组织机构代码电子档案管理及关键技术标准规范.docVIP

组织机构代码电子档案管理及技术规范

1范围

本标准要求了组织机构代码电子档案采集、上报、接收、审核、保管、利用等管理及技术具体要求。

本标准适适用于各级代码管理机构。

本标准适适用于组织机构代码纸质档案数字化图像管理。

2规范性引用文件

下列文件中条款经过本标准引用而成为本标准条款，通常注日期引用文件，其随即全部修改单（不包含勘误内容）或修订版均不适适用于本部分，然而，激励依据本部分达成协议各方研究是否可使用这些文件最新版本。通常不注日期引用文件，其最新版本适适用于本部分。

GB/T18894-电子文件归档和管理规范

DA/T1-档案工作基础术语

DA/T13-1994档号编制规则??

DA/T15-1995磁性载体档案管理和保护规范

DA/T18-1999档案著录规则

DA/T19-1999档案专题标引规则

DA/T31-纸质档案数字化技术规范

3术语和定义

下列术语和定义适适用于本标准。

3.1档案archives

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成有价值多种形式历史统计。

3.2电子档案electronicarchives

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存放于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送档案。

3.3组织机构代码organizationcode

依据代码编制规则编制，给予每一个组织机构在全国范围内唯一、一直不变识别标识码。

3.4组织机构代码档案archivesoforganizationcode

全国各级代码管理机构在申请、年度验证、变更、换证、补证、注销等登记中直接形成有保留价值多种文字、图表等不一样形式历史统计。

3.5组织机构代码电子档案electronicarchivesoforganizationcode

全国各级代码管理机构在申请、年度验证、变更、换证、补证、注销等登记中直接形成并经数字化设备转化、以数码形式统计于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输档案。

3.6采集collection

采取扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存放在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别数字图像或数字文本，同时对已形成数字图像或数字文本进行整理处理过程。

3.7标引indexing

对档案内容进行分析，给予检索标识过程。

3.8著录description

对档案内容和形式特征等进行分析、选择和统计过程。

3.9保管custody

维护档案完整和安全活动。

3.10载体medium

可将信息统计于其上或其中物质材料。

3.11档案装具archivescontainer

用于存放档案器具，包含档案柜、档案架、档案盒等。

3.12耐久性durability

档案材料在保留和使用情况下保持其原有物理强度和化学稳定性程度。

3.13利用accessanduse

利用者以阅览、复制、摘录等方法使用档案活动。

3.14统计statistics

对反应和说明档案及档案工作现象数量特征进行搜集、整理和分析活动。

4采集

4.1扫描

4.1.1扫描范围

各级代码管理机构在代码登记中形成对国家和社会含有查考利用价值和保留价值文件，扫描人员应在完成登记当日扫描，具体扫描范围以下：

4.1.1.1在申请登记中应扫描下列文件（条件不许可情况下，可扫描其复印件）：

——申领组织机构代码证基础信息记录表；

——组织机构同意成立文件，包含企业法人营业执照或营业执照、机关法人登记证书、机关单位同意设置文件、社会团体法人登记证书及及其它机构同意设置或核准登记文件；

——法定代表人、责任人身份证件及经办人身份证件；

——代码申请表校对表（可选项）。

分支机构办理组织机构代码申请登记时，还应扫描其隶属机构组织机构代码证书。外资企业办理组织机构代码申请登记时，还应扫描外商投资企业同意证书。

4.1.1.2在年度验证登记中应扫描下列文件（条件不许可情况下，可扫描其复印件）：

?——申领组织机构代码证基础信息记录表或代码申请表校对表；

?——组织机构同意成立文件，包含企业法人营业执照或营业执照、机关法人登记证书、机关单位同意设置文件、社会团体法人登记证书及其它组织机构同意设置或核准登记文件（机关单位同意设置文件如和前一份档案中同意设置文件相同，则无须扫描）；

——法定代表人、责任人身份证件（和前一份档案中法定代表人、责任人身份证件相同时除外）；

——经办人身份证件（和前一份档案中经办人身份证