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采购需求与供应商评估双面模板工具手册

一、模板应用背景与价值

在企业采购管理中，需求明确性与供应商适配性是决定采购效率与成本控制的核心要素。本模板旨在通过“需求标准化提报+供应商多维度评估”的双面结构，打通采购前期的需求确认与供应商筛选环节，适用于以下场景：

新产品/物料首次采购，需同步明确需求细节与供应商资质；

常规采购项目供应商年度评估，需结合历史合作表现与当前需求匹配度；

跨部门协同采购（如生产、行政、IT等），需统一需求提报口径与评估标准。

通过使用本模板，可实现需求提报“零歧义”、供应商评估“全量化”，降低因需求模糊或供应商选择不当导致的采购风险，提升采购决策科学性与流程规范性。

二、操作流程与步骤详解

（一）采购需求提报：从“模糊需求”到“明确清单”

目标：保证需求部门准确传递采购意图，采购部门清晰理解需求边界。

步骤1：需求部门填写采购需求基础信息

需求部门根据业务需要，在模板“采购需求信息表”中填写核心内容，包括：

需求背景：简要说明采购目的（如“生产扩产需新增设备”“办公场所租赁”等）；

物品/服务明细：名称、规格型号、数量、单位（如“服务器：DELR740/2台/台式机：联想启天A500/10台”）；

技术参数要求：明确功能指标、质量标准（如“服务器CPU：IntelXeonGold6248R，内存：32GBDDR4”）；

交付与商务要求：期望交付时间、地点、预算上限（含税/不含税）、付款方式（如“30天账期，验收合格后付款”）。

示例：生产部因新增生产线需采购“气动螺丝刀”，需求明细为：名称-品牌气动螺丝刀，规格-扭矩范围0.5-5N·m，数量-20把，交付时间-2024年6月30日前，预算-5000元/把。

步骤2：跨部门需求评审与确认

采购部门收到需求表后，组织技术部、财务部、需求部门召开评审会（复杂需求可引入外部专家），重点确认：

技术参数是否合理、是否符合行业标准；

预算是否在成本控制范围内，是否与市场价格匹配；

交付时间是否具备可行性（如生产周期、物流时效等）。

评审通过后，需求部门负责人、技术负责人、财务负责人签字确认，形成“最终采购需求清单”。

（二）供应商评估：从“资质筛选”到“综合优选”

目标：通过量化指标评估供应商履约能力，筛选出“需求匹配度高、合作风险低”的优质供应商。

步骤1：建立供应商评估维度与权重

根据采购类型（如物料、服务、工程），设定核心评估维度及权重（以下为通用参考，可调整）：

维度

权重

说明

资质文件

15%

营业执照、行业许可证（如ISO9001、医疗器械生产许可证等）、体系认证

技术能力

25%

技术参数匹配度、研发实力、设备配置、专利/技术成果

商务条件

20%

报价合理性、付款方式、交货期、折扣条款

服务能力

20%

售后响应速度（如24小时内故障处理）、培训支持、投诉处理机制

历史合作

20%

过往合作项目质量评分（如延迟交付次数、合格率）、客户评价（可附证明）

步骤2：收集供应商资料并初步筛选

采购部门通过公开招标、供应商库、行业推荐等渠道收集潜在供应商信息，要求供应商提供：

营业执照副本、相关资质证书复印件（加盖公章）；

产品技术说明书、样品（如需）、过往合作案例合同关键页；

报价单（需注明规格、数量、单价、总价、是否含税）。

初步筛选标准：剔除无相关资质、报价远超预算/低于成本价（需说明合理性）、过往合作存在重大质量问题的供应商。

步骤3：多维度评估与打分

组织评估小组（采购部门、需求部门、技术部门、质量部门）按照“供应商评估信息表”中的维度及评分标准独立打分，取平均分作为最终得分。

评分示例：供应商A的“技术能力”评分——技术参数匹配度（10分/10分，完全符合需求）、研发实力（8分/10分，拥有2项相关专利）、设备配置（9分/10分，生产设备自动化率90%），该维度得分=(10+8+9)/3×25%=22.5分。

步骤4：评估结果与推荐名单

汇总各供应商得分，按“从高到低”排序，结合需求优先级（如“技术能力必须达标”“报价不超预算”）确定推荐供应商（如“得分≥80分推荐为优选供应商，70-80分备选”），形成《供应商评估报告》，附评估打分表作为支撑材料。

（三）双面模板整合与输出

将“最终采购需求清单”与“供应商评估报告”整合至双面模板：

正面：采购需求信息表（含需求编号、部门、明细、参数、预算等确认信息）；

背面：供应商评估信息表（含供应商名单、评分维度、得分、推荐意见等）。

经采购负责人、分管领导签字后，作为后续招标、谈判或直接采购的依据，同步归档至采购管理系统。

三、采购需求与供应商评估双面模板表格

采购需求信息表（正面）

需求基本信息

需求编号

CG-XQ-2024-X（由采购部门按年度+流水号编制）

需求部门

□生产部□行政部