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采购付款流程方案

采购付款流程是企业资金管理的核心环节之一，需通过标准化操作确保资金支付的准确性、合规性与效率性。本流程覆盖从合同签订至款项支付完成的全周期管理，明确各环节责任主体、操作标准及风险控制要点，适用于企业日常生产经营所需的原材料、设备、服务等采购场景（工程类、资产类采购可参照执行）。

一、合同签订与付款条款确认

采购需求部门（以下简称“需求部门”）根据生产计划或业务需求发起采购申请，经部门负责人审批后，由采购部门执行供应商筛选与谈判。供应商需通过资质审查（营业执照、税务登记、行业许可证等）及历史合作评价（履约记录、质量反馈、服务响应），必要时组织现场考察。

采购部门与供应商达成合作意向后，需签订书面采购合同（框架协议或单笔订单合同）。合同中需明确以下付款相关条款：

1.付款方式：区分预付款、进度款、验收款、质保金等类型。预付款比例原则上不超过合同总额的30%（特殊行业需超过的，需提供供应商资金证明并经总经理审批）；进度款按合同约定节点（如生产完成50%、发货前）支付；验收款在货物/服务验收合格后支付；质保金比例不超过10%（工程类不超过3%），质保期（通常6-12个月）届满且无质量问题后支付。

2.付款账期：明确验收合格至付款的间隔周期（如30天、60天），账期起始日以验收单签字日期为准。

3.发票要求：约定发票类型（增值税专用发票/普通发票）、税率、开票时间（需在验收后5个工作日内开具）及送达方式（纸质发票需邮寄至采购部门指定地址，电子发票需发送至企业专属邮箱）。

4.违约责任：供应商延迟交货、货物质量不达标时的扣款规则（如每延迟1天扣合同总额0.1%），企业延迟付款的利息计算标准（不高于LPR1.5倍）。

合同需经法务部门审核合规性、财务部门审核付款条款合理性后，由总经理或授权代表人签署。合同签署后，采购部门需在3个工作日内将盖章版合同扫描件同步至财务部门备案。

二、到货验收与单据传递

供应商按合同约定时间、地点发货后，仓库管理部门（或需求部门指定验收人）需在到货24小时内完成验收。验收内容包括：

-数量核对：按合同清单清点到货数量，差异超过±2%的需立即通知采购部门与供应商确认。

-质量检验：原材料类需经质检部门抽样检测（检测标准参照合同技术协议），设备类需由技术部门调试运行（试运行期不少于72小时），服务类需由需求部门确认服务成果符合约定标准。

-包装与标识检查：核对货物包装完整性、标识与合同规格一致性（如型号、批次号）。

验收完成后，验收人需填写《采购验收单》（一式三联，仓库、采购、财务各留存一联），注明验收日期、供应商名称、物料编码/服务名称、合同编号、到货数量、合格数量、不合格数量及处理意见（退货/返工/折价接收）。不合格货物需单独存放并悬挂标识，采购部门应在验收后3个工作日内与供应商协商处理方案（退货需签署退货确认单，返工需明确返工完成时间，折价接收需签署补充协议）。

《采购验收单》经仓库负责人、质检/技术部门负责人（如涉及）、需求部门负责人签字确认后，采购部门需在2个工作日内将原件传递至财务部门，作为付款依据之一。

三、发票审核与台账管理

供应商需在验收合格后5个工作日内开具发票（电子发票需同步至企业税务管理系统），采购部门收到发票后应在2个工作日内完成初步审核：

-核对发票信息与合同、验收单的一致性（供应商名称、税号、货物/服务名称、数量、单价、金额）；

-检查发票盖章是否清晰（增值税专用发票需加盖发票专用章）；

-电子发票需通过“国家税务总局全国增值税发票查验平台”验证真伪，并通过企业财务系统查重（避免重复报销）。

初步审核通过后，采购部门将发票原件及《采购验收单》《合同复印件》传递至财务部门。财务部门需在3个工作日内完成专业审核：

-增值税专用发票需验证抵扣联有效性（密码区无压线、错格），并在360天内完成勾选认证；

-核对发票金额与应付金额的匹配性（如涉及折扣、违约金，需附补充协议）；

-检查发票开具时间是否符合合同约定（逾期开具的需供应商书面说明原因，经采购部门确认后可接收）。

审核通过的发票，财务部门需在系统中登记《应付账款台账》，记录合同编号、供应商名称、发票号码、开票日期、金额、账期截止日等信息；审核不通过的发票，需填写《发票退回单》注明原因（如信息错误、查验不通过），由采购部门在2个工作日内退回供应商重开。

四、付款申请与审批

账期截止日前10个工作日，采购部门根据《应付账款台账》发起付款申请。付款申请人需填写《付款申请表》（系统自动生成唯一编号），并上传以下附件：

-合同关键页（含付款条款）扫描件；

-《采购验收单》原件扫描件；

-合规