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跨部门协作沟通记录与问题反馈表

适用工作场景

在企业日常运营中，跨部门协作是推动项目落地、优化流程、解决问题的关键环节。本工具适用于以下场景：

项目推进：多部门联合开展新项目（如产品上线、市场活动）时，需同步进度、协调资源；

流程优化：涉及跨部门流程（如审批、交付）存在卡点，需明确责任与改进方向；

问题处理：出现跨部门职责边界模糊、协作不畅或突发问题（如客户投诉、系统故障），需记录问题并跟踪解决；

信息同步：定期召开跨部门会议后，需梳理沟通结论、待办事项及责任人，保证信息无遗漏。

操作流程指引

一、明确协作主题与发起方

在启动跨部门协作前，由主导部门（或问题发起方）确定协作核心主题（如“2024年Q3产品迭代需求对接”“客户退换货流程优化”），并指定专人（发起人）作为沟通记录与问题反馈的跟进人，保证责任到人。

二、发起沟通记录与信息同步

填写基础信息：发起人根据协作主题，在表格中填写“协作主题”“发起部门”“发起人”“日期”“参与部门及人员”（含姓名*、职务，保证覆盖所有相关部门）。

记录沟通内容：在“沟通记录”模块，详细描述沟通时间、形式（线上会议/线下沟通/邮件同步等）、核心讨论内容及达成的共识（如“市场部需在8月15日前提交推广方案，技术部同步完成接口开发对接”）。

三、问题反馈与责任划分

若协作过程中存在待解决问题，需在“问题反馈”模块逐项记录：

问题描述：清晰说明问题具体表现（如“采购部提交的物料清单未包含质量标准，导致生产部无法验收”）；

问题影响：说明问题对协作进度、成本或目标的影响（如“可能导致生产延期3天，影响订单交付”）；

责任部门/人：明确问题的主要责任方及对接人（如“责任部门：采购部，对接人：*”）；

预期解决时间：与责任部门协商确定问题解决的截止日期（如“2024年8月10日前补充质量标准”）。

四、确认信息与分发跟进

信息确认：发起人将填写完成的表格同步至所有参与部门，由各部门负责人（或对接人）核对信息准确性，重点确认沟通共识与问题责任划分无误后签字确认。

分发与跟踪：确认后的表格由发起人存档，并定期（如每日/每周）跟踪问题解决进展，在“实际解决时间”“解决措施”“验证结果”栏更新进展（如“8月10日采购部提交质量标准，生产部已验收通过”）。

五、归档与复盘

协作事项完成后，发起人将最终版表格提交至部门负责人或项目管理办公室归档。对于周期较长或复杂度高的协作，可定期组织复盘，分析沟通效率与问题解决效果，持续优化跨部门协作机制。

跨部门协作沟通记录与问题反馈表

基础信息

协作主题

发起部门

发起人

日期

年月日

参与部门及人员

部门1：（职务）、（职务）；部门2：（职务）、（职务）等

沟通记录

沟通时间

年月日时分

沟通形式

□线上会议□线下沟通□邮件同步□其他：

核心沟通内容

（详细记录讨论要点、各方观点、达成的共识，如：明确需求优先级、资源分配方案等）

问题反馈

序号

问题描述（清晰、具体，包含问题发生环节、现象）

1

2

备注

（其他需说明的事项，如：需高层协调的资源、潜在风险等）

签字确认

发起部门签字：

日期：年月日

参与部门1签字：

日期：年月日

参与部门2签字：

日期：年月日

使用要点提示

信息及时性：沟通后24小时内完成记录，问题发生后立即反馈，避免信息滞后导致协作延误；

责任明确化：问题反馈时需指定唯一责任部门及对接人，避免“多人负责”变为“无人负责”；

闭环管理：所有问题需跟踪至“验证结果”栏确认解决，未彻底解决的问题需更新预期时间并说明原因；

简洁聚焦：沟通内容与问题描述需突出核心，避免冗长表述，保证各方快速抓住关键信息；

保密原则：记录内容涉及敏感信息（如未公开项目数据）时，需限定查阅范围，遵守企业保密规定。