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2025年商贸企业采购管理办法

一、总则

为规范企业采购行为，提高采购效率与资金使用效益，保障生产经营活动有序进行，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《中华人民共和国民法典》合同编等相关法律法规，结合企业实际经营特点，制定本办法。本办法适用于企业各类物资、工程及服务的采购活动，包括但不限于原材料、办公用品、设备、广告服务、技术咨询等。采购活动应遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，坚持性价比最优，确保采购过程透明、结果可追溯。

二、组织与职责

企业设立采购管理委员会，由总经理担任主任，成员包括财务、法务、审计及相关业务部门负责人。采购管理委员会负责审议年度采购计划、审定重大采购项目方案、监督采购制度执行情况、裁决采购争议事项。采购部作为常设执行机构，负责供应商管理、采购计划编制、采购项目实施、合同签订与履行跟踪、采购资料归档等具体工作。使用部门负责提出采购需求、参与技术规格确定、验收采购物品或服务。财务部负责采购资金预算审核、支付审批与核算。审计部负责对采购活动的合规性、经济性进行独立监督与评价。

三、采购计划管理

各部门应于每年11月30日前向采购部提交下一年度采购需求计划，详细列明物品名称、规格型号、预估数量、需求时间、预算金额及用途说明。采购部汇总审核后，于12月20日前编制完成企业年度采购计划草案，报采购管理委员会审批。年度采购计划应明确采购方式、时间安排及责任分工。未列入年度计划但确因业务需要临时增加的采购项目，单次金额低于5万元的，由使用部门提出申请，经部门负责人和分管领导审批后实施；金额在5万元以上的，需提交专项报告，经采购管理委员会批准后方可追加。所有计划外采购项目均需说明合理性与紧迫性。

四、采购方式与实施流程

根据采购金额与项目特点，分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式。单项合同估算价达到50万元以上的货物或服务项目、100万元以上的工程项目，必须采用公开招标方式。10万元至50万元的货物或服务项目、20万元至100万元的工程项目，可采用邀请招标或竞争性谈判方式。3万元至10万元的采购项目，可采用询价方式，需向不少于三家供应商发出询价单。3万元以下的零星采购，可由使用部门经比价后直接采购，但需保留比价记录。因技术复杂、性质特殊只能从唯一供应商处采购的，适用单一来源采购，但需组织专家进行论证公示。任何采购方式均需形成书面记录，包括供应商响应文件、评审过程、确定依据等，相关资料保存期限不得少于15年。

五、供应商管理

建立合格供应商名录，实行准入审核与动态评价机制。潜在供应商需提供营业执照、资质证明、财务状况报告、主要业绩案例等文件，由采购部组织相关部门进行资格审查与实地考察，通过审核后纳入名录。每年对名录内供应商进行绩效评估，评估指标包括产品质量、交货及时率、价格水平、售后服务、合同履行情况等，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。连续两年评估为优秀的供应商，在同等条件下享有优先采购权；评估为不合格的，从名录中清退，两年内不得参与企业采购活动。发现供应商存在提供虚假材料、串通投标、行贿等严重失信行为的，永久取消其供应商资格。

六、合同管理

采购项目均须签订书面合同，合同文本应使用企业标准范本，明确标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方法等核心条款。合同金额在10万元以下的，由采购部经理审批；10万元至50万元的，需经法务部审核后由分管副总经理审批；50万元以上的，需由总经理审批，重大合同需报采购管理委员会备案。合同签订后，采购部应指定专人负责跟踪合同履行情况，督促供应商按约交货或提供服务。验收环节须由使用部门、采购部共同参与，大型或技术复杂项目可邀请外部专家参加，验收合格后出具验收报告。验收不合格的，按合同约定处理。

七、采购资金支付

采购资金支付必须依据有效合同、发票及验收报告等完整单据。支付申请由采购部发起，经使用部门确认、财务部审核、授权审批人批准后办理支付。预付款比例原则上不超过合同总价的30%，对长期合作、信誉良好的供应商可适当提高，但最高不得超过50%。质保金按合同价款的5%至10%预留，待质保期满且无质量问题后支付。财务部应对采购付款情况进行专项核算，定期与采购部核对，确保账实相符。

八、监督检查与责任追究

审计部每季度对采购活动进行一次专项审计，重点检查采购程序合规性、合同履行情况、资金使用效益等，审计报告直接报送采购管理委员会。采购活动全过程接受员工监督，设立举报渠道，对实名举报应在10个工作日内核实并反馈。任何部门或个人不得将必须进行招标的项目化整为零或以其他方式规避招标。违反本办法规定，有下列行为之一的，对直接责任人和相关领导给予通报批评、经济处罚、行政处分，情节严重的依法移交司法机关处理：与供应商串通损害企业利