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2025年XXX公司合同履约保证管理制度

为规范公司合同履约行为，保障合同目的实现，防范履约风险，维护公司合法权益，结合公司实际经营情况，制定本制度。本制度适用于公司及下属全资、控股子公司（以下简称“各单位”）与外部主体签订的各类经济合同（包括但不限于买卖合同、建设工程合同、服务合同、租赁合同、技术合同等）的履约保证管理活动。

一、组织架构与职责分工

公司建立“决策-管理-执行”三级履约保证管理体系，明确各层级职责边界，确保责任可追溯。

（一）决策机构

公司总经理办公会为合同履约保证最高决策机构，主要职责包括：

1.审批重大合同（单笔金额超5000万元或对公司经营有重大影响的合同）的履约风险应对方案；

2.审议年度合同履约管理报告，对重大履约问题作出决策；

3.审定履约保证管理制度修订事项。

（二）管理部门

公司法律合规部为合同履约保证统筹管理部门，设立专职履约管理岗，主要职责包括：

1.制定、修订公司合同履约保证管理制度及配套操作指引；

2.组织开展合同履约风险评估，建立履约风险数据库；

3.监督各业务部门履约计划执行情况，定期汇总分析履约数据；

4.指导处理重大履约争议，协调外部律师、仲裁机构等专业资源；

5.组织履约管理培训，提升全员履约责任意识。

（三）执行主体

各业务部门（含子公司业务部门，下同）为合同履约直接责任部门，部门负责人为第一责任人，主要职责包括：

1.负责本部门合同的履约准备、过程实施及收尾管理；

2.制定具体履约计划，明确关键节点、责任人和完成标准；

3.实时跟踪履约进度，及时报告异常情况并提出应对措施；

4.收集、整理履约证据材料，配合管理部门开展风险评估；

5.落实履约考核结果，整改履约管理薄弱环节。

二、履约准备阶段管理

合同签订后，业务部门应在5个工作日内启动履约准备工作，确保资源、计划、责任到位。

（一）合同交底

业务部门须组织召开合同交底会，参会人员包括但不限于业务经办人、技术负责人、财务人员、法务专员及相关协作部门代表。交底内容应涵盖：

1.合同核心条款：标的、数量、质量、价款、履行期限/地点/方式、验收标准、违约责任等；

2.关键履约节点：如交货期、付款期、验收期等时间节点及对应的权利义务；

3.风险提示：对方履约能力预判、市场波动影响、法律政策变化等潜在风险点；

4.协作要求：跨部门配合事项（如物流、质检、财务付款）的责任分工及时限要求。

交底会须形成书面记录，由参会人员签字确认后存档。

（二）履约计划制定

业务部门应根据合同内容编制《合同履约计划表》，明确以下内容：

1.履约阶段划分：按时间或工作内容分为准备、执行、验收、收尾等阶段；

2.阶段目标：每个阶段需完成的具体任务（如“2025年3月15日前完成原材料采购”）；

3.责任主体：明确阶段任务的具体负责人及协同部门；

4.验收标准：量化阶段任务完成的判定依据（如“到货率≥95%”“验收报告经双方签字确认”）；

5.风险预案：针对可能影响阶段目标的风险（如供应商延迟交货）制定应对措施。

《合同履约计划表》须经业务部门负责人审核，重大合同需报法律合规部备案。

（三）资源配置保障

业务部门应根据履约计划配置必要资源，确保履约条件满足：

1.人力资源：配备具备专业能力的项目负责人及执行团队，关键岗位人员需具备相应资质（如建造师、质量工程师）；

2.资金保障：财务部门需根据合同付款条款编制资金预算，预留充足履约资金，避免因资金短缺导致违约；

3.技术支持：技术部门需提供必要的技术方案、设备调试、质量检测等支持，确保履约成果符合技术标准；

4.外部协作：与物流、仓储、检测等第三方服务商提前签订协议，明确服务标准及违约责任。

三、履约过程管控

（一）日常跟踪与反馈

业务部门应建立“日记录、周汇总、月分析”的履约跟踪机制：

-日记录：经办人每日记录履约进展（如到货数量、服务完成量）、异常情况（如对方延迟付款、质量问题）及处理措施；

-周汇总：每周五形成《履约周报》，内容包括本周完成情况、未完成事项原因、下周计划及需协调事项；

-月分析：每月25日前编制《履约月报》，分析本月履约率（实际完成量/计划完成量）、关键节点达标率（按时完成节点数/总节点数），识别潜在风险并提出改进建议。

《履约周报》《履约月报》需经部门负责人审核后，同步至法律合规部及相关协作部门。

（二）关键节点管控

对合同约定的里程碑节点（如预付款支付后10日内发货、验收合格后5日内付款等），业务部门须在节点前5个工作日启动预提醒机制：

1.向对方发送《履约提醒函》，明确节