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2026年建筑工程公司会计档案管理规范管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为落实《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等法律法规要求，规范公司会计档案收集、整理、保管、利用、销毁全流程管理，保障会计档案真实、完整、安全，为公司经营决策、审计监督、合规检查提供有效依据，结合建筑工程行业会计档案特点（如项目周期长、核算资料与工程合同关联紧密等），制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部及所有下属分支机构（以下统称“各单位”）的会计档案管理活动，涵盖会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等所有具有保存价值的会计核算专业资料。

第三条核心原则

遵循“统一标准、分类管理、安全保密、便捷利用、合规销毁”原则，确保会计档案管理符合法律法规要求，同时满足公司业务发展与内部管理需求。

第二章会计档案范围与职责分工

第四条会计档案范围界定

公司会计档案主要包括以下类别：1.会计凭证类：原始凭证（如工程付款发票、材料采购单据、人工费用结算单等）、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；2.会计账簿类：总账、明细账（含项目核算明细账）、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、固定资产卡片及其他辅助账簿；3.财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告（含资产负债表、利润表、现金流量表、附注及财务情况说明书），以及项目竣工财务决算报告；4.其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、纳税申报资料、工程合同中与会计核算相关的附件、会计软件及备份数据等。

第五条职责分工

财务部门：作为会计档案管理牵头部门，负责会计档案的日常收集、整理、装订、移交，制定会计档案分类标准与保管细则，确保会计档案形成规范；

档案管理部门（或指定专人）：负责接收财务部门移交的会计档案，进行统一保管、登记造册，办理会计档案借阅、归还手续，定期检查档案保管状况；

各业务部门（如工程部、采购部）：负责提供与会计核算相关的原始资料（如工程进度结算单、采购合同复印件等），确保资料真实、完整，及时传递至财务部门；

法务部门：负责审核会计档案销毁、移交过程中的合规性，规避法律风险，对涉及法律纠纷的会计档案进行重点跟踪；

公司管理层：负责审批重大会计档案事项（如会计档案销毁、跨部门长期借阅），监督会计档案管理制度执行情况。

第三章会计档案收集与整理

第六条会计档案收集要求

财务部门需在会计核算完成后，及时收集当月（或当期）的会计凭证、账簿、报表等资料，确保无遗漏；业务部门提供的原始资料需加盖部门公章（或负责人签字），注明业务关联项目名称及日期；

银行对账单、纳税申报表等外部资料，财务部门需在获取后10个工作日内整理归档；项目竣工财务决算报告需在项目竣工审计完成后30个工作日内收集齐全；

电子会计档案（如会计软件备份数据、电子报表）需与纸质档案同步收集，备份数据需存储在专用移动硬盘或公司云存储系统，确保可追溯、不丢失；

对破损、污渍的原始凭证，财务部门需进行修复或复制，复制件需注明“与原件一致”，由经办人及财务负责人签字确认后归档。

第七条会计档案整理规范

会计凭证整理：按业务发生日期顺序排列，每本凭证厚度不超过2.5厘米，装订前需检查凭证附件是否齐全，对超出凭证尺寸的附件需折叠整齐；装订后需在凭证封面注明单位名称、凭证类别、年度、月份、凭证起止号、装订人及装订日期；

会计账簿整理：年度结束后，财务部门需对总账、明细账、日记账进行核对，确保账证相符、账账相符；账簿封面需注明单位名称、账簿名称、年度、册数，扉页需填写账簿启用表，由记账人、财务负责人签字盖章；

财务报告整理：按年度、季度、月度顺序分类，每年度的财务报告需整理成册，包含报表正文、附注、编制说明，封面注明单位名称、报告期间、报告类型，由编制人、审核人、审批人签字盖章；

其他会计资料整理：按“年度+类别”分类，如“2026年银行对账单”“2026年纳税申报资料”，每份资料需标注形成日期、关联项目（若有），与相关会计凭证或账簿对应存放。

第四章会计档案保管与利用

第八条会计档案保管要求

保管场所：会计档案需存放在专用档案柜（或档案库房），场所需具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁条件，配备灭火器、除湿机、防虫药剂等设备，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%；

保管期限：会计档案保管期限分为永久和定期两类，永久保管的包括年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、项目竣工财务决算报告；定期保管的分为10年和30年，其中会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册保管30年，银行对账单、银行存款余额调节表、纳税申报资料保管10年；保管期限从会计年度终了后的第一天算起；

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