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会议服务合同协议（2025年住宿管理）

甲方（委托方）：[甲方全称]

法定代表人：[甲方法定代表人姓名]

注册地址：[甲方注册地址]

联系电话：[甲方联系电话]

电子邮箱：[甲方电子邮箱]

乙方（服务方）：[乙方全称]

法定代表人：[乙方法定代表人姓名]

注册地址：[乙方注册地址]

联系电话：[乙方联系电话]

电子邮箱：[乙方电子邮箱]

鉴于甲方拟于2025年[会议开始日期]至[会议结束日期]在[会议地点]举办[会议名称]，需要专业会议服务，特别是住宿管理服务；乙方具备提供会议服务及住宿管理的专业能力和经验。双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议：

第一条会议概况

1.1会议名称：[会议名称]

1.2会议时间：2025年[会议开始日期]至2025年[会议结束日期]

1.3会议地点：[会议地点]

1.4参会人数：预计参会人数[参会人数]人，其中需要住宿人数[住宿人数]人

1.5会议预算：甲方为本协议项下会议住宿管理服务的预算总额为人民币[预算金额]元（大写：[预算金额大写]元整）

第二条住宿管理服务内容

2.1酒店选择与预订

2.1.1乙方应根据甲方的会议需求、参会人数、预算以及地理位置等因素，负责推荐至少[推荐酒店数量]家符合要求的酒店供甲方选择。

2.1.2经甲方确认后，乙方负责根据甲方提供的参会人员名单及住宿需求，提前预订酒店房间，并确保预订的房间数量、类型和价格符合甲方要求。

2.1.3乙方应将酒店预订确认单及发票等文件及时提供给甲方备案。

2.2住宿安排

2.2.1乙方负责安排参会人员的住宿，包括根据甲方提供的参会人员名单进行房间分配，并提前将分房名单通知相关人员。

2.2.2乙方应负责在会议开始前[提前天数]天将参会人员办理入住手续所需的相关文件（如会议通知、住宿确认单等）准备好，并安排专人负责办理入住手续，确保参会人员顺利入住。

2.2.3乙方应确保所有住宿人员的房间按照预订信息准确分配，并及时处理可能出现的房间分配问题。

2.3住宿费用管理

2.3.1乙方负责管理会议住宿期间产生的所有费用，包括但不限于房费、早餐费、服务费、税费等。

2.3.2乙方应向甲方提供详细的费用清单，并按照甲方要求的时间和方式收取住宿费用。

2.3.3乙方应负责与酒店进行费用结算，并确保所有费用支付准确、及时。

2.3.4乙方应配合甲方进行费用报销，并提供必要的票据和凭证。

2.4住宿服务保障

2.4.1乙方应负责协调酒店提供优质的住宿服务，包括但不限于房间清洁、设施设备维护、早餐供应等，并确保服务质量符合合同约定和行业标准。

2.4.2乙方应制定住宿服务标准，并定期对酒店的服务质量进行监督和评估，确保参会人员享有良好的住宿体验。

2.4.3乙方应设立专门的联系人，负责处理会议期间住宿相关的问题和投诉，并及时响应和解决参会人员的需求。

2.5特殊需求处理

2.5.1乙方应根据甲方的要求和参会人员的特殊需求，安排相应的房间类型，如无烟房、残疾人房等。

2.5.2乙方应负责处理参会人员在住宿期间提出的特殊需求，并及时与酒店沟通协调，确保需求得到满足。

2.6会议期间的住宿管理

2.6.1乙方应在会议期间派专人负责住宿管理，监督和协调酒店提供的住宿服务，确保服务质量符合合同约定。

2.6.2乙方应定期检查参会人员的住宿情况，并及时解决出现的住宿问题。

2.6.3乙方应配合酒店做好安全管理工作，确保参会人员的住宿安全。

2.7会议结束后的住宿安排

2.7.1乙方应负责在会议结束时协助参会人员办理退房手续，并确保所有房间已按照规定退房。

2.7.2乙方应负责与酒店进行最终的费用结算，并确保所有费用已支付完毕。

2.7.3乙方应在会议结束后[指定时间]内向甲方提供详细的费用结算报告。

第三条双方权利和义务

3.1甲方的权利和义务

3.1.1甲方的权利：

（1）有权要求乙方按照合同约定提供会议住宿管理服务；

（2）有权对乙方的住宿管理服务进行监督和评价；

（3）有权要求乙方提供会议住宿管理相关的各种文件和资料；

（4）有权要求乙方配合解决会议期间出现的住宿问题。

3.1.2甲方的义务：

（1）应向乙方提供准确的会议信息，包括会议名称、时间、地点、参会人员名单、住宿需求等；

（2）应按时支付合同项下约定的住宿管理服务费用；

（3）应配合乙方的工作，及时提供必要的协助和