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03十二月2025项目沟通管理与项目会议

目录9.1项目沟通9.2信息发送9.3项目会议9.3绩效报告

沟通管理“高级管理人员往往花费80％的时间以不同的形式进行沟通，普通管理者约花费50％的时间用于传播信息”——Ludlow,R.,EffectiveCommunication项目沟通管理是“确保及时、正确地产生、收集、发布、储存和最终处理项目信息所需的各个过程。提供了成功所必须的人、思想和信息之间的重要联系”

沟通计划编制

项目经理在沟通中的作用项目经理90％的时间花在沟通上项目经理必须谙熟与下列几种人的沟通技巧：高层管理者项目队伍与之竞争的项目团队(同级别的人)客户项目经理在沟通中的中心角色

项目经理在沟通中的作用促进者(Facilitator)协调者(Coordinator)领导(保持小组或团队的凝聚力)沟通裁决人(Referee)或冲突解决者(Solver)谈判代表(Negotiator)倾听者(Listener)解释者(Interpreter)避免制造障碍，综合信息，管理信息流项目经理必须控制沟通但是项目经理不能控制所有信息

项目经理应该具有的交流技能怎样简明扼要说明任务的性质？怎样告知员工去做什么，如何做？怎样鼓励圆满完成任务的员工？怎样与职员一起探讨问题，听取他们的意见，了解他们的感情？怎样有效地委托职责，以便了解员工应该向你提出的问题？作为领导，怎样解释在特定环境中你的失常行为？

沟通的形式和技巧沟通的形式书面的和口头的内部的和外部的正式的和非正式的纵向的和横向的沟通的技巧传媒的选择写作风格——积极或被动的口吻、词汇选择表达技巧——体态语言、直观手段的设计会议管理技术——准备议程，处理时间冲突

沟通的媒介电话有声邮件电子邮件书信备忘录电视会议通用软件系统

沟通方法

沟通方式的选择当需立即采取措施时，书面和口头沟通是最好的方法当解决争端或批评某一团队成员时，非正式口头沟通比较合适大约55％的沟通是非语言沟通体态语言、面部表情和声调在沟通中起着重要的作用开放式问题问“什么”与“为什么”，这类问题可以促进沟通。Openquestions不能用“是”或“不是”来回答

有效聆听沟通是两面的：SpeakListen沟通的核心是理解：不仅需要被理解，而且还需要理解

有效聆听的常见障碍假装聆听注意力分散偏见和固执缺乏耐心急于得出结论

提高聆听技巧集中精力听积极主动地聆听提问不要打断

沟通场合会见演讲会议谈判调查

9.2信息发送将所需信息及时发送给项目干系人

行动计划格式消费者市场研究的行动计划任务名称工期开始结束所需资源负责人完工比例资金效率设计问卷10天2.253.91人/日A印发问卷并获得反馈75天3.106.203人/日B开发数据分析软件12天2.263.132人/日C测试软件5天3.143.202人/日D输入反馈数据7天6.216.391人/日E分析反馈数据8天6.307.103人/日F准备报告10天7.117.242人/日G

项目干系人分析项目干系人文件名称文件格式联系人交付期限备注客户管理人员月度状态报告硬拷贝每月月初客户业务人员月度状态报告硬拷贝每月月初客户技术人员月度状态报告电子邮件每月月初内部管理人员月度状态报告硬拷贝每月月初内部业务和技术人员月度状态报告企业内联网每月月初培训转包商培训计划硬拷贝29/9/2003软件转包商软件执行计划电子邮件29/4/2004

9.3项目会议项目会议类型如何使会议有效

项目会议类型情况评审会议解决问题会议技术设计评审会议

情况评审会议由项目经理主持，项目团队成员、客户或高层管理人员参加定期召开，如每周一次目的：通知项目进展情况、找出问题、制定行动方案

解决问题会议当项目团队成员发现存在的问题或潜在的问题时，立即与其他有关人员召开解决问题会议目的：寻找好的解决问题的方法

9步骤解决问题法Step1：描述问题Step2：找出问题的潜在原因Step3：收集数据并找出最可能的原因Step4：找出可能的解决方案Step5：评价可行方案Step6：确定最佳解决方案Step7：修订项目计划Step8：实施解决方案Step9：确定问题是否得以解决

技术设计评审会议对于包括设计阶段的项目，需要一次或更多次的技术设计评审会议目的：确保客户同意或批准项目承约人提出的设计方案

如何使会议有效—会前确定会议是否真正必要确定会议的目的确定谁需要参加会议，说明会议目的事先将会议议程表分发给被邀请者准备会议材料安排会议室

如何使会议有效—会中按时开始会议指定记录员评论会议的目的和议程表督促而不是支配会议：项目经理不必主持所有讨论，而应让其他参加者主持相应主题的讨论在会议结束时总结会议成果不要超过会议计划召开的时间评价会议进程：会议有效性检查

如何使会议