行政办公管理手册.docVIP

行政日常办公管理手册

一、办公环境管理模块

适用场景与工作目标

适用于公司总部及各分支机构的办公区域环境维护，包括日常清洁、绿植养护、空间秩序管理等。目标是通过标准化管理，营造整洁、有序、舒适的办公环境，提升员工工作体验与企业形象。

标准化操作流程

（一）日常清洁管理

清洁区域划分：行政部根据办公布局划分清洁责任区（如公共区域、会议室、茶水间、个人工位等），明确各区域清洁标准（如地面无污渍、桌面无杂物、垃圾桶日产日清等）。

清洁频次安排：

公共区域（走廊、楼梯、前台）：每日2次（上午8:30前、下午17:30后）；

会议室、茶水间：每使用后清洁+每日1次全面消毒；

个人工位：员工每日下班前自行整理，行政部每周五下午检查。

清洁工具管理：行政部统一采购清洁用品（消毒液、纸巾、垃圾袋等），存放于指定清洁间，员工按需领取，避免浪费。

（二）绿植养护管理

绿植配置标准：根据办公区域光照条件选择绿植（如绿萝、多肉、吊兰等），公共区域每10平方米配置1-2盆，每盆绿植高度不超过1.2米。

养护责任分工：

行政部负责联系专业养护团队，每月2次定期浇水、修剪、施肥；

员工需避免挪动绿植或随意浇水，发觉枯叶、病虫害及时反馈行政部。

绿植更换机制：对生长不良或死亡的绿植，行政部应在3个工作日内联系更换，保证办公区域绿化效果。

常用表单模板

表1：办公区域清洁检查表

检查区域

检查项目（地面/桌面/垃圾桶/设备）

检查结果（合格/不合格）

检查人

检查日期

前台

地面无纸屑，桌面物品整齐

合格

张*

2023-10-09

会议室A

垃圾清空，座椅归位，白板擦净

不合格（白板有字迹）

李*

2023-10-09

茶水间

台面无水渍，微波炉内无食物残渣

合格

王*

2023-10-09

关键执行要点

清洁人员需每日提交清洁记录，行政部每周抽查1次，发觉问题立即整改；

重大会议或接待活动前，需增加清洁频次，保证环境整洁；

禁止在办公区域堆放与工作无关的物品（如个人快递、大件私人物品），保持通道畅通。

二、办公用品管理模块

适用场景与工作目标

适用于公司各类办公用品（如文具、耗材、劳保用品等）的申领、采购、发放与库存管理。目标是规范物资流转流程，保证供应及时、成本可控，避免资源浪费。

标准化操作流程

（一）办公用品申领与采购

申发起草：员工通过OA系统填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格、数量、用途及申领部门，部门负责人审批。

汇总审核：行政部每周五12:00前汇总各部门申领需求，核对库存后制定采购计划，提交行政总监审批。

执行采购：审批通过后，行政部从合格供应商处采购（优先选择长期合作供应商，保证质量与价格稳定），采购票据需注明物品明细及金额。

（二）发放与库存管理

发放登记：办公用品到货后，行政部验收合格入库，员工凭审批通过的《办公用品申领表》领取，领取时需在《办公用品发放登记表》签字确认。

库存盘点：行政部每月25日进行库存盘点，核对实物与台账是否一致，对临近保质期的物品（如胶水、墨盒）及时处理，保证库存物资有效使用。

常用表单模板

表2：办公用品申领表

申领日期

物品名称

规格/型号

申领数量

用途

申领人

部门负责人

审批人

2023-10-09

A4纸

80g

5包

部门日常打印

赵*

市场部

钱*

2023-10-09

签字笔

0.5mm黑色

10支

会议记录

孙*

人事部

周*

关键执行要点

严格执行“按需申领、杜绝浪费”原则，单次申领数量原则上不超过1个月使用量；

低值易耗品（如笔、纸）实行“以旧换新”制度（旧笔芯可换新笔，废纸可换新纸）；

行政部每季度发布《办公用品库存及消耗分析报告》，优化采购计划。

三、会议管理模块

适用场景与工作目标

适用于公司各类会议（如部门例会、项目推进会、客户接待会等）的筹备、组织与记录管理。目标是提高会议效率，保证会议内容有效传达与落实，保障会议规范有序进行。

标准化操作流程

（一）会前筹备

会议申请：发起人通过OA系统提交《会议预约申请》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、白板、麦克风等），提前2个工作日提交。

物料准备：行政部根据申请提前1天布置会场（调试设备、摆放座椅、准备茶水、席卡等），并发送会议提醒至参会人员。

（二）会中服务

签到引导：参会人员入场时，行政部引导签到（电子签到或纸质签到），分发会议资料，协助就座。

现场支持：会议期间，行政部全程在场，及时处理设备故障、茶水补充等需求，保证会议顺利进行。

（三）会后整理

纪要撰写：会议结束后2个工作日内，行政部根据会议记录整理《会议纪要》，明确会议决议、责任分工及完成时限，经发起人确认后分发至参会人员及相关部门。

场地复原：行政部清理会场，回收物料，关闭设备，恢复场地原状。

常用表单模板

表3：会议纪要表

会议