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连锁便利店采购管理规范

第一章总则

1.1目的与依据

为规范连锁便利店（以下简称“便利店”）的采购行为，加强采购过程控制，确保采购商品的质量可靠、价格合理、供应稳定，降低采购成本，提高经营效益，保障消费者权益及公司整体利益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司所属各连锁便利店及总部采购相关部门的所有采购活动，包括商品采购、非商品类物资采购（如办公用品、耗材等），但特殊商品或服务采购另有规定的除外。

1.3基本原则

1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司内部规章制度，坚持公开、公平、公正的原则。

2.质量优先原则：在满足成本控制要求的前提下，严格把控商品质量关，确保采购商品符合国家质量标准及公司质量要求。

3.成本效益原则：通过科学的采购策略和有效的谈判，力求以最合理的成本获取最优的商品和服务，实现性价比最大化。

4.效率原则：优化采购流程，提高采购效率，确保商品及时供应，满足门店销售需求。

5.廉洁诚信原则：采购人员应恪守职业道德，廉洁自律，与供应商保持健康、诚信的合作关系，杜绝商业贿赂及一切不正当交易行为。

第二章组织与职责

2.1采购部门

公司总部设立采购部，作为连锁便利店采购管理的归口部门，统一负责商品采购策略制定、供应商管理、采购计划执行、采购合同管理等核心工作。其主要职责包括：

*制定和完善公司采购管理制度及操作流程。

*进行市场调研，分析商品趋势及价格动态，优化商品结构。

*供应商的开发、评估、选择、合作谈判及关系维护。

*采购计划的制定与实施，确保商品的及时供应与合理库存。

*采购合同的洽谈、签订、履行及管理。

*监控采购成本，进行成本分析与控制。

*配合相关部门进行商品质量问题的处理与追溯。

2.2门店职责

各便利店门店作为商品销售终端，其在采购管理中的主要职责包括：

*根据门店实际销售情况、库存水平及市场需求，及时、准确地提报商品补货需求。

*配合总部进行新品试销、促销活动等的执行与反馈。

*对到店商品进行数量和外观质量的初步验收，发现问题及时上报。

*负责门店滞销商品、临期商品的信息反馈，协助进行退换货处理。

2.3其他相关部门

*财务部：负责采购资金的审核与支付，参与采购合同的财务条款审核，进行采购成本核算与监督。

*营运部/商品部：参与商品规划、品类管理、促销方案制定，提供市场销售数据支持，协助评估商品绩效。

*仓储物流部（如适用）：负责商品的仓储管理、分拣配送，确保物流环节的顺畅与商品安全。

*法务部（如适用）：负责采购合同的法律合规性审核，提供法律支持。

第三章采购流程管理

3.1商品规划与需求提报

1.商品规划：采购部结合公司发展战略、市场趋势、消费者需求及门店定位，制定整体商品规划及品类策略。

2.需求收集：门店根据日常销售数据、库存预警、季节性因素、促销计划等，定期或不定期向采购部提报补货需求或新品引进建议。

3.需求汇总与审核：采购部对各门店提报的需求进行汇总、分析、审核，并结合商品规划，形成采购需求计划。对于新品引进，需进行可行性评估。

3.2供应商选择与评估

1.供应商开发：采购部通过多种渠道（如行业展会、网络平台、同行推荐等）搜集潜在供应商信息。

2.供应商资质审查：对潜在供应商进行严格的资质审查，包括但不限于营业执照、生产许可证、卫生许可证、质量认证证书、品牌授权书等，必要时进行实地考察。

3.样品评估：对于新品或重要商品，要求供应商提供样品，由采购部联合相关部门（如营运、品控）进行质量、包装、口感（如食品）等方面的测试与评估。

4.供应商综合评估：建立供应商评估体系，从质量、价格、交货期、服务、信誉、财务状况、社会责任等多个维度进行综合评价，择优选取合格供应商。

3.3采购谈判与合同管理

1.谈判内容：采购谈判主要包括商品价格、采购数量、质量标准、交货期、付款方式、退换货政策、售后服务、违约责任等核心条款。

2.合同签订：谈判达成一致后，应与供应商签订正式的采购合同。合同内容应完整、明确、合法，符合公司合同管理规定。对于长期合作或大额采购，必须签订书面合同。

3.合同存档：采购合同由采购部负责整理、编号、存档，并抄送财务部等相关部门。

3.4订单下达与执行

1.订单生成：采购部根据采购需求计划及与供应商的约定，通过公司指定的订单系统或书面形式向供应商下达采购订单。订单应明确商品名称、规格、型号、数量、单价、总金额、交货地点、交货时间等信息。

2.订单跟踪：采购部负责跟踪订单的执行情况，与供应商保持沟通，确保商品按约定时间和数量送达指定地点