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会议筹备与复盘工具模板：高效会议全流程管理指南
一、适用会议类型与场景
常规型会议：部门周会、月度工作例会、项目进度同步会；
决策型会议：项目启动会、预算评审会、方案讨论会；
问题解决型会议：跨部门协调会、客户投诉处理会、风险应对会；
总结规划型会议：季度/年度工作总结会、战略目标研讨会、团建策划会。
无论会议规模大小（5人以下小会或30人以上大会）、时长长短（30分钟短会或3小时长会），均可通过本模板规范会议筹备、记录与复盘流程，提升会议效率与成果落地率。
二、会议筹备阶段操作流程
目标：明确会议目的、保证信息传递到位、提前规避潜在问题，为会议高效开展奠定基础。
步骤1：明确会议核心目标与议题
操作要点：
主持人或发起人需提前梳理会议要解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决跨部门协作流程卡点”）；
将核心目标拆解为2-5个具体议题，按优先级排序（如议题1：需求评审；议题2：资源分配；议题3：时间节点确认）；
避免目标模糊（如“讨论市场推广”改为“确定中秋推广活动的预算分配与执行方案”）。
步骤2：确定参会人员与分工
操作要点：
根据议题内容筛选必要参会人（决策人、执行人、相关领域专家），避免无关人员参会；
明确会议角色：
主持人：把控节奏、引导讨论（建议由议题负责人担任）；
记录人：实时记录关键信息（建议提前指定，避免临时推诿）；
汇报人：针对议题提前准备材料（如项目负责人、市场部）；
列席人：可参与讨论但无决策权（如实习生、支持部门同事）。
步骤3：准备会议材料与议程
操作要点：
提前3天收集并整理会议支撑材料（数据报表、方案初稿、历史会议纪要等），保证材料逻辑清晰、数据准确；
制定详细议程模板，包含：
议题名称、讨论时长、负责人、预期成果；
示例：14:00-14:20议题1：Q3产品迭代优先级评审（负责人：产品部*，时长20分钟，输出优先级清单）；
会前1天通过邮件/企业发送议程与材料，提醒参会人提前阅读。
步骤4：确认会议场地与设备
操作要点：
线下会议：提前预订会议室，测试投影仪、麦克风、网络等设备，保证座位安排符合讨论需求（如环形桌适合头脑风暴）；
线上会议：提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom），分享会议与密码，提醒参会人开启摄像头、调试麦克风；
备选方案：如设备故障，提前准备备用会议室或改用线上会议。
步骤5：发送正式会议通知
操作要点：
通知需包含：会议主题、时间（起止时间+时区）、地点（线上/线下会议室）、参会人员、议程概要、准备材料清单，联系人及联系方式（如“如有疑问，请联系行政部*”）。
三、会议复盘阶段操作流程
目标：总结会议成果、明确行动项、提炼经验教训，保证会议结论落地并持续改进会议质量。
步骤1：整理会议记录初稿
操作要点：
记录人需在会后2小时内整理会议纪要初稿，内容包含：
会议基本信息（时间、地点、参会人、缺席人及原因）；
各议题讨论要点（关键观点、分歧点、共识点）；
决策结论（明确“谁同意、谁反对、谁保留意见”，如“预算方案通过，财务部*负责3天内提交细化表”）；
待办事项（需包含任务描述、负责人、完成时限、交付成果，如“完成中秋活动物料清单——行政部*——8月20日前——Excel清单”）。
步骤2：审核与分发会议纪要
操作要点：
纪要初稿完成后交由主持人审核，保证信息准确、无遗漏；
审核通过后，在会后24小时内发送给所有参会人及相关方，并抄送部门负责人；
纪要末尾注明“请各位确认如有异议，请在2小时内反馈，逾期视为无异议”。
步骤3：跟踪待办事项进度
操作要点：
记录人或项目助理建立待办事项跟踪表（可结合甘特图或项目管理工具），实时更新任务进度；
在下次会议前3天，对未完成的待办项进行提醒（如“市场部*：中秋推广方案初稿需在8月25日前提交，当前进度滞后1天，请及时调整”）；
重要待办项需同步至部门周报/月报，保证管理层知晓进展。
步骤4：组织复盘总结会（可选）
操作要点：
对周期性会议（如月度例会）或重要项目会议，可在会后1周内组织小型复盘会（仅核心参会人参与）；
复盘重点：
会议效率：议程是否合理？时长控制是否得当？讨论是否聚焦？
成果落地：待办项完成率如何？是否存在卡点？
改进建议：下次会议可优化的环节（如“提前收集数据避免会上争论”“增加决策投票环节”）。
步骤5：归档会议资料
操作要点：
将会议通知、议程、材料、纪要、待办跟踪表等资料整理归档，命名格式为“YYYY-MM-DD_会议主题_部门”（如“2023-08-15_Q3产品迭代会_产品部”）；
电子档存入共享文件夹（如企业网盘/Teams），纸质档（如有）交由行政部门统一保管，方便后续查阅。
四、会议准备要点表模板
准备事项
具体内容要求
负责人
完成时限
备注（如特殊需求）
会议目标确认
明确核心问题
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