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2026年网络直播设备租赁公司设备租赁状态跟踪管理制度

第一章总则

第一条目的

为实时、准确掌握公司网络直播设备在租赁全流程中的状态信息，规范设备租赁状态跟踪管理流程，避免设备丢失、损坏或闲置浪费，保障租赁业务有序开展，维护公司资产安全与合法权益，依据国家相关资产管理法律法规及公司内部管理制度，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有用于租赁业务的网络直播设备，包括但不限于摄像头、麦克风、调音台、编码器、直播推流设备、显示器及配套配件等。设备从租赁需求确认、出库、在租、归还入库至闲置管理的全流程状态跟踪，均需遵循本制度要求。参与设备租赁业务的业务部门、设备管理部门、财务部门及相关人员，均需严格执行本制度。

第三条制度依据

本制度依据《中华人民共和国民法典》（关于租赁合同的相关规定）、《企业国有资产管理法》（非国有公司参照执行）及行业内设备资产管理相关规范制定，若相关法律法规或行业标准更新，从其最新规定。

第四条基本原则

实时性原则：设备租赁状态发生变化时，需在规定时限内完成状态更新与记录，确保状态信息与实际情况一致，无延迟、遗漏。

准确性原则：跟踪记录的设备信息（如型号、序列号、租赁期限、使用人等）需真实、精准，避免因信息错误导致管理混乱。

可追溯性原则：建立完整的设备租赁状态跟踪档案，清晰记录每一次状态变更的时间、原因、责任人及相关凭证，确保全流程可追溯。

协同性原则：各相关部门需密切配合，共享设备状态信息，避免因信息壁垒影响业务开展或资产安全。

第二章职责分工

第五条业务部门

作为设备租赁业务的发起与执行部门，主要职责包括：在租赁需求确认后，及时向设备管理部门提供完整的租赁订单信息，明确设备型号、数量、租赁期限、客户信息及使用场景；租赁期间跟踪客户对设备的使用情况，收集设备运行状态反馈，发现异常（如设备故障、客户延期归还意向等）需立即通知设备管理部门；设备归还时，配合设备管理部门核对设备数量与外观状态，确认归还信息并签字确认。

第六条设备管理部门

承担设备租赁状态跟踪的核心管理职责，具体包括：建立设备租赁状态跟踪台账（电子台账为主，纸质台账备份），实时更新设备“闲置-待出库-在租-待验收-已入库”等状态；租赁前核对设备库存状态，确认可租赁设备数量与完好情况，配合业务部门完成设备出库核验；租赁期间定期与业务部门同步设备在租状态，跟进设备维护需求；设备归还后组织验收，根据验收结果更新设备状态，区分“可再次租赁”“需维修”“待报废”等类别；定期对设备状态数据进行汇总分析，提出设备调配或处置建议。

第七条财务部门

负责根据设备租赁状态跟踪记录，核对租赁费用计算的准确性，确保租金、押金、损坏赔偿等费用与设备状态（如延期归还、设备损坏）匹配；监督设备租赁相关费用的收缴情况，根据设备状态变化（如提前终止租赁、设备报废）调整财务核算流程；配合设备管理部门核对设备资产价值，确保资产台账与财务账目一致。

第八条客户服务部门

协助跟踪设备在租期间的客户使用反馈，接收客户提出的设备故障报修、使用咨询等需求，及时转交设备管理部门处理；在设备归还后，收集客户对设备状态及服务质量的评价，作为设备状态跟踪管理优化的参考依据。

第三章设备租赁前状态跟踪管理

第九条需求确认与库存核查

业务部门接到客户租赁需求后，需在1个工作日内整理需求明细（设备型号、数量、租赁起止时间、使用地点），提交至设备管理部门。设备管理部门接到需求后，需在2个工作小时内核查对应设备的库存状态，通过状态跟踪台账确认“闲置”且“性能完好”的设备数量是否满足需求，同时核对设备序列号、附件完整性等信息，向业务部门反馈库存核查结果。

第十条预占与状态更新

若库存设备满足租赁需求，业务部门与客户确认租赁意向后，需立即通知设备管理部门对相应设备进行“预占”处理，设备管理部门在跟踪台账中将设备状态从“闲置”更新为“待出库”，注明预占期限（最长不超过3个工作日，超期未确认租赁则恢复“闲置”状态）。若库存设备不足，设备管理部门需反馈业务部门，由业务部门与客户协商调整需求或等待设备归还。

第四章设备租赁中状态跟踪管理

第十一条设备出库与状态记录

业务部门与客户签订租赁合同并收取押金后，向设备管理部门出具《设备出库单》，注明租赁订单编号、设备信息、出库日期及领用人（客户或业务部门经办人）。设备管理部门凭《设备出库单》组织设备出库，与领用人共同核对设备外观、附件数量及开机运行状态，确认无误后双方在《设备出库单》上签字，设备管理部门立即将台账中设备状态从“待出库”更新为“在租”，记录出库时间、领用人信息及租赁期限。

第十二条在租状态监控

租赁期间，业务部门需每半个月（或根据租赁期限长短调整，租赁期限1个