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记账实操-支付合同货款的分录SOP

支付合同货款的核心是根据发票收到时间和付款方式选择对应科目，主要分「先付款后收票」「先收票后付款」「付款同时收票」三种场景，以下是具体分录SOP及示例：

一、核心前提：明确两个关键维度

发票状态：是否已收到供应商开具的增值税发票（含专票/普票）；

付款方式：银行转账、承兑汇票背书、现金、预付等。

二、分场景分录处理（含实例）

场景1：先付款，后收到发票（预付货款）

适用情况：按合同约定先支付定金或预付款，后续收到货物/服务及发票。核心逻辑：付款时先记「预付账款」（资产类科目），收到发票后冲减预付，确认成本/费用和进项税额（一般纳税人）。

（1）支付预付款时

会计科目

借方金额

贷方金额

备注

预付账款—XX供应商

实际付款金额

—

小规模纳税人直接按价税合计入账

银行存款/应付票据

—

实际付款金额

用承兑汇票支付记“应付票据”

实例：甲公司（一般纳税人）按合同约定，以银行转账预付A供应商货款11.3万元（价税合计，税率13%）。分录：借：预付账款—A供应商113000贷：银行存款113000

（2）收到发票并确认成本/费用时

会计科目

借方金额

贷方金额

备注

原材料/库存商品/管理费用等

不含税金额

—

根据货物/服务类型选科目

应交税费—应交增值税（进项税额）

税额

—

一般纳税人专票可抵扣

预付账款—XX供应商

—

价税合计金额

冲减之前预付的款项

实例：甲公司收到A供应商开具的专票，注明不含税金额10万元，税额1.3万元，货物已入库。分录：借：原材料100000借：应交税费—应交增值税（进项税额）13000贷：预付账款—A供应商113000

场景2：先收到发票，后支付货款（应付账款）

适用情况：供应商先交付货物/服务并开具发票，按合同约定延后付款（如月结30天）。核心逻辑：收到发票时确认「应付账款」（负债类科目）和成本/费用，付款时冲减应付。

（1）收到发票并确认负债时

会计科目

借方金额

贷方金额

备注

原材料/库存商品/管理费用等

不含税金额

—

根据业务类型选科目

应交税费—应交增值税（进项税额）

税额

—

一般纳税人专票可抵扣

应付账款—XX供应商

—

价税合计金额

小规模纳税人直接按价税合计记应付

实例：乙公司（小规模纳税人）收到B供应商开具的普票，价税合计5.15万元（税率3%），服务已提供。分录：借：管理费用51500贷：应付账款—B供应商51500

（2）支付货款时

会计科目

借方金额

贷方金额

备注

应付账款—XX供应商

价税合计金额

—

冲减之前确认的负债

银行存款/应收票据

—

实际付款金额

用承兑汇票支付记“应收票据”（背书转让）

实例：乙公司以银行转账支付B供应商货款5.15万元。分录：借：应付账款—B供应商51500贷：银行存款51500

场景3：付款与收到发票同时进行

适用情况：当场付款、当场收到发票（如现金采购、即时结算）。核心逻辑：直接确认成本/费用、进项税额（一般纳税人），同时减少银行存款/现金。

会计科目

借方金额

贷方金额

备注

原材料/库存商品/管理费用等

不含税金额

—

一般纳税人按不含税价

应交税费—应交增值税（进项税额）

税额

—

一般纳税人专票可抵扣

银行存款/现金

—

实际付款金额

小规模纳税人直接按价税合计贷方记银行存款

实例：丙公司（一般纳税人）以现金购买办公用品，当场收到专票，不含税金额2000元，税额260元。分录：借：管理费用2000借：应交税费—应交增值税（进项税额）260贷：现金2260

三、特殊情况处理

1.用承兑汇票支付货款（背书转让）

分录：借：应付账款—XX供应商（或预付账款—XX供应商）贷：应收票据—XX汇票（或应付票据—XX汇票）备注：若为自己开具的银行承兑汇票，记“应付票据”；若为收到的其他单位承兑汇票背书转让，记“应收票据”。

2.支付货款时享受现金折扣

逻辑：现金折扣计入“财务费用”（借方）。实例：丁公司应付C供应商货款10万元（不含税），约定付款期10天内享受2%现金折扣，丁公司在第8天付款。分录：借：应付账款—C供应商113000（价税合计，税率13%）贷：银行存款110740（113000×98%）贷：财务费用2260（113000×2%）

3.款项退回（多付或退货）

分录：借：银行存款贷：预付账款/应付账款（或原材料/管理费用等，视是否已确认成本而定）实例：甲公司因退货