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2026年建筑工程公司公文标准化流转管理制度

第一章总则

第一条制定目的与依据

为规范公司公文起草、审核、流转、归档全流程管理，确保公文传递高效、内容准确、责任清晰，保障公司各项决策部署及业务指令有效执行，根据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）及建筑行业公文管理相关要求，结合公司工程管理、项目运营实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有公文的管理活动，包括但不限于请示、报告、通知、通报、决定、函、纪要等法定公文，以及工程指令、合同审批单、项目进度报告、验收文件等业务类公文。公司总部各部门、各项目部及下属分公司所有涉及公文处理的人员，均需严格遵守本制度。

第三条核心原则

公文流转遵循“规范统一、权责明确、高效便捷、安全保密”的原则，确保公文格式符合标准、流转环节可追溯、处理时限不延误，同时严格落实保密要求，防范信息泄露风险。

第二章组织机构与职责

第四条公文管理委员会

公司设立公文管理委员会，作为公文管理工作的决策机构，由公司主要负责人及办公室、工程管理、法务、财务等部门负责人组成。主要职责包括：审定公文管理制度及实施细则；审批公文管理重大事项及流程优化方案；监督检查公文流转合规性；协调解决公文管理中的跨部门重大问题。

第五条公文管理部门

公司指定办公室作为公文管理部门，负责公文流转的日常管理与统筹协调，主要职责为：制定公文格式规范及流转时限标准；指导各部门开展公文起草、审核工作；负责公司对外公文的收发、登记及传递；管理公文用印及电子公文系统权限；组织公文管理培训及考核；监督公文归档及销毁工作。

第六条相关部门职责

工程管理部门负责工程类公文（如施工方案审批、工程变更指令、验收报告）的起草、初审及流转配合，确保公文内容符合工程规范及项目实际；法务部门负责对合同类、法律文书类公文进行合规性审核，防范法律风险；财务部门负责对涉及经费审批、付款申请类公文的财务合规性审核；各项目部指定专人负责本项目公文的接收、登记、传递及反馈，确保项目相关公文及时处理。

第三章公文起草与格式规范

第七条公文起草要求

公文起草需遵循“一事一文、内容准确、表述简洁”的原则。起草部门需明确公文主题、主送单位、抄送单位及办理要求，确保内容真实完整，数据准确无误，涉及工程参数、合同金额、时间节点等关键信息需反复核对。起草人员需使用公司统一的公文模板，避免出现错字、漏字及语法错误，重要公文需经部门负责人审核后提交公文管理部门。

第八条公文格式标准

公文格式需严格符合《党政机关公文格式》要求，具体规范如下：页面设置为A4纸，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；正文使用仿宋GB2312字体，字号三号，行距28磅；标题使用二号小标宋体字，居中排列；发文机关标志使用公司全称，字体为红色小标宋体字；发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份使用六角括号“〔〕”标注；附件说明需注明附件名称及件数，附件需与正文装订成册或单独装订并标注附件序号。

第九条公文分类与适用场景

请示适用于向上级请求指示、批准事项，需一事一请，不得夹带其他事项；报告适用于向上级汇报工作、反映情况、回复询问，不得夹带请示事项；通知适用于发布规章制度、部署工作、告知事项，可分为发布性通知、指示性通知、事务性通知；函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；纪要适用于记载会议主要情况和议定事项，需明确会议时间、地点、参会人员、议定事项及落实责任部门。

第四章公文流转流程

第十条内部审批流转

公文起草完成后，由起草部门负责人进行初审，审核通过后提交相关职能部门会签（如涉及经费需经财务部门会签，涉及法律事项需经法务部门会签）。会签部门需在1个工作日内完成审核，对有异议的内容需书面说明理由并反馈起草部门；无异议的需签字确认。会签完成后，公文提交公文管理部门审核格式及流转合规性，再报公司分管领导审批，重大公文需报公司主要负责人审批。审批通过后，由公文管理部门编号、用印并分发。

第十一条对外公文流转

对外发送的公文（如向建设单位报送的工程进度报告、向监管部门报送的备案文件），需经起草部门初审、相关部门会签、公文管理部门审核后，报公司分管领导或主要负责人审批。审批通过后，公文管理部门负责登记、用印，并通过专人送达、快递或官方邮箱传递，重要公文需留存送达回执或邮件发送记录。接收外部公文时，公文管理部门需及时登记公文名称、发文单位、接收时间、办理要求，经部门负责人审核后，按公文内容分送相关部门办理，并跟踪办理进度。

第十二条公文办理时限

公文办理实行“限时办结”制度，具体时限要求如下：紧急公文（如工程紧急指令、突发事项报告）需