2026年高端鲜花定制公司财务信息化管理制度.docxVIP

2026年高端鲜花定制公司财务信息化管理制度

第一章总则

第一条为规范公司财务信息化管理，提升财务数据处理效率和准确性，保障财务信息系统安全稳定运行，防范财务数据泄露、篡改等风险，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计信息化工作规范》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合高端鲜花定制行业特点（如订单分散、定制化结算、门店收银多渠道、鲜花采购付款周期短等）及公司实际经营情况，制定本制度。

第二条本制度所指财务信息化管理，是指对公司财务核算系统、收银管理系统、采购付款系统、客户预存金管理系统等信息化平台的搭建、运行、维护、数据安全及操作规范的全流程管控活动；适用于公司财务部、运营部、各门店及所有使用财务信息化系统的人员。

第三条财务信息化管理遵循“安全优先、规范操作、数据真实、权责明确”的原则，做到系统运行有监控、数据录入有审核、信息存储有保障、操作行为有追溯，确保财务信息化系统服务于公司财务管理和经营决策。

第四条公司成立财务信息化管理小组，由财务部负责人担任组长，IT部、运营部负责人为成员，负责制定财务信息化系统运行规范、监督系统操作执行、解决系统运行异常问题、审核数据安全管控措施，小组办公室设在财务部。

第二章职责分工

第五条财务信息化管理小组职责：

（一）结合高端鲜花定制业务特性，制定财务信息化系统操作细则，明确订单结算、采购付款、预存金管理等模块的操作标准；

（二）每月审核财务信息化系统运行台账，每季度组织一次系统安全专项检查，排查数据泄露、系统故障等隐患；

（三）组织财务人员、门店收银人员开展信息化系统操作培训，每年不少于4次，重点培训系统录入规范、数据核对、应急处理等知识；

（四）对接系统服务商，按要求完成系统升级、功能优化，配合完成财务信息化相关审计及合规检查工作。

第六条财务部职责：

（一）负责财务信息化系统的日常管理，每日核查系统数据录入准确性，每周核对门店收银数据与系统账单，确保账实相符；

（二）建立财务信息化管理台账，记录系统登录日志、数据修改记录、系统故障及处理情况等，确保操作行为可追溯；

（三）制定财务数据备份及恢复预案，组织应急演练，处理系统卡顿、数据丢失、账号异常等突发情况；

（四）对违规操作财务系统、篡改财务数据的行为进行查处，督促责任人员整改。

第七条IT部职责：

（一）负责财务信息化系统的技术维护，每日监测系统服务器运行状态，及时修复系统漏洞、解决技术故障；

（二）设置财务系统操作权限，按“最小权限”原则为不同岗位人员分配账号权限，定期核查权限分配情况，收回离职人员账号；

（三）执行财务数据定期备份制度，每月进行全量备份、每周进行增量备份，备份数据存储至安全介质，防止数据丢失；

（四）配合财务部开展系统操作培训，提供技术支持，解答系统使用过程中的技术问题。

第八条运营部及各门店职责：

（一）门店收银人员严格按规范录入定制鲜花订单信息（品名、规格、价格、客户预存金抵扣等），确保订单数据真实准确；

（二）每日核对门店收银系统数据与实际收款金额，形成核对记录，发现差异立即上报财务部；

（三）妥善保管系统登录账号及密码，不得转借他人，离职前按要求交接账号权限，删除个人登录信息；

（四）配合财务部开展财务数据核对工作，如实提供订单、采购、配送等相关业务数据，不得隐瞒或篡改。

第三章财务信息化系统管理

第九条系统搭建与升级：

（一）财务信息化系统需满足高端鲜花定制业务需求，涵盖订单结算、采购付款、客户预存金管理、成本核算、财务报表生成等核心功能；

（二）系统升级前需由管理小组评估升级必要性，制定升级方案，升级过程中做好数据备份，避免数据丢失，升级后组织人员测试功能完整性；

（三）禁止私自安装非授权财务软件，所有财务信息化系统需经管理小组审核备案后方可投入使用。

第十条账号权限管理：

（一）财务系统账号实行“一人一号”制度，账号名称与操作人员实名绑定，初始密码需包含数字、字母及特殊字符，操作人员每月至少更换一次密码；

（二）财务部负责人负责审批账号权限申请，IT部按审批结果配置权限，禁止超权限配置；

（三）人员岗位调整或离职时，财务部需在1个工作日内通知IT部调整或收回账号权限，离职人员需交回系统操作手册，注销登录设备。

第十一条系统运行监控：

（一）IT部实时监控系统服务器CPU、内存、存储等资源使用情况，发现资源占用异常立即排查原因；

（二）财务部每日核查系统操作日志，重点关注数据修改、删除、大额资金结算等敏感操作，发现异常操作立即暂停账号使用并核查；

（三）系统发生卡顿、闪退、数据加载失败等故障时，操作人员立即上报IT部，IT部需在2小时内响应，一般故障24小时内修复，重大故障启动应急预案。

第四章数据管理与安全

第十二条数据录入规范：

（一）订单数据录入需与实际定制