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2026年网络直播设备租赁公司行政费用管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司行政费用管理，控制行政成本支出，提高资金使用效率，保障行政工作有序开展，同时确保费用管理符合国家财经法规及公司财务制度要求，结合公司网络直播设备租赁业务的运营特点，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门、分支机构及全体员工，涵盖行政费用的预算编制、申请审批、支出报销、监督检查等全流程管理，涉及的行政费用类型包括但不限于办公物资采购费、水电费、物业费、差旅费、车辆使用费、会议费、培训费、通讯费、招待费等非业务经营性费用。

（三）核心定义与管理原则

行政费用：指公司为维持日常行政运转、保障员工办公需求、开展行政相关活动而发生的各项非直接用于设备采购、租赁业务的支出。

管理原则：遵循“预算管控、事前申请、合规报销、权责清晰、节约高效”原则，做到费用支出有计划、有审批、有依据、有监督，杜绝浪费与违规支出。

二、组织架构与职责分工

（一）行政部门

作为行政费用管理牵头部门，主要职责包括：牵头编制公司年度行政费用预算，制定行政费用相关管理细则（如办公物资采购标准、差旅住宿标准），审核行政费用申请的合理性与合规性，组织行政费用支出的执行与管控，定期汇总行政费用使用情况并上报财务部门与管理层。

（二）财务部门

负责行政费用的财务管控，具体包括：参与年度行政费用预算的审核，制定行政费用报销流程与标准，审核费用报销凭证的真实性、合法性与完整性，办理费用支付手续，按月核算行政费用支出情况，出具行政费用财务分析报告，监督行政费用预算执行情况。

（三）各业务部门

负责本部门行政费用的日常管理，包括：根据部门年度工作需求提出行政费用预算申请，严格按照预算与制度要求申请、使用行政费用，指定专人负责本部门费用报销材料的收集与初审，配合行政部门、财务部门开展费用核查工作，确保本部门行政费用支出合规、节约。

（四）管理层

公司总经理负责审批年度行政费用总预算及单笔金额超过规定标准（如5万元及以上）的重大行政费用支出；部门负责人负责审批本部门年度行政费用预算申请及单笔金额在规定范围内（如1万元及以下）的日常行政费用申请；行政部门负责人负责审批公司层面日常行政费用申请（如1万-5万元）。

三、预算管理

（一）预算编制

编制时间：每年12月上旬，行政部门启动下一年度行政费用预算编制工作，次年1月中旬完成预算草案，报财务部门审核后，提交总经理办公会审议，1月底前确定年度行政费用总预算并分解至各部门。

编制依据：各部门根据上一年度行政费用实际支出情况、本年度工作任务调整（如人员增减、办公场所变化、新增行政活动需求等）、市场价格波动（如办公物资涨价、差旅费标准调整）等因素，合理测算本部门本年度行政费用需求，形成部门预算申请单，附详细测算说明后提交行政部门。

预算内容：年度行政费用预算需按费用类型细化，包括办公物资采购费（如办公用品、打印耗材）、水电费、物业费、差旅费（交通费、住宿费、伙食费）、车辆使用费（燃油费、维修费、保险费）、会议费、培训费、通讯费、招待费等，明确每项费用的预算金额、用途及测算依据。

（二）预算执行

预算控制：各部门行政费用支出需严格在年度预算范围内执行，不得超预算支出；确因特殊情况需超预算的，需提交《行政费用超预算申请单》，说明超支原因、超支金额及资金来源，经部门负责人签字、行政部门审核、财务部门复核后，报总经理审批，审批通过后方可支出。

预算调整：每年年中（6月底），行政部门结合上半年行政费用实际支出情况、下半年工作调整需求，组织各部门开展预算调整工作；预算调整需提交《年度行政费用预算调整方案》，经财务部门审核、总经理办公会审议通过后执行，调整后的预算总额不得超过公司年度总预算控制范围（特殊情况需报股东会审批的除外）。

预算监控：行政部门每月汇总各部门行政费用支出情况，与预算进行对比分析，形成《行政费用预算执行月报》，报财务部门与总经理；对预算执行偏差较大（如实际支出超过预算80%及以上）的部门，行政部门需提醒该部门控制支出，必要时约谈部门负责人分析原因。

四、费用申请与报销

（一）费用申请

日常费用申请：各部门因办公需求发生日常行政费用（如采购办公用品、申请差旅费），需提前填写《行政费用申请单》，注明费用类型、用途、金额、使用时间、申请人等信息，附相关支撑材料（如采购清单、出差任务通知），按审批权限报相应负责人审批；审批通过后，由行政部门统一采购（如办公物资）或由申请人按申请内容执行（如差旅费）。

重大费用申请：单笔金额超过5万元的重大行政费用（如大型会议、专项培训、办公场所装修），需提交《重大行政费用申请报告》，详细说明费用用途、必要性、支出明细（如会议场地费、嘉宾酬金、培训教材费）、预期效果，附多家供应商报价单