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2026年跨境电商培训公司固定资产采购与验收管理办法

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司固定资产采购与验收管理，确保固定资产质量达标、采购流程合规，满足跨境电商培训业务（如线下培训设备支持、跨境办公硬件需求）长期开展，合理控制固定资产投资成本，依据《企业会计准则第4号——固定资产》《企业内部控制基本规范》等法律法规，结合公司业务特性（固定资产含培训专用设备、跨境办公设备等），制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司所有固定资产的采购计划、选型采购、验收入库全流程管理，固定资产范围包括：培训专用设备（如VR教学设备、投影仪、实训用跨境电商平台模拟服务器、培训教室音响系统）、办公设备（如台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、办公家具）、跨境业务设备（如多语言翻译设备、境外网络接入设备）、其他单价超过2000元且使用年限超过1年的有形资产。公司各部门（教学部、行政部、技术部、市场部等）在申请、采购、验收固定资产时均需遵守本办法，子公司、分支机构参照执行，需定期向总公司行政部报备固定资产采购与验收情况。

第三条核心原则

固定资产采购与验收遵循“预算管控、需求导向、质量优先、流程规范”原则。所有采购需纳入年度固定资产预算，无预算不得采购；采购需以业务实际需求为依据，避免盲目采购；优先选择质量可靠、性能匹配的产品，兼顾性价比；从计划申请到验收入库，建立全流程审批与监督机制，确保每环节可追溯。

第二章固定资产采购计划管理

第四条预算编制与审批

每年12月上旬，行政部牵头组织各部门编制下年度固定资产采购预算：各部门根据业务发展需求（如教学部计划新增2间线下培训教室需采购投影仪、VR设备；技术部因跨境业务扩展需更新服务器），结合现有固定资产使用状况（如设备老化、性能不足需替换），填写《年度固定资产采购预算申报表》，列明拟采购资产名称、规格型号（如“投影仪-亮度4000流明、支持1080P分辨率”）、数量、预估单价、总金额、采购时间、用途，经部门负责人签字后提交行政部。

行政部汇总各部门预算，联合财务部审核预算合理性（如是否与公司年度成本控制目标匹配、是否存在重复采购），形成《年度固定资产采购总预算》，报公司总经理办公会审批。审批通过后，行政部将预算分解至各季度，明确季度采购计划，确保采购有序开展；未纳入年度预算的固定资产采购，原则上不予批准，特殊紧急需求需按超预算流程专项申请。

第五条采购申请流程

各部门需采购固定资产时，需在预算范围内提交《固定资产采购申请表》，按采购金额分级审批：单次采购金额不超过1万元的，经部门负责人审核后报行政部审批；1万-5万元的，需额外经财务部审核；超过5万元的，需提交总经理办公会审议。申请中需详细说明采购理由（如“现有投影仪亮度不足，影响培训效果”“新增跨境培训业务需采购多语言翻译设备”）、技术参数要求（如设备性能指标、兼容性要求）、预计使用年限，必要时附现有设备检测报告（如设备维修记录证明性能不达标）。

行政部收到申请后，需在3个工作日内核查是否在预算内、需求是否合理，对技术参数不明确的，联合技术部或使用部门补充确认；审核通过后，纳入当期采购计划，由行政部统一组织采购；审核不通过的，需向申请部门说明理由，待补充完善后重新申请。

第三章固定资产采购实施

第六条供应商选择与比价

行政部建立合格固定资产供应商库，筛选标准包括：具备独立法人资格，有3年以上相关设备供应经验，能提供产品质量证明（如国家强制认证证书、厂家授权书），售后服务完善（如至少1年免费保修、48小时内上门维修），报价在市场合理区间。每年对供应商进行一次评估，评估指标包括产品质量、交货时效、售后服务响应速度，评估不合格的供应商从库中剔除。

单次采购金额不超过2万元的，可从供应商库中选择1-2家询价；超过2万元的，需选择至少3家供应商比价，填写《固定资产采购比价表》，对比产品规格、质量、价格、售后服务、付款方式（如“预付30%定金，验收合格后付尾款70%”），优先选择综合评分最高的供应商；采购金额超过10万元的，需采用公开招标方式，确保采购公平透明，招标过程需邀请财务部、审计部门参与监督。

第七条采购合同签订

确定供应商后，行政部需与供应商签订《固定资产采购合同》，合同中明确：采购资产名称、规格型号、数量、单价、总金额；交货时间（一般不超过15个工作日，特殊定制设备可约定合理周期）、交货地点（公司指定仓库或使用部门现场）；质量标准（如符合国家相关行业标准、提供厂家质量检测报告）；验收方式（如外观检查、性能测试、试运行）；付款方式与期限；售后服务条款（如保修期限、维修响应时间、配件供应保障）；违约责任（如供应商延迟交货