企业办公物品采购申请及审批流程模板.docVIP

一、适用范围与使用场景

二、流程操作步骤详解

（一）申请人发起申请

填写申请单：申请人根据实际需求，填写《企业办公物品采购申请单》（详见第三部分模板），明确物品名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额（如有）、申请理由及期望到货时间。

附材料说明：若采购物品涉及特殊用途（如专业设备、定制物品），需附简要说明或技术参数；若为紧急采购，需在申请单中标注“紧急”并说明原因（如临时会议、设备突发故障）。

提交初审：将填写完整的申请单提交至本部门负责人进行初步审核。

（二）部门负责人审批

审核必要性：部门负责人核实采购需求的合理性，确认物品是否为办公必需、数量是否匹配部门实际规模及工作需要，避免重复采购或过度申领。

预算核对：若部门有年度预算，需核对本次采购是否在预算额度内；若超预算，需在申请单中注明超预算原因并提请更高层级审批。

签署意见：审核通过后，部门负责人在申请单“部门审批”栏签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人调整。

（三）采购部门审核

合规性审查：采购部门核对申请单信息完整性（如物品名称、规格是否明确，数量是否合理）、审批流程是否完备（部门负责人签字是否齐全）。

可行性评估：

常规物品：查询库存台账，确认是否有可用库存或可调剂资源，避免重复采购；

新采购物品：根据规格参数进行市场初步询价，评估价格合理性（参考历史采购价、市场均价），必要时提供2-3家供应商报价供参考。

签署意见：审核通过后，在“采购部门审核”栏签字；若需调整（如更换性价比更高的替代品、减少数量），与申请人沟通后修改申请单并重新提交。

（四）财务部门审批（涉及预算或金额较大时）

预算匹配度：财务部门核查采购申请是否符合企业年度预算规划，超预算采购是否按规定履行了预算调整审批程序。

金额合理性：根据采购部门提供的询价信息，评估预估单价、总金额是否在合理区间，避免价格虚高。

资金安排：确认采购资金是否可即时到位，或需纳入后续资金计划。审核通过后，在“财务审批”栏签字。

（五）分管领导/总经理审批（根据采购金额分级）

小额采购（如单次金额≤1000元）：由分管采购的副总经理审批；

大额采购（如单次金额＞1000元）：需提交总经理审批，保证重大采购决策符合企业整体利益。

审批人重点核查采购必要性、预算合规性及金额合理性，通过后签字确认。

（六）采购执行与物品交付

供应商选择：采购部门根据审批通过的申请单，通过定点供应商采购、公开询价或招标等方式确定供应商（紧急采购可简化流程，但需保留比价记录）。

下单与跟踪：下达采购订单，明确交付时间、质量标准及验收要求，跟踪订单进度，保证按时到货。

物品交付：供应商将物品送达申请人指定地点，申请人与采购部门共同清点数量、核对规格，确认无误后签收。

（七）验收与付款

质量验收：申请人及部门负责人对物品质量进行初步验收（如办公用品是否完好、设备是否能正常运行），验收合格后在《采购验收单》上签字；不合格物品由采购部门联系退换货。

资料归集：采购部门收集采购申请单、审批记录、采购合同（如有）、供应商发票、验收单等资料，整理归档。

财务付款：财务部门核对完整资料后，按合同约定或企业付款流程向供应商支付款项。

三、采购申请单模板及填写说明

（一）模板表格

基本信息

内容

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

期望到货日期

年月日

物品明细

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估金额（元）

1.

2.

3.

合计金额（大写）

小写

申请理由

（简要说明采购用途、必要性，如“部门日常办公耗材补充”“新增员工办公设备配置”等）

审批流程

部门负责人签字：日期：年月日

采购部门审核：日期：年月日

财务审批（如需）：日期：年月日

分管领导/总经理审批：日期：年月日

备注

（紧急采购、特殊说明等）

（二）填写说明

基本信息：申请部门、申请人、联系方式需真实准确，期望到货日期应结合工作需求合理设定，避免过于紧急导致采购困难。

物品明细：名称需具体（如“A4复印纸”而非“纸张”），规格型号应明确（如“HPLaserJetProM404n打印机”），数量需根据实际需求填写，避免囤积；预估单价可参考历史采购价或市场均价，总金额=单价×数量。

申请理由：需简洁明了，说明采购物品的用途及对工作的必要性，如“为配合项目开展，需采购设备5台”。

审批流程：需按顺序依次签字，不得越级审批；审批人需明确签署意见（如“同意”“不同意，需调整”），并注明日期。

四、执行过程中的关键要点

预算控制优先：所有采购需严格控制在年度预算额度内，超预算采购必须提前履行预算调整审批程序，避免资金占用。

审批时效管理：各部门需在收到申请单后1-2个工作日内完成审批，紧急采购需标注“特急”并优先处理，保证不影响正常办公。

物品规范管