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合同、档案管理制度(3篇)

合同管理制度

一、总则

为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、分支机构签订的各类合同。合同管理应遵循依法合规、全面管理、分工负责、全程监控的原则。

二、合同管理部门及职责

公司设立合同管理部门，负责合同的统一管理工作。其主要职责包括：制定和完善公司合同管理制度；对合同文本进行审核，确保合同条款合法、合规、公平、合理；监督合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题；建立合同档案，对合同进行分类、编号、保管和检索；组织合同管理人员的培训和考核。

各业务部门负责本部门合同的前期洽谈、起草、履行等工作。具体职责为：负责与合同相对方进行业务洽谈，了解对方的主体资格、资信状况等情况；根据业务需求起草合同文本，确保合同内容符合业务实际；按照合同约定履行本部门的义务，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时向合同管理部门报告。

三、合同签订流程

1.意向接触：业务部门根据业务需要与合同相对方进行初步接触，了解对方的合作意向和基本情况。在接触过程中，应要求对方提供营业执照、资质证书等相关资料，对其主体资格进行初步审查。

2.资信调查：业务部门对合同相对方的资信状况进行调查，可通过查询工商登记信息、银行征信记录、行业口碑等方式，了解对方的经营状况、财务状况、信用记录等情况。对于重大合同，可委托专业的资信调查机构进行调查。

3.合同起草：业务部门根据洽谈结果和业务需求起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。合同条款应明确、具体、清晰，避免使用模糊、歧义的语言。

4.部门审核：业务部门起草完合同文本后，应先进行内部审核。审核内容包括合同的业务可行性、条款的合理性、风险防范措施等。审核通过后，将合同文本及相关资料提交合同管理部门进行审核。

5.合同管理部门审核：合同管理部门收到业务部门提交的合同文本及相关资料后，应在规定的时间内进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、条款的完整性、风险防范措施等。对于不符合要求的合同，合同管理部门应提出修改意见，要求业务部门进行修改。

6.法律审核：对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，合同管理部门应将合同文本提交公司法律顾问进行法律审核。法律顾问应从法律角度对合同进行审查，提出法律意见和建议。

7.领导审批：经过合同管理部门和法律审核通过的合同，应提交公司领导进行审批。公司领导根据合同的重要程度和金额大小进行审批，对于重大合同，可能需要经过公司董事会或股东会的批准。

8.签订合同：合同经公司领导审批通过后，由业务部门与合同相对方签订合同。签订合同应采用书面形式，并由双方签字或盖章。对于需要办理批准、登记等手续的合同，应按照相关规定及时办理。

四、合同履行

1.履行义务：合同签订后，各部门应严格按照合同约定履行自己的义务。业务部门应负责合同的具体履行工作，及时组织生产、供货、服务等活动，确保合同的顺利履行。

2.跟踪监控：业务部门应定期对合同履行情况进行跟踪监控，及时了解对方的履行情况。如发现对方有违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向合同管理部门报告。

3.变更与解除：在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，应按照合同约定的程序进行。变更或解除合同应签订书面协议，并经双方签字或盖章。对于重大合同的变更或解除，还应经过公司领导的审批。

4.纠纷处理：如在合同履行过程中发生纠纷，业务部门应及时与对方进行协商解决。协商不成的，应及时向合同管理部门报告，并按照合同约定的争议解决方式处理。对于涉及重大法律纠纷的，应及时聘请律师进行处理。

五、合同档案管理

1.档案建立：合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门，由合同管理部门建立合同档案。合同档案应包括合同文本、附件、补充协议、履行过程中的往来文件、会议纪要、付款凭证等资料。

2.分类编号：合同管理部门应对合同档案进行分类编号，以便于管理和检索。分类可按照合同的类型、业务部门、签订时间等进行，编号应具有唯一性和系统性。

3.保管期限：合同档案的保管期限应根据合同的重要程度和性质确定。一般情况下，普通合同的保管期限为合同履行完毕后[X]年，重大合同的保管期限为永久。

4.查阅利用：公司内部各部门因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅合同档案应遵守档案管理的相关规定，不得泄露合同机密信息。

六、监督与考核

1.监督检查：合同管理部门应定期对各部门的合同管理工作进行监督检查，