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企业合同审批及档案管理标准化模板

一、适用范围与核心价值

本模板适用于各类企业（含中小企业、集团化企业）在合同全生命周期管理中的审批流程规范及档案标准化管理，覆盖合同起草、审核、审批、签订、履行、归档等环节。通过明确职责分工、统一操作标准，可实现合同管理“流程规范化、风险可控化、档案系统化”，有效降低合同纠纷风险，提升管理效率，保障企业合法权益。

二、合同审批标准化流程

（一）合同发起与准备

发起主体：业务部门（如销售部、采购部、项目部）根据业务需求发起合同审批，填写《合同审批申请表》（见模板表格一）。

材料准备：发起人需同步提交以下材料：

合同草案（需明确合同主体、标的、金额、履行期限、违约责任等核心条款）；

对方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书，涉及特殊行业的需提供资质证明）；

业务背景说明（如立项报告、招投标文件、往来函电等，支撑合同必要性）；

法务部门要求补充的其他材料（如行业监管文件、特殊条款说明）。

（二）部门审核

合同草案按“业务初审→法务审核→财务审核→其他专项审核”顺序流转，各环节审核要点

审核环节

责任部门/岗位

审核要点

完成时限

业务初审

业务部门负责人*

1.合同内容与业务需求一致性；2.对方履约能力评估（如资信状况、过往合作记录）；3.履行风险预估（如交货周期、质量标准）。

1个工作日

法务审核

法务专员*

1.合同条款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规）；2.权利义务对等性（避免显失公平条款）；3.违约责任明确性（违约金、赔偿范围是否合理）；4.争议解决方式约定（明确管辖法院/仲裁机构）。

2个工作日

财务审核

财务经理*

1.合同金额与预算匹配度；2.付款方式、周期、票据要求是否符合财务制度；3.涉税条款合规性（如税率、发票类型）；4.对方收款账户信息真实性（需与营业执照一致）。

1个工作日

专项审核

如需（如技术、合规部）

1.技术参数、验收标准是否符合企业规范；2.行业监管要求（如安全生产、数据合规）。

按专项流程确定

（三）领导审批

根据合同金额、类型及企业授权制度，确定最终审批人：

一般合同（如日常采购、服务合同，金额≤10万元）：由分管业务副总*审批；

重大合同（如战略合作、固定资产购置，金额＞10万元或涉及核心业务）：由总经理*或董事会审批；

特殊合同（如对外担保、资产转让）：需经总经理办公会或股东会决议。

审批人需在《合同审批申请表》中签署“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，明确修改意见的，业务部门需在1个工作日内完成修订并重新流转。

（四）用印与签订

用印申请：审批通过后，由行政部*根据《合同审批申请表》及最终版合同，填写《用印登记表》（见模板表格二），加盖企业合同专用章（严禁以部门章代替）。

合同签订：

双方需当面签字盖章，或通过合法电子签约平台（如e签宝、法大大）签订电子合同（保证电子签章与实体签章同等效力）；

签订后，合同文本原则上需一式三份（甲方执两份，乙方执一份），涉及多个部门的，需增加部门留存份数。

（五）归档移交

合同签订后3个工作日内，业务部门需将以下材料移交至档案管理员*：

最终版合同原件（含所有修订页）；

《合同审批申请表》及各环节审核意见；

对方主体资格证明、补充协议、关键往来函电等附件；

电子版合同（需与原件一致，存储至指定服务器）。

三、合同档案规范化管理

（一）档案分类与编号

分类标准：按“合同类型-年份-部门-序号”规则分类，例如：

销售类合同：XST-2024-销售部-001；

采购类合同：CGT-2024-采购部-015；

劳动合同：LDHT-2024-人力资源部-008。

编号规则：

合同类型代码（首字母缩写，如“销售”为“XS”，“采购”为“CG”）；

签订年份（后两位数字，如2024年为“24”）；

签订部门（全称或固定代码，如“销售部”为“XS”）；

当年序号（三位数，从001开始按顺序递增）。

（二）档案存储与保管

存储方式：实行“电子+纸质”双轨制存储：

电子档案：扫描成PDF格式（分辨率≥300DPI），加密存储至企业档案管理系统，定期备份（每月1次）；

纸质档案：使用档案盒统一存放，盒面标注“合同编号-合同名称-签订日期-保管期限”，按编号顺序排列于档案柜中。

保管要求：

档案室需具备防火、防潮、防虫、防盗设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

涉密合同（如商业秘密、核心技术合同）需单独存放，设置访问权限，仅限授权人员查阅。

（三）档案借阅与使用

借阅申请：员工因工作需要借阅合同档案，需填写《合同档案借阅申请表》（见模板表格三），经部门负责人及档案管理员审批后，方可借阅。

借阅规则：

一般档案借阅期限不超过3个工作日，涉密档案不超过1个工作日；

借阅者需妥善保管