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2026年建筑工程公司供应商质量约谈管理制度

第一章总则

第一条制定目的与依据

为规范公司供应商质量约谈工作，及时解决供应商提供产品（材料、设备）或服务存在的质量问题，提升供应商质量管控能力，保障工程质量安全，依据《中华人民共和国产品质量法》《建设工程质量管理条例》《政府采购供应商管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合公司供应商管理及工程建设实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于与公司建立合作关系的所有供应商，包括材料供应商（如砂石、水泥、钢筋供应商）、设备供应商（如施工机械、电梯、消防设备供应商）、服务供应商（如检测服务、维保服务供应商）等；覆盖供应商提供产品或服务在进场验收、使用过程、质量检测中发现质量问题后的约谈管理，涉及公司采购部门、技术质量部门、项目管理部及供应商。

第三条基本原则

供应商质量约谈遵循“问题导向、实事求是、依规约谈、闭环管理”的原则。约谈需针对具体质量问题，不回避矛盾；以事实为依据，不夸大或缩小问题；严格按制度规定的情形、流程组织约谈；从约谈启动到问题整改验证形成完整管理链条，确保质量问题彻底解决，同时避免重复约谈或约谈流于形式。

第二章约谈情形界定

第四条必须约谈情形

出现以下情形之一的，必须组织供应商质量约谈：

供应商提供的产品经进场检验判定不合格，且单次不合格数量占该批次供货量30%及以上，或同一产品连续2批次进场检验不合格的；

供应商提供的产品在使用过程中出现质量问题，导致工程局部返工（返工费用超过5万元）、工序暂停（暂停时间超过24小时），或引发质量安全隐患的；

第三方检测机构出具的检测报告显示，供应商提供的产品质量不符合合同约定标准或国家规范要求，且影响工程关键功能的；

项目管理部反馈，供应商未按合同约定提供售后服务（如产品故障维修响应超时、维修效果未达要求），导致工程进度延误或质量问题无法及时解决的；

公司年度供应商质量评估中，供应商质量评分低于60分（满分100分），或排名末位且与前一名评分差距超过15分的。

第五条可启动约谈情形

出现以下情形之一的，可根据问题严重程度及影响范围，由相关部门申请启动约谈：

供应商提供的产品虽单次进场检验合格，但抽检合格率低于90%，或存在轻微质量瑕疵（如外观轻微破损、尺寸偏差接近规范上限）的；

施工班组反馈，供应商提供的产品使用说明不清晰、技术支持不到位，影响正常施工操作的；

合同履行过程中，供应商擅自变更产品规格、材质或生产厂家，未提前征得公司同意的；

公司内部质量检查中，发现供应商提供的产品存在质量波动（如不同批次产品性能差异较大）的。

第三章责任主体与职责

第六条采购部门职责

采购部门为供应商质量约谈的牵头部门，负责识别约谈需求，确认是否符合约谈情形；向供应商发出《质量约谈通知书》，明确约谈时间、地点、参与人员及需准备的材料（如质量问题说明、整改方案初稿）；组织协调约谈会议，负责会议记录整理，形成《质量约谈纪要》；跟踪供应商整改方案的落实情况，收集整改证明材料；将约谈结果及整改情况纳入供应商档案，作为后续合作及年度评估的依据。

第七条技术质量部门职责

技术质量部门负责从技术角度分析供应商质量问题，提供质量检测数据、不合格报告等支撑材料；参与约谈会议，向供应商明确质量问题的技术判定标准、对工程质量的影响程度；审核供应商提交的整改方案，评估方案的技术可行性及有效性；整改完成后，参与质量验证，出具验证意见，确认问题是否彻底解决；汇总供应商质量问题数据，分析共性问题，提出供应商质量管控改进建议。

第八条项目管理部职责

项目管理部负责收集供应商质量问题的现场证据，包括问题产品照片、使用记录、返工记录、进度延误说明等；向采购部门、技术质量部门反馈质量问题及影响，提出约谈需求；参与约谈会议，陈述质量问题在项目现场的具体表现及造成的实际影响；监督供应商在项目现场的整改实施过程，记录整改细节（如整改时间、整改措施、效果）；整改完成后，对产品使用效果进行现场验证，向采购部门提交验证报告。

第九条供应商职责

供应商需按《质量约谈通知书》要求，准时参加约谈会议，不得无故缺席或迟到；参会时需携带质量问题自查报告，说明问题产生的原因（如生产环节管控缺失、运输过程防护不当）；按约谈要求提交整改方案，明确整改措施、责任人、完成时限及资源保障；约谈后严格落实整改方案，按时向采购部门提交整改进展报告及证明材料；配合公司相关部门开展整改验证，对验证中发现的问题及时二次整改；对因自身原因导致的质量问题承担相应责任（如免费更换不合格产品、承担返工费用）。

第四章约谈流程管理

第十条约谈申请与审批

采购部门收到项目管理部或技术质量部门反馈的供应商质量问题后，在2个工作日内核实情况，确认是否符合约谈情形；符合必须约