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同学聚会活动经费管理办法

一、总则

同学聚会是维系同窗情谊、共忆青春岁月的重要活动，其顺利举办离不开合理的经费支持与规范的管理。为确保聚会活动的公开、透明、节俭、高效，保障每一位参与者的合法权益，特制定本办法。本办法旨在明确聚会经费的筹集、使用、监督等各环节的操作规范，力求让每一分钱都用在实处，共同营造一个愉快、和谐的聚会氛围。

本办法适用于所有参与本次同学聚会的组织筹备及经费缴纳人员。

二、经费管理组织与职责

1.筹备组财务负责人：由同学聚会筹备组推选产生1-2名具有公信力、责任心强、细心严谨的同学担任财务负责人，专门负责经费的筹集、保管、支出、核算及公开工作。其职责包括：

*制定经费预算方案；

*负责款项的收取与登记；

*严格按照预算和规定审批、支付各项费用；

*妥善保管所有收支凭证（如发票、收据等）；

*定期向筹备组和全体参与同学汇报经费使用情况；

*聚会结束后及时完成决算并公示。

2.筹备组监督：筹备组全体成员对财务负责人的工作进行监督，重大开支项目应经筹备组集体商议决定。

三、经费的筹集

1.AA制缴费：这是聚会经费的主要来源。所有确认参加聚会的同学（及按规定需缴费的家属）均需按统一标准预缴费用。

*缴费标准：由筹备组根据聚会规模、预计开销等因素，在充分征求同学意见的基础上共同商议确定。原则上，费用标准应考虑到大多数同学的承受能力，并提前向所有意向参与者公示。

*缴费方式：可采用线上转账（指定收款账户及财务负责人）或线下现金缴纳（需出具收据）等方式，财务负责人应做好详细登记，包括缴费人、金额、时间等。

*特殊情况：对于确有经济困难的同学，可向筹备组提出申请，经筹备组集体商议后，酌情给予减免或提供其他形式的帮助（具体方式另行确定，尊重个人意愿）。

2.自愿赞助：鼓励经济条件较好或有意愿的同学自愿提供额外赞助，金额不限。赞助款项应单独登记，并在经费公开时予以鸣谢。赞助不得附加任何与聚会宗旨相悖的条件，且不得影响AA制原则的执行。

3.其他合法来源：如部分同学提供的实物赞助（如酒水、场地、礼品等），可折算为相应价值计入经费，并在公开时说明。

四、经费的使用范围与标准

经费应专款专用，严格控制在以下范围内：

1.餐饮费：聚会正餐及可能的茶歇、零食等费用，应提前询价、预订，力求性价比。

2.场地租赁费：如专门租用的聚会场地、KTV包间等费用。

3.活动物料费：包括聚会横幅、背景板、照片制作、简易纪念品、场地布置用品等费用。

4.交通补贴：如为接送外地同学或统一安排交通所产生的必要费用（需提前明确标准和范围）。

5.通讯联络费：筹备期间必要的通讯支出（一般金额较小，可忽略或由筹备组内部协调）。

6.其他经筹备组集体同意的合理支出。

经费使用原则：

*节俭务实：反对铺张浪费，力求花最少的钱办最好的事。

*公开透明：所有支出必须有据可查。

*事先审批：大额支出（可设定一个大致标准，如超过总预算的一定比例或某一固定金额）需经筹备组多数成员同意方可执行；小额日常支出由财务负责人根据预算灵活掌握，并及时向筹备组通报。

五、经费的审批与报销

1.事前控制：各项主要开支应尽量提前做好预算和询价，选择性价比高的供应商或服务。

2.报销凭证：所有报销款项必须提供合法、规范的原始凭证（如发票、收据等），注明开支事由、日期、金额等。如确实无法取得凭证，需由经办人书面说明情况，并经财务负责人（或筹备组负责人）签字确认。

3.审批流程：经办人（可为筹备组成员或指定同学）取得凭证后，交由财务负责人审核，符合规定的予以报销。大额支出需筹备组负责人签字确认。

4.款项支付：财务负责人应尽量通过银行转账方式支付款项，减少现金交易，以便留下痕迹。

六、经费的核算与公开

1.日常核算：财务负责人应建立专门的经费收支台账，及时、准确记录每一笔收入和支出，做到日清月结，账目清晰。

2.中期公示：在聚会筹备过程中，可根据需要（如大额款项支出后）向筹备组内部或全体参与同学进行阶段性经费使用情况公示。

3.决算与公示：聚会活动结束后一周内（或根据实际情况确定合理期限），财务负责人应完成经费决算，编制详细的收支明细表，包括总收入（AA制缴费、赞助等）、总支出（分项目列出）、结余或超支情况。

4.结果告知：决算表应通过微信群、QQ群或其他约定方式向所有参与缴费的同学进行公示，公示期不少于三日，接受大家监督。对于同学提出的疑问，财务负责人应予以耐心解答。

七、经费结余与超支处理

1.经费结余：若聚会结束后经费有结余，处理方式可由筹备组征求多数同学意见后决定，一般有以下几种方式：

*按原缴费比例向参与同学进行部分返还；

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