某游泳俱乐部办公设备维护制度.doc

某游泳俱乐部办公设备维护制度

第一章总则

第一条为规范某游泳俱乐部（以下简称“俱乐部”）办公设备维护管理，保障设备正常运行，提高办公效率，延长设备使用寿命，降低运营成本，适应游泳体育事业蓬勃发展的需要，更好地服务会员及俱乐部各项工作开展，根据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及俱乐部内部管理相关规定，制定本制度。

第二条本制度适用于俱乐部所有办公设备，包括但不限于信息设备（台式电脑、笔记本电脑、服务器、路由器、交换机等）、办公自动化设备（打印机、复印机、传真机、扫描仪等）、通讯设备（固定电话、移动办公电话等）、环境设备（空调、加湿器、除湿机等）、会议设备（投影仪、音响系统、电子白板等）及其他办公辅助设备（碎纸机、装订机、饮水机等）。

第三条办公设备维护管理遵循“预防为主、责任到人、勤俭节约、安全高效”的原则，坚持日常维护与定期保养相结合，专业维修与自主维护相结合，确保设备始终处于良好运行状态，为俱乐部各项工作提供坚实保障。

第四条本制度旨在通过规范的管理流程，提升办公设备使用效率，减少故障停机时间，降低维护成本，促进俱乐部办公管理的规范化、精细化，助力俱乐部在游泳体育事业中实现高质量发展。

第二章管理职责划分

第五条行政部作为办公设备维护管理的牵头部门，履行以下职责：

（一）负责制定、修订本制度及相关实施细则，监督制度的贯彻执行；

（二）建立健全办公设备台账，统筹设备的购置、调配、维护、更新及报废等全生命周期管理；

（三）组织开展办公设备维护知识培训，提高员工维护意识和技能；

（四）筛选、评估合格维修服务供应商，建立供应商名录并动态管理；

（五）定期检查各部门设备维护情况，督促整改存在的问题；

（六）编制年度办公设备维护预算，报财务部审核后执行；

（七）负责办公设备维护相关文档的归档管理。

第六条各使用部门履行以下职责：

（一）指定本部门办公设备责任人，负责本部门设备的日常维护、报修及台账更新；

（二）组织本部门员工严格遵守本制度，正确使用办公设备；

（三）及时向行政部报告设备故障，配合行政部开展维护、维修工作；

（四）提出本部门设备更新、报废的申请，提供相关依据。

第七条财务部履行以下职责：

（一）负责办公设备维护费用的预算审核、报销管理及资金拨付；

（二）监督办公设备维护费用的合理使用，确保资金使用合规；

（三）参与设备更新、报废的经济评估，审核相关费用支出。

第八条设备管理员（由行政部指定专人担任）履行以下职责：

（一）具体负责办公设备台账的建立与更新，定期进行账实核对；

（二）开展日常巡检，记录设备运行状况，及时发现并处理潜在故障；

（三）受理设备报修，组织维修工作，跟踪维修进度，验收维修结果；

（四）负责设备耗材的采购、发放及库存管理；

（五）整理设备维护、维修记录，定期向行政部汇报设备管理情况。

第九条全体员工应自觉爱护办公设备，严格按照操作规程使用设备，积极配合维护管理工作，共同保障设备安全运行。

第三章办公设备分类与台账管理

第十条办公设备按用途分为以下五类：

（一）信息处理类：包括台式电脑、笔记本电脑、服务器、路由器、交换机、U盘、移动硬盘等；

（二）办公自动化类：包括打印机、复印机、传真机、扫描仪、碎纸机、装订机等；

（三）通讯类：包括固定电话、移动办公电话、对讲机等；

（四）环境调节类：包括空调、加湿器、除湿机、饮水机等；

（五）会议及展示类：包括投影仪、音响系统、电子白板、麦克风等。

第十一条行政部应建立《办公设备台账》，详细记录设备的以下信息：

（一）设备基本信息：名称、型号、规格、生产厂家、购买日期、价格、发票号、保修期限；

（二）使用信息：使用部门、责任人、放置位置；

（三）维护信息：日常维护记录、故障报修记录、维修记录、耗材更换记录；

（四）状态信息：正常运行、待修、报废、闲置。

第十二条设备台账实行动态管理，发生以下情况时应及时更新：

（一）设备购置或调入；

（二）设备调配至其他部门；

（三）设备维修或更换零件；

（四）设备更新或报废；

（五）责任人变更。

第十三条行政部应每年组织一次办公设备盘点，由设备管理员、各部门责任人共同参与，核对账实是否相符，形成《办公设备盘点报告》，报总经理审阅。对盘点中发现的账实不符情况，应查明原因，及时处理。

第十四条闲置设备由行政部统一管理，贴上“闲置”标签，妥善存放，定期检查维护，确保随时可投入使用。闲置设备的调配、处置需经总经理批准。

第四章日常维护与保养

第十五条日常维护与保养是保障设备正常运行的基础，各部门责任人及员工应严格执行以下规定：

（一）信息处理类设备：

1.电脑：每日清洁屏幕（使用专用清洁布）和键盘（用软毛刷或吸尘器）；每周清理主机外壳灰尘，检查散热风扇运行情况；每月更新操作系统补丁及