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2025年软件正版化工作自查报告

为全面落实国家知识产权战略部署，严格执行《关于推进软件正版化工作的实施意见》等文件要求，切实加强软件资产管理，提升知识产权保护意识，我单位于2025年3月至6月开展了软件正版化专项自查工作。本次自查覆盖全单位23个部门、567台终端设备（含办公电脑、服务器及移动智能终端），通过制度核查、资产盘点、现场抽查、人员访谈等方式，系统梳理软件使用现状，现将自查情况汇报如下：

一、工作背景与组织保障

我单位作为公益性事业单位，始终将知识产权保护作为规范管理、防范法律风险的重要抓手。2025年，根据上级主管部门《关于开展年度软件正版化专项检查的通知》要求，结合单位信息化建设“十四五”规划中“强化软件资产全生命周期管理”的目标，经党委会议研究，成立由分管信息化工作的副理事长任组长，信息中心、法务部、财务部、综合管理部主要负责人为成员的软件正版化专项工作组，明确“全面覆盖、重点核查、立行立改”的工作原则。工作组下设办公室（设在信息中心），负责统筹协调、数据汇总及整改跟踪，形成“领导小组决策-责任部门落实-全员参与”的三级工作体系。同时，将软件正版化工作纳入部门年度考核指标（占比3%），与部门负责人绩效挂钩，确保责任压实到岗、落实到人。

二、制度建设与执行情况

（一）制度体系完善

2025年，我单位对现有软件管理相关制度进行全面修订，形成《软件资产管理制度（2025年修订版）》《信息化设备采购管理办法》《软件安装与使用规范》三项核心制度，明确软件“采购-授权-安装-运维-报废”全流程管理要求。其中，《软件资产管理制度》细化了软件分类标准（分为操作系统、办公软件、专业软件、工具软件四类），规定每类软件需留存授权证书、采购合同、付款凭证等证明材料，电子档案与纸质档案同步归档；《信息化设备采购管理办法》新增“软件授权同步采购”条款，要求硬件设备采购时需明确预装软件的授权类型（永久授权/订阅授权）及服务期限，避免“重硬件轻软件”问题；《软件安装与使用规范》建立“申请-审核-安装-备案”四步流程，要求员工安装非预装软件需填写《软件安装申请表》，经部门负责人、信息中心技术主管双审核通过后方可安装，安装后3个工作日内完成资产台账更新。

（二）台账动态管理

依托自主开发的“信息化资产管理系统”，建立软件资产电子台账，字段涵盖软件名称、版本号、授权类型（如永久/年度订阅）、授权数量、授权编号、供应商、购买日期、到期日期、安装设备编号及使用人等15项信息。2025年3月，信息中心组织各部门资产管理员开展台账录入培训（参训率100%），通过“设备-软件-使用人”三方绑定的方式，完成存量软件信息补录。截至自查结束，台账共录入软件127款，其中操作系统（Windows、国产麒麟系统）3款，办公软件（WPSOffice、MicrosoftOffice）2款，专业软件（CAD、统计分析工具等）18款，工具软件（压缩软件、远程控制软件等）104款，实现“账、物、人”一一对应。

三、重点工作落实情况

（一）软件资产全面梳理

工作组采用“技术扫描+人工核查”双轨模式开展资产盘点。技术层面，通过部署“软件安装监控工具”（SCCM系统）对全单位终端设备进行后台扫描，自动识别已安装软件的名称、版本、发行商及授权状态；人工层面，各部门资产管理员对照台账逐一核对设备软件安装情况，重点核查服务器、研发部门等高价值设备。经统计，本次共扫描终端设备567台，识别安装软件4327次（含重复安装），发现未授权软件12款（均为工具软件，如某非授权版压缩软件、图像编辑软件），涉及3个部门、17台设备，主要原因为部分员工通过第三方网站下载“破解版”软件用于临时办公。针对问题，工作组立即下发《整改通知书》，要求相关部门3个工作日内卸载未授权软件并安装正版授权版本，截至6月15日，所有问题已整改完毕。

（二）采购流程规范管控

2025年1-6月，我单位共采购软件23次，涉及金额87.6万元（含授权续费）。采购过程中严格执行“需求审批-市场调研-合同审核-验收备案”流程：需求部门需提交《软件采购申请表》，注明软件用途、功能需求及必要性说明，经信息中心技术评估（重点评估是否已有同类授权软件、是否可通过功能扩展满足需求）、财务部预算审核后，提交领导小组审批；市场调研阶段，优先选择列入《国家鼓励的重点软件产品目录》的国产软件（本次采购中，国产软件占比65%），对比3家以上供应商报价及服务条款；合同审核由法务部重点核查授权范围（是否涵盖当前及未来1年预期设备数量）、知识产权条款（明确授权方对软件著作权的保证责任）、违约条款（如授权失效后的补救措施）；验收环节，信息中心联合使用部门对软件功能、授权证书有效性进行核验，通过后同步更新台账并归