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2026年跨境电商培训公司财务信息系统管理办法

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司财务信息系统管理，保障财务数据真实、完整、安全，提升财务核算效率与管理水平，支撑跨境电商培训业务（如学员收费、课程成本核算、跨境合作费用结算等）有序开展，依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国网络安全法》《企业财务通则》等法律法规，结合公司财务工作实际，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司财务信息系统的规划、建设、上线、运维、升级、报废等全生命周期管理，涵盖的系统模块包括：账务核算模块（总账、明细账、报表生成）、资金管理模块（银行账户管理、收付款处理、资金流水记录）、收费管理模块（学员培训费收取、发票开具、退费处理）、成本核算模块（课程研发成本、培训场地成本、师资费用核算）、报表分析模块（财务报表、经营分析报表生成）。公司财务部全体人员、系统管理员、涉及财务数据录入的业务部门（如销售部、教学部）人员，均需遵守本办法规定；子公司财务信息系统管理参照本办法执行，需定期向总公司财务部报备系统运行情况。

第三条核心原则

财务信息系统管理遵循“安全优先、规范操作、权责分离、全程可控”原则。以数据安全为核心，建立多层级防护机制；明确系统操作流程与标准，避免随意操作导致数据错误；按“不相容岗位分离”要求设置系统权限，如制单与审核岗位权限分离；对系统操作、数据修改、权限变更等环节全程记录，确保可追溯、可审计。

第二章系统建设与运维

第四条系统建设要求

财务信息系统建设需结合公司业务需求，由财务部牵头，联合技术部、业务部门（销售部、教学部）共同制定《财务信息系统建设方案》，方案需明确系统功能需求（如“支持多币种收付款，适配跨境培训费用结算”“实现学员收费与课程信息自动关联”）、技术标准（如系统响应速度、数据存储容量）、实施周期、预算金额。系统选型优先选择成熟商用软件（如具备跨境财务处理功能的财务软件），如需定制开发，需委托具备资质的软件公司，签订开发合同，明确开发质量、数据安全责任、售后服务（如系统故障2小时内响应）。系统上线前需开展测试，测试内容包括功能完整性（如账务核算是否准确、收费流程是否顺畅）、数据安全性（如权限控制是否有效、数据加密是否达标）、兼容性（如与公司OA系统、学员管理系统数据对接是否正常），测试合格后方可上线。

第五条日常运维管理

技术部指定专人担任财务信息系统管理员，负责系统日常运维：每日检查系统运行状态（如服务器是否正常、网络连接是否稳定），查看系统日志，及时发现并处理异常（如登录失败、数据加载缓慢）；每周对系统进行一次安全扫描，排查病毒、漏洞，更新系统补丁；每月配合财务部开展系统功能检查，确保账务核算、收付款、报表生成等功能正常。系统出现故障时，管理员需立即启动应急预案：轻微故障（如单个用户登录异常）需在1小时内解决；一般故障（如某模块功能无法使用）需在4小时内解决；重大故障（如系统整体瘫痪）需在24小时内恢复，期间需采用手工记账临时替代，故障处理完成后需形成《系统故障处理报告》，分析故障原因，制定预防措施。

第六条系统升级与报废

当公司业务拓展（如新增跨境培训国家/地区，需补充多语言、多税制核算功能）或政策调整（如税收法规更新，需优化税务核算模块）时，财务部需提出系统升级需求，联合技术部制定《系统升级方案》，明确升级内容、时间节点、测试要求，升级前需对系统数据进行全量备份，升级后开展功能测试与数据验证，确保升级不影响现有数据与业务开展。财务信息系统达到使用年限（一般为5-8年）或因技术落后无法满足业务需求时，需启动报废流程：由财务部、技术部联合评估，出具《系统报废评估报告》，说明报废原因、数据迁移方案（如将历史财务数据迁移至新系统或归档存储），经公司分管领导审批后，由技术部负责系统卸载、服务器销毁，销毁过程需确保数据彻底清除，防止泄露。

第三章权限管理

第七条权限设置原则

财务信息系统权限设置遵循“最小必要、权责匹配”原则：根据岗位职责授予最小操作权限，如收费岗仅授予“学员收费录入、发票开具”权限，不授予“账务审核、报表修改”权限；不相容岗位权限严格分离，如制单岗与审核岗、资金支付岗与对账岗权限不得由同一人持有；禁止跨岗位、跨部门越权操作，特殊情况需临时授权的，需按流程申请。

第八条权限申请与审批

员工因工作需要申请系统权限，需填写《财务信息系统权限申请表》，注明申请岗位、所需权限模块（如“总账模块-制单权限”“资金模块-付款申请权限”）、权限使用期限（临时权限需明确起止时间，长期权限需注明“至岗位调整止”），申请单经部门负责人签字后，报财务部负责人审核，审核通过后由系统管理员配置权限，配置完成后需通知申请人进行权限测试，确认权限