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2025年律师事务所档案管理制度

一、总则

（一）为规范律师事务所档案管理工作，有效保护和利用档案资源，维护律师事务所及当事人的合法权益，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国律师法》以及司法行政部门、律师协会关于律师业务档案管理的相关规定，结合本所实际情况，制定本制度。

（二）本制度所称档案，是指律师事务所在执业活动、内部管理及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。主要包括业务档案、行政档案、人事档案、财务档案等。

（三）本制度适用于律师事务所全体人员。档案管理工作应遵循统一领导、分级管理、确保安全、便于利用的原则。

二、组织管理与职责分工

（一）律师事务所主任对档案管理工作负总责。事务所设立综合管理部，配备专职或兼职档案管理员，具体负责档案的日常管理工作。档案管理员应具备相应的专业知识和责任心。

（二）档案管理员主要职责包括：

1.负责制定并完善档案管理实施细则；

2.负责各类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用；

3.监督、指导各部门及律师的立卷归档工作；

4.负责档案库房的安全管理，落实防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光、防有害气体等措施；

5.组织实施档案信息化建设与电子档案管理；

6.负责过期档案的鉴定与销毁工作；

7.完成领导交办的其他档案管理相关工作。

（三）各业务部门负责人、案件承办律师是归档工作的直接责任人，应确保经办案件或事项所形成的文件材料收集齐全、整理规范、按时归档。行政、财务等职能部门负责人对本部门形成档案的完整性与准确性负责。

三、档案分类与归档范围

（一）档案主要分为以下几类：

1.诉讼业务档案：包括刑事、民事、行政等各类诉讼案件的委托代理合同、起诉状/答辩状、代理词、证据材料、庭审笔录、裁判文书、结案报告等。

2.非诉讼业务档案：包括法律顾问、专项法律事务、仲裁、调解、尽职调查、法律意见书、合同审查等非诉讼法律服务的委托文件、工作方案、过程记录、成果文件、结案报告等。

3.行政档案：包括事务所设立、变更文件，规章制度，会议记录，印章使用记录，固定资产管理记录，对外宣传资料，上级来文等。

4.人事档案：包括员工招聘、录用、劳动合同、考核、奖惩、培训、离职等过程中形成的材料。

5.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、纳税申报表、费用报销单据等。

（二）具体归档范围以各类档案管理实施细则为准。凡反映事务所主要职能活动和基本历史面貌，对事务所、客户及国家社会具有查考、利用和凭证价值的文件材料，均属归档范围。

四、立卷与归档流程

（一）立卷要求：

1.遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.案卷题名应简明扼要，准确揭示卷内文件内容。

3.卷内文件排列有序，一般按时间顺序或重要程度排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

4.卷内文件应逐页编号，页码位置统一。对破损或字迹模糊的文件应予修复或复制。

5.填写卷内文件目录和备考表，目录置于卷首，备考表置于卷尾。

（二）归档时间：

1.诉讼、非诉讼业务档案应在案件或项目办结后三个月内完成立卷归档。确有特殊情况的，经部门负责人批准可适当延长，但最长不得超过六个月。

2.行政、人事、财务档案按年度归档，应于次年第一季度完成上一年度档案的立卷归档工作。

（三）归档手续：

1.归档时，立卷人须填写《档案移交清单》，一式两份，写明案卷题名、数量、归档时间等。

2.档案管理员依据归档范围和质量要求进行核查。对不符合要求的案卷，应退回立卷人重新整理。

3.核查合格后，交接双方在《档案移交清单》上签字确认，各执一份备查。

五、档案保管与库房管理

（一）档案库房应坚固安全，配备必要的安全防护设施和设备，严禁存放与档案无关的物品。

（二）档案应按不同门类、载体和保管期限分别上架排列，编制档案存放索引，便于查找。

（三）定期对库房温湿度进行监测和调控，温度应控制在14℃至24℃之间，相对湿度应控制在45%至60%之间。

（四）定期对档案进行检查清点，发现问题及时处理。对破损、褪变的档案应及时修复、复制。

（五）严格执行档案进出库房登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。

六、档案利用与保密

（一）事务所内部人员因工作需要查阅档案，需履行登记手续。查阅非本人经办或非本部门档案，须经档案所属部门负责人或档案管理员批准。

（二）外单位人员查阅档案，必须持有单位正式介绍信，说明查阅目的和范围，经律师事务所主任或授权负责人批准后方可查阅。涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私及未公开案件的档案，原则上不予提供。

（三）档案一般仅供在档案阅览室查阅，不得外借。确因工作需要必须借出的，须填写《档案借阅单》，注明借阅理由