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【公文写作】信息工程学院行政公文处理办法

信息工程学院行政公文处理工作坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，严格遵循《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）等规定，结合学院实际，规范公文处理流程，提升行政效能，保障政令畅通。本办法适用于学院党委、行政及其所属各系（部）、办公室、中心（以下简称“各部门”）在履行职责过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书处理活动，涵盖收文、发文、归档及电子公文管理等全流程。

一、公文种类与适用情形

学院行政公文主要包括以下12类，具体适用情形如下：

1.决议：适用于学院党委会议讨论通过的重大决策事项，如学院发展规划、重大改革方案等。

2.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级部门不适当的决定事项，如年度考核结果通报、先进集体表彰等。

3.公告：适用于向学院内外宣布重要事项或法定事项，如招生计划调整、重大活动安排等。

4.通告：适用于在学院内部公布应当遵守或周知的事项，如实验室开放时间调整、临时交通管制等。

5.通知：适用于发布、传达要求各部门执行或周知的事项，批转、转发公文，如工作部署通知、会议通知、文件转发通知等。

6.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况，如教学事故通报、科研成果表彰等。

7.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问，如年度工作总结报告、专项检查整改报告等。

8.请示：适用于向上级机关请求指示、批准，如经费申请、机构设置调整请示等。

9.批复：适用于答复下级部门的请示事项，如对实验室建设方案的批复、人员编制申请的批复等。

10.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，如与合作企业的合作意向函、与兄弟院校的调研协查函等。

11.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项，如党委会纪要、院长办公会纪要、专题工作会议纪要等。

12.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法，如教学改革实施意见、科研团队建设指导意见等。

二、行文规则

（一）向上级行文规则：

1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

2.请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项；请示事项涉及其他部门职权范围内的问题，须事先协商一致，未协商或协商未达成一致的，不得行文。

3.属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门，不得抄送学院党政办公室（以下简称“院办”）；需学院统筹协调的重大事项，由院办审核后统一报送。

（二）向下级行文规则：

1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关；重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，院办有权责令纠正或撤销。

3.上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院办负责人批准，可以翻印；翻印时应注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

（三）同级或不相隶属机关行文规则：

1.同级部门、部门与同级其他单位必要时可以联合行文，联合行文应当确有必要，且单位级别、职权相当；联合行文的成文日期以最后签发机关负责人的签发日期为准。

2.函件往来应遵循“一事一函”原则，明确商洽、询问或答复事项的具体内容，避免模糊表述。

三、公文拟制与办理

（一）公文起草：

1.内容要求：符合党的理论和路线方针政策，符合法律法规和学院规章制度；反映实际工作需要，观点明确、条理清晰、内容简洁、表述准确；文种使用恰当，格式符合《党政机关公文格式》要求。

2.起草责任：以学院党委或行政名义印发的公文，由主办部门负责起草；涉及多个部门的，由牵头部门组织联合起草，其他部门配合提供相关材料并签署意见。

3.政策合规性审查：涉及师生切身利益或重大改革措施的公文，起草部门须通过座谈会、论证会等形式征求相关部门、师生代表意见，并进行合法性、合理性、可行性评估；必要时需经学院法律顾问审核。

（二）公文审核：

1.审核主体：所有以学院党委或行政名义印发的公文，须经院办审核；部门内部行文由部门负责人审核。

2.审核重点：

（1）必要性：是否确有必要行文，是否符合行文规则，是否存在重复发文、越权行文情形。

（2）合规性：内容是否符合党的理论和路线方针政策，是否与上级机关和学院已有政策衔接，是否存在违反法律法规或学院规章制度的条款。

（3）准确性：表述是否严谨，数据、名称、时间、程序等要素是否准确，涉及奖惩、经费、编制等事项的是否有明确