团队会议记录及决策执行效果跟进表.docVIP

团队会议记录及决策执行效果跟踪工具

一、适用场景与核心价值

本工具适用于各类团队协作场景，包括但不限于：周例会、项目推进会、跨部门协调会、问题复盘会等。当团队需要通过会议明确目标、分配任务、跟踪进度，并保证决策落地时，该工具能有效解决“议而不决、决而不行、行而不果”的常见问题，通过结构化记录与动态跟踪，推动团队目标高效达成，同时沉淀会议经验，为后续协作提供可追溯依据。

二、详细操作流程

1.会前：明确目标与准备

确定会议核心目标：组织者需提前明确本次会议需解决的关键问题（如项目瓶颈、资源协调、方案决策等），避免议题发散。

梳理会议议程：按“优先级”列出讨论议题，预估每个议题的时长，并提前1-2天将议程同步给参会人员，保证大家带着思考参会。

准备基础信息：提前记录会议基本信息（时间、地点、参会人、记录人），并准备相关背景材料（如项目数据、方案文档等），供会议中参考。

2.会中：聚焦讨论与记录关键信息

引导议题高效讨论：会议主持人需按议程推进，控制发言节奏，鼓励每位参会人围绕核心问题表达观点，避免偏离主题。

记录核心内容：记录人需重点抓取以下信息，避免流水账式记录：

讨论要点：针对每个议题的关键分歧、共识观点、备选方案；

决策事项：最终明确的结论（避免模糊表述，如“尽快推进”需替换为“3月15日前完成初稿”）；

行动项：每个决策对应的负责人、具体任务、交付时间、所需资源（人力/预算/工具等）。

确认信息准确性：会议结束前，记录人需复述关键决策与行动项，与参会人确认无遗漏、无歧义。

3.会后：整理记录与同步任务

24小时内输出会议记录：根据会中记录，整理成结构化文档，包含“会议基本信息-议程讨论-决策事项-行动项-待跟进问题”五部分，语言简洁、重点突出。

同步给相关人员：通过团队协作工具（如企业钉钉等）将会议记录同步给所有参会人及任务关联人，明确标注“需确认”或“需执行”的内容，要求负责人24小时内反馈任务接收情况。

建立跟踪台账：将行动项录入“决策执行跟踪表”（见模板），设置“初始状态”“负责人”“截止日期”“优先级”等字段，作为后续跟踪的依据。

4.执行中：动态跟踪与及时预警

定期更新进度：负责人需按约定频率（如每日/每周）在跟踪表中更新任务进度，标注“进行中”“已完成”“遇到障碍”等状态，并简要说明进展或问题。

发起风险预警：若任务可能延期或遇到资源瓶颈，负责人需提前24小时向会议组织者反馈，说明原因并提出解决方案（如申请资源、调整时间等），避免问题积压。

组织临时协调会：对跨部门或复杂任务，可每周召开15分钟短会，聚焦进度同步与问题解决，保证执行不偏离方向。

5.复盘：评估效果与持续优化

任务完成后评估：每个行动项完成后，负责人需提交“效果说明”，对照会议决策目标，说明是否达成、未达成的具体原因（如需求变更、资源不足等）。

阶段性复盘：每月/每季度组织一次会议复盘，结合跟踪表中的数据（如任务完成率、延期率、问题解决率），分析决策执行中的共性痛点（如目标不清晰、资源支持不足等），优化后续会议流程或协作机制。

三、模板工具示例

（1）会议记录模板

会议基本信息

会议名称

项目周例会

时间

2024年3月10日14:00-15:30

地点

3号会议室/线上会议

参会人

经理、主管、专员、助理

记录人

*助理

议程与讨论记录

议题1：项目A进度同步?讨论要点：专员反馈开发阶段遇到数据接口问题，需主管协调技术部支持；经理强调需保证3月20日前完成内测。?共识：技术部工程师3月12日前提供接口文档，*专员同步调整开发计划。

议题2：Q2营销方案决策?讨论要点：主管提出线上线下结合方案，经理建议优先聚焦线上引流，预算控制在5万元内。?决策：采用线上方案，由*专员负责策划，3月15日前输出详细预算表。

行动项清单||

|————————–|——————||

|任务描述|负责人|截止日期|优先级|资源支持|

|协调技术部提供接口文档|主管|3月12日|高|无|

|调整项目A开发计划|专员|3月13日|高|主管协助|

|输出Q2营销方案预算表|专员|3月15日|中|市场部*经理配合|

待跟进问题

技术部接口文档最终版本需同步至项目群，由*专员确认。

（2）决策执行跟踪表模板

决策事项

对应行动项

负责人

初始状态

截止日期

当前进度

更新时间

存在问题

解决措施

效果评估（完成/未完成）

未完成原因（若适用）

项目A内测前完成开发

协调技术部提供接口文档

*主管

进行中

3月12日

已收到初稿，待审核

3月11日

接口文档需增加异常处理说明

今日与技术部*工程师沟通补充

-

-

确定Q2营销方案预算

输出详细预算表

*专员

进行中

3月15