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各位同事，今天我们开展保密知识培训，主要是针对2025年公司新修订的《保密管理制度》进行解读。上周在财务部抽查时，发现3号机房的打印文件未及时销毁，这个问题暴露出我们在日常工作中对保密要求的执行还不够严格。作为保密办负责人，我将结合这次制度修订的重点内容，和大家一起梳理日常工作中的保密注意事项。
在实际操作中，我们发现员工最容易在三个环节出现泄密问题。是文件管理环节，根据2025年第一季度的统计，全公司共发生12起文件未及时归档事件，其中技术部占比最高，达到7起。具体表现为：研发人员在离开工位时，将含有核心技术参数的图纸随意放置在桌面；会议室使用后，未及时清除白板上的敏感信息；打印机旁堆积的废弃文件未按规定放入碎纸机。针对这些问题，新制度明确规定：涉密文件必须存放在带锁的文件柜中，离开工位超过30分钟必须锁好；会议室使用后，责任人需在10分钟内清除所有信息；打印机旁必须配备碎纸机，废弃文件必须立即销毁。
是电子设备使用环节。上个月信息安全部门抽查发现，有15%的员工将工作文件存储在个人网盘或云盘中，其中市场部的小王将客户名单存储在百度网盘，导致数据外泄风险。新制度要求：所有工作数据必须存储在公司指定的加密服务器中，严禁使用个人存储设备；笔记本电脑必须设置开机密码和屏幕保护密码，密码复杂度要求包含大小写字母、数字和特殊字符，长度不少于12位；离开座位时必须锁定屏幕，系统将自动记录未锁定屏幕的时间，超过5分钟将触发安全警报。
第三是信息传递环节。在实际工作中，我们发现通过、QQ等社交软件传递工作信息的情况屡禁不止。2025年4月，销售部的李经理通过向客户发送了报价单，结果被客户转发给了竞争对手。为此，新制度明确规定：所有涉密信息必须通过公司内部加密邮件系统传递；如需通过外部渠道传递，必须经过部门负责人审批并使用加密工具；禁止在社交媒体上讨论任何与工作相关的内容，违者将按《员工行为规范》第15条处理，情节严重者将解除劳动合同。
总的来看，下一阶段的重点是确保新制度的有效执行。从下周一开始，各部门需要在周五下班前完成首次保密自查，并将检查表提交到保密办邮箱。我们会根据自查结果，在6月15日前完成第一轮抽查，抽查结果将直接与部门季度绩效挂钩。对于发现的问题，整改期限不超过3个工作日，逾期未整改的部门将扣减当月绩效分数5分。
请各位同事务必重视这项工作，保密不是口号，而是每个人的责任。如果在执行过程中遇到任何问题，可以随时联系保密办，分机号是8026。我们一起努力，把公司的保密工作做得更好。
保密办公室
2025年5月20日
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