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2025年医药企业药品采购管理制度

一、总则

为规范公司药品采购行为，确保采购药品质量安全、价格合理、供应及时，降低采购成本，提高资金使用效率，依据《中华人民共和国药品管理法》、《药品经营质量管理规范》等相关法律法规及行业标准，结合公司实际经营情况，制定本制度。

本制度适用于公司所有药品及相关物资（包括化学原料药、中药饮片、中成药、生物制品、医疗器械、辅料包材等）的采购管理活动。公司所有涉及采购业务的部门及人员，均应严格遵守本制度规定。

药品采购管理遵循以下基本原则：质量优先原则，坚持将药品质量放在首位，确保采购药品符合国家法定标准和质量要求；公开公平原则，采购过程应透明公正，择优选择供应商；计划审批原则，所有采购活动必须基于经过审批的采购计划进行；权责对等原则，明确各级人员在采购活动中的职责与权限，建立有效的监督制约机制。

二、组织与职责

公司设立药品采购管理委员会，由总经理担任主任，成员包括分管采购、质量、财务、运营的副总经理以及采购部、质量管理部、财务部、储运部等部门负责人。该委员会负责审定公司年度采购战略、重大采购决策、合格供应商名录、重要采购合同等事项。

采购部是药品采购工作的归口管理部门，主要职责包括：根据销售预测和库存情况编制年度、季度、月度采购计划；组织供应商调查、评估、选择与关系维护；执行具体采购任务，包括询价、议价、合同签订、订单下达；跟踪采购订单执行情况，协调到货、验收事宜；建立和管理供应商档案及采购台账。

质量管理部负责对供应商的质量管理体系进行审计与评估，对到货药品进行质量检验与放行，确保采购药品质量符合规定标准。质量管理部拥有对不合格供应商的一票否决权。

财务部负责审核采购预算和资金计划，办理采购付款事宜，对采购成本进行核算与分析，实施采购活动的财务监督。

储运部负责接收采购到货的药品，核对货物数量、品种与订单一致性，配合质量管理部进行验收，并办理入库手续。

其他相关部门应根据职责分工，在采购需求提报、技术标准提供、采购物资使用反馈等方面予以配合。

三、供应商管理

供应商准入实行严格的审核程序。潜在供应商须具备合法的《药品生产许可证》或《药品经营许可证》、《营业执照》等资质文件，其生产经营范围需涵盖拟供药品。采购部应会同质量管理部对供应商的生产环境、质量管理体系、生产能力、仓储条件、供货能力、信誉状况等进行现场考察或文件审计，形成评估报告。

公司建立并动态更新合格供应商名录。所有采购活动必须从合格供应商名录中选择供应商。对于首次合作或提供新品种的供应商，需经过小批量试采购和质量稳定性考察，合格后方可正式列入名录。

对合格供应商实行分级管理和定期评估。评估周期通常为一年，评估内容包括产品质量水平、交货及时率、价格水平、售后服务、合作配合度等。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对评估优秀的供应商，可在同等条件下优先采购、建立战略合作关系；对评估不合格的供应商，应暂停或取消其供货资格，并从合格供应商名录中除名。

采购部应建立完整的供应商档案，内容包括但不限于供应商资质证明文件、评估报告、往来合同、质量协议、交易记录、评估记录等。供应商档案应妥善保管，保存期限不得少于药品有效期后一年，且不少于三年。

四、采购计划与预算管理

药品采购计划分为年度计划、季度计划和月度计划。年度采购计划由采购部根据公司年度经营目标、销售预测、历史数据及库存策略于每年12月初组织编制，经药品采购管理委员会审批后执行。季度和月度计划是年度计划的具体分解和调整，应具有更强的可操作性。

各部门提出的采购需求应明确药品名称、规格、剂型、单位、数量、需求日期、用途及特殊要求（如质量标准等级、包装要求等）。常规药品采购需求由使用部门负责人审核后提交采购部；非计划性或紧急需求，需填写专项申请单，说明理由，经部门负责人和分管领导审批后方可提交。

采购部应对汇总的采购需求进行审核，结合库存情况、采购周期、市场供求信息等因素，综合平衡后形成采购计划草案。采购计划需经采购部负责人审核、财务部会签、分管采购领导审批。重大采购计划或超出预算的采购计划，须报药品采购管理委员会批准。

采购预算应与采购计划相匹配。财务部负责组织年度采购预算的编制，采购部提供基础数据支持。采购预算经审批后，成为采购资金支付的重要依据。原则上，无预算、超预算的采购需履行特殊的审批程序。

五、采购实施与合同管理

采购实施方式主要包括招标采购、询价比价采购、议价采购和紧急采购。单项采购金额超过50万元人民币或年度累计采购金额较大的项目，原则上应采用公开招标或邀请招标方式。常规药品采购可采用询价比价或议价方式，但应确保竞争性和透明度。只有在发生自然灾害、重大疫情、临床急救等紧急情况时，方可启动紧急采购程序，事后需补办相关审批手续。

采购部根据批准的采购计划，向合格供应商发出询