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采购管理流程模板：供应商筛选与合同签订工具

一、工具概述

本工具旨在规范企业采购活动中供应商筛选与合同签订的关键环节，通过标准化流程、结构化模板及风险控制要点，帮助采购团队高效、合规地完成供应商选择与合作落地，降低采购风险，保证采购物资/服务满足企业质量、成本及交付要求。适用于企业生产性原材料采购、非生产性物资采购、服务外包等各类采购场景。

二、适用场景与目标

（一）典型应用场景

新供应商引入：企业首次采购某类物资/服务，需通过筛选建立合格供应商库；

现有供应商评估：定期对合作供应商进行绩效评估，决定是否续约或调整合作层级；

项目制采购：针对特定项目（如新产线建设、市场活动）的供应商选择与合同签订；

紧急采购：因生产急需或突发需求，需快速完成供应商筛选与合同签订（需兼顾效率与合规性）。

（二）核心目标

流程标准化：明确各环节责任主体、操作步骤及输出成果，避免随意性；

风险可控化：通过资质审核、评估机制、合同条款约束，降低合作风险；

决策科学化：基于量化指标（价格、质量、服务等）综合评估供应商，选择最优合作方；

效率提升：减少重复沟通、返工等环节，缩短采购周期。

三、供应商筛选全流程操作

（一）第一步：需求分析与采购计划制定

操作主体：需求部门（如生产部、行政部）、采购部

关键动作：

需求部门明确采购需求，包括：物资/服务名称、规格型号、技术参数、质量标准、需求数量、交付时间、预算上限、使用场景等，填写《采购需求申请表》（模板见第四章）；

采购部根据需求，结合库存情况、历史采购数据，制定采购计划，明确采购方式（招标、询价、单一来源等）、时间节点及负责人。

输出成果：《采购需求申请表》《采购计划审批表》。

（二）第二步：供应商信息收集与初步筛选

操作主体：采购专员

关键动作：

信息收集渠道：通过行业展会、专业数据库（如中国招标网）、供应商自荐、同行推荐、现有供应商库等方式收集潜在供应商信息；

初步筛选标准：

基本资质：营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001、医疗器械生产许可证等，根据行业要求）；

业务范围：是否具备提供所需物资/服务的资质与经验；

初步报价：是否符合预算范围（可要求供应商提供初步报价单）。

剔除明显不符合要求的供应商（如无资质、报价远超预算、业务范围不符），形成《潜在供应商清单》。

输出成果：《潜在供应商清单》。

（三）第三步：供应商资格预审

操作主体：采购部、需求部门、质量部（如涉及物资质量）

关键动作：

向《潜在供应商清单》中的供应商发放《供应商资格预审表》（模板见第四章），要求提供以下材料：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；

相关行业资质证书（如产品认证、体系认证证书）；

近3年同类项目业绩证明（合同复印件、客户评价）；

生产/服务能力说明（如生产线规模、技术人员配置、交付周期）；

财务状况证明（近1年财务报表或银行资信证明）。

采购部牵头组织需求部门、质量部对供应商提交的材料进行审核，重点核查：

资质真实性（可通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道验证）；

业绩是否与需求匹配（如案例规模、行业相关性）；

生产/服务能力是否满足交付要求。

输出成果：《供应商资格预审结果表》（通过/未通过，注明未通过原因）。

（四）第四步：供应商现场考察（如需）

操作主体：采购部、需求部门、质量部

适用场景：对关键物资、大型设备或首次合作供应商，需实地考察生产/服务现场。

关键动作：

制定《供应商现场考察checklist》，考察内容包括：

生产环境（如车间整洁度、设备维护状况）；

质量控制体系（如检测设备、流程规范、不合格品处理机制）；

供应链管理（如原材料采购渠道、库存管理）；

技术实力（如研发团队、专利技术）；

职业健康与安全管理（如安全生产制度、员工防护措施）。

考察后形成《供应商现场考察报告》，明确考察结论（推荐/不推荐）及需改进项。

输出成果：《供应商现场考察报告》。

（五）第五步：供应商综合评估与确定

操作主体：采购评审小组（由采购部、需求部门、质量部、财务部负责人组成）

关键动作：

设定评估指标与权重（根据采购类型调整）：

评估维度

权重示例

评估内容说明

价格

30%

报价合理性、成本控制能力

质量

25%

产品合格率、质量体系认证、售后保障

交付能力

20%

交付周期、准时交付率、应急响应

服务能力

15%

技术支持、沟通效率、问题解决速度

企业信誉

10%

商业信用、诉讼记录、社会责任

评审小组根据《供应商综合评估打分表》（模板见第四章）对通过预审的供应商进行量化打分，结合现场考察报告、需求部门意见，综合评估得分最高的供应商作为“候选供应商”；

若候选供应商为多家，可根据采购规模选择1-3家进行谈判，最终确定“中标供应商”或“选定供应商”。

输出成果：《供应商综合评估