某影视配乐工作室档案管理工作制度.doc

某影视配乐工作室档案管理工作制度

第一章总则

1.1制定目的

为规范某影视配乐工作室（以下简称“工作室”）档案管理工作，加强档案资源的收集、整理、保管、利用与开发，保障档案的完整、安全与有效利用，适应影视配乐事业蓬勃发展需求，维护工作室及客户合法权益，提升核心竞争力，依据《中华人民共和国档案法》《音像制品管理条例》《著作权法》等法律法规，结合工作室实际，制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于工作室各部门及全体员工在日常运营、项目创作、行政管理等活动中形成的各类档案的管理工作。

1.3档案定义

本制度所称档案，是指工作室在各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音频、视频、电子数据等不同形式的历史记录，包括项目档案、人事档案、财务档案、行政档案、知识产权档案、设备档案等。

1.4基本原则

坚持统一管理、分级负责原则，确保档案集中规范保管；坚持完整准确、安全保密原则，保障档案真实可靠与核心信息不泄露；坚持有效利用、服务发展原则，为工作室创作、管理、决策提供支撑；坚持创新驱动原则，推动档案管理数字化转型，适应行业发展新要求。

第二章档案管理组织架构与职责

2.1组织架构

工作室设立档案管理工作小组，由行政主管担任组长，成员包括各部门档案联络员（由部门负责人指定）及专职档案管理员（行政部门选派）。小组统筹协调全工作室档案管理工作，定期召开会议研究解决档案管理中的问题。

2.2工作职责

2.2.1档案管理小组职责：制定完善档案管理制度及实施细则；监督各部门档案管理工作执行情况；组织档案管理培训与考核；审批档案的鉴定、销毁及重要利用事项；推动档案管理数字化建设。

2.2.2专职档案管理员职责：负责档案的接收、分类、编号、入库、保管、统计及日常利用服务；维护档案库房及数字化管理系统；定期检查档案保存状况，及时处理异常情况；协助各部门开展档案收集整理工作；编制档案检索工具，提升利用效率。

2.2.3部门档案联络员职责：负责本部门档案的日常收集、初步整理及按时移交；协助档案管理员开展本部门档案的清查与统计；向本部门员工宣传档案管理制度，督促员工按规定归档；及时反馈本部门档案利用需求。

2.2.4全体员工职责：自觉遵守档案管理制度，在工作中形成的各类资料及时整理归档，不得私自留存或销毁；配合档案管理部门开展档案收集、利用等工作。

第三章档案分类与归档范围

3.1项目档案

3.1.1定义：工作室承接的影视配乐项目从立项到验收交付全过程形成的具有保存价值的资料，是工作室核心资产之一。

3.1.2归档范围：

a.立项类：项目建议书、可行性分析报告、客户委托函、立项审批表、项目预算表；

b.沟通类：客户需求说明书、会议纪要（含线上线下）、邮件往来记录、微信/QQ沟通摘要（重要内容需打印或导出电子档）、电话沟通记录；

c.创作类：配乐脚本、分镜头配乐方案、MIDI工程文件、原始录音素材（乐器实录、人声采样、环境音效等）、效果器参数设置文档、混音工程文件、母带处理记录；

d.交付类：最终配乐成品（含WAV、MP3等格式）、配乐清单（标注时长、用途、版权信息）、交付确认书、客户签收单；

e.合同类：委托创作合同、版权许可协议、保密协议、补充协议、付款凭证（复印件）；

f.验收类：客户验收报告、修改意见反馈单、项目结算单、发票复印件；

g.总结类：项目工作总结、创作心得、经验教训分析、获奖证书（若有）。

3.2人事档案

3.2.1定义：记录员工个人及工作室人事管理活动的资料。

3.2.2归档范围：员工简历、入职登记表、劳动合同、身份证复印件、学历学位证书复印件、职称证书复印件、绩效考核记录、奖惩文件、培训记录、离职手续文件等。

3.3财务档案

3.3.1定义：工作室财务活动形成的各类资料。

3.3.2归档范围：会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报材料、审计报告、银行对账单、发票存根、费用报销单、合同付款记录等。

3.4行政档案

3.4.1定义：工作室行政管理活动形成的资料。

3.4.2归档范围：公司章程、规章制度、会议纪要（工作室层面）、工作计划与总结、办公用品采购记录、固定资产台账、公章使用记录、对外宣传资料、合作协议（非项目类）等。

3.5知识产权档案

3.5.1定义：工作室及员工创作成果的知识产权相关资料。

3.5.2归档范围：著作权登记证书（配乐作品）、商标注册证书、专利申请文件（若有）、版权许可/转让协议、侵权纠纷处理记录、知识产权维权材料等。

3.6设备档案

3.6.1定义：工作室设备采购、维护、升级等活动形成的资料。

3.6.2归档范围：设备采购合同、发票、保修单、维护记录、升级日志、设备操作手册、报废审批文件等（含录音设备、电脑、软件、乐器等）。

第四章