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《证照管理制度》

为规范公司各类证照的全生命周期管理，防范因证照管理不善引发的法律风险、经营风险，保障公司合法合规运营，结合国家法律法规及公司实际经营需求，制定本制度。本制度所称“证照”指公司及下属分支机构、控股子公司（以下统称“各单位”）依法取得的，具有法律效力的批准文件、资质证书、登记证书及其他证明性文件，具体包括但不限于：

1.行政许可类：营业执照（含电子营业执照）、食品生产许可证、危险化学品经营许可证、道路运输经营许可证等由行政机关依法核发的许可文件；

2.资质认证类：建筑企业资质证书、工程设计资质证书、ISO系列认证证书、信息系统安全等级保护备案证明等行业准入或能力证明文件；

3.登记备案类：税务登记证（含多证合一后整合的登记信息）、社会保险登记证、统计登记证、外汇登记证等依法需向主管部门登记备案的文件；

4.其他专项类：商标注册证、专利证书、著作权登记证书、不动产权证书、车辆行驶证等涉及公司财产权益或知识产权的证明文件。

本制度适用于公司总部及所有下属分支机构、控股子公司的证照管理活动，涵盖证照的申请、变更、延续、注销、保管、使用、监督等全流程环节。

一、管理职责划分

（一）综合管理部为公司证照统筹管理部门，履行以下职责：

1.制定并修订公司证照管理制度，指导各单位建立健全本单位证照管理细则；

2.建立公司级证照管理台账（以下简称“总台账”），记录证照名称、编号、发证机关、有效期、保管部门/人员、最近变更时间等关键信息，定期与各单位台账核对，确保信息同步；

3.负责公司总部层面证照的接收、归档、日常保管及使用登记，监督各单位证照保管场所的安全性；

4.统筹协调跨部门证照管理事项，对各单位证照管理工作进行定期检查与考核；

5.对接外部机构（如市场监管、税务、行业主管部门等），处理证照相关政策咨询与沟通事宜。

（二）业务部门（含各分支机构、控股子公司，下同）为证照的直接责任部门，履行以下职责：

1.负责本部门职责范围内证照的申请、变更、延续、注销等具体业务办理，确保材料真实、程序合规；

2.建立本部门证照管理台账（以下简称“分台账”），实时更新证照状态，每月25日前向综合管理部报送台账变更信息；

3.指定至少1名专职或兼职证照管理员（以下简称“专管员”），负责本部门证照的日常保管、使用登记及安全防护，专管员变更需提前3个工作日向综合管理部备案；

4.配合综合管理部开展证照检查工作，对检查中发现的问题及时整改。

（三）法务合规部负责对证照申请、变更、注销等环节的合规性进行审核，重点核查申请材料的合法性、程序的合规性及证照内容与公司实际经营的匹配性；对涉及重大法律风险的证照（如特许经营许可证、高风险行业资质证书），需出具专项法律意见。

（四）财务部负责配合涉及税务、外汇、社保等证照的管理工作，提供财务数据支持；对因证照问题导致的税费滞纳金、罚款等支出进行统计，并反馈至综合管理部纳入考核。

（五）各单位负责人为证照管理第一责任人，需定期听取本单位证照管理工作汇报，督促专管员履行职责，对因管理失职导致的证照风险承担领导责任。

二、证照全生命周期管理

（一）申请管理

1.需求发起：因新设公司、拓展业务、资质升级等需要申请新证照的，业务部门需填写《证照申请审批表》，注明申请事由、证照类型、预计办理周期及所需配合部门，经部门负责人签字后提交法务合规部审核。

2.合规审核：法务合规部需在3个工作日内完成审核，重点核查申请事项是否符合国家产业政策、是否超出公司经营范围、是否存在法律障碍；审核通过后提交分管领导审批，审批通过后方可启动办理程序。

3.材料准备：业务部门根据审批意见，收集整理申请材料（包括但不限于公司基本信息、经营场所证明、人员资质证明、技术文件等），确保材料真实、完整、有效；涉及第三方机构出具的证明文件（如审计报告、检测报告），需核查机构资质及文件有效期。

4.提交办理：材料准备完毕后，由业务部门专管员或委托有资质的代办机构（需签订书面委托协议并报综合管理部备案）向主管部门提交申请；通过线上平台办理的，需同步留存申请记录及电子回执。

5.领取归档：证照核准后，业务部门应在5个工作日内领取（电子证照需下载并保存至公司指定云盘），核对证照内容（名称、编号、有效期、发证机关等）与申请信息一致后，填写《证照归档登记表》，连同申请材料原件（或复印件加盖公章）一并移交本部门专管员保管；公司总部层面证照需同步移交综合管理部备案。

（二）变更管理

1.变更触发：当证照登记事项（如公司名称、法定代表人、注册资本、经营范围、经营场所、资质等级等）发生变更，或因政策调整需更新证照内容时