙方需立即启动应急预案，并在24小时内向甲方提交书面报告及补救方案。

五、违约责任与争议解决

（一）违约情形及处理

乙方违约：

若未按期交付成果，每逾期1日按总费用的0.5‰支付违约金，累计不超过总金额的5%；

档案整理质量不达标，经2次整改仍未通过验收的，甲方有权解除合同，乙方需退还已支付费用并赔偿直接损失（以实际发生额为准）。

甲方违约：

逾期支付费用的，每逾期1日按未付金额的0.5‰支付滞纳金；

无正当理由单方面解除合同的，需支付总费用20%的违约金。

（二）争议解决

双方因合同履行发生争议的，应先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方可向合同签订地人民法院提起诉讼。

六、特殊场景条款

（一）涉密档案处理（如适用）

乙方需提供具有国家秘密载体印制资质的证明文件，工作人员需签订《保密承诺书》，并接受甲方的安全审查。

涉密档案整理需在甲方指定的封闭场所进行，电子扫描设备需拆除网络模块，成果存储于甲方提供的涉密U盘